Копии документов: виды, историческое развитие, порядок удостоверения

Виды, историческое развитие, порядок удостоверения копий документов

Когда оригинал нужно передать в другое место или сберечь от повреждений, на помощь приходит копия. За этим привычным словом стоит целая система понятий, правил и способов воспроизведения. Разберём, чем подлинник отличается от подлинного документа, откуда взялись копии, какими они бывают и как их удостоверяют, чтобы придать им юридическую силу.

История копий документов

Важно не путать между собой понятия подлинника документа и подлинного документа.

Подлинный документ - это документ, у которого сведения о времени, месте создания или об авторе, зафиксированные в нём самом либо установленные иным способом, отвечают действительности. Проще говоря, всякий подлинник официального документа является подлинным документом, однако далеко не каждый подлинный документ можно считать подлинником официального документа.

Копии возникли вместе с самими документами, ведь появилась потребность повторно воспроизводить их текст. Ради практических нужд собирали своды копий и грамот - чтобы закрепить землевладельческие права и привилегии, наладить учёт документации и решать прочие задачи. В Западной Европе такие своды именовали картуляриями, и известны они ещё с X века. В России же их называли копийными книгами. К примеру, до наших дней дошло так называемое Краткое собрание ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе XV века.

Поначалу копии изготавливали от руки, а потому их и называли списками - список летописи. В российских учреждениях копированием ведали особые сотрудники - копиисты. Впоследствии, приблизительно со второй половины XIX века, стали появляться машинописные копии.

Виды копий

Выделяют следующие разновидности копий:

• отпуск - копия, которая остаётся в учреждении вместо ушедшего оригинала;
• дубликат - повторный экземпляр подлинной версии документа, обладающий юридической силой. Как правило, дубликаты выдают при утере или уничтожении подлинника, причём выдаёт их то же учреждение, где был создан оригинал;
• выписка - копия нужной части документа;
• копия с копии - её делают в ситуациях, когда оригинал или подлинник отсутствуют.

По способу воспроизведения копии делятся на:

• ручные - их получают, переписывая оригинал от руки или перепечатывая на пишущей машинке;
• автоматические - представляют собой точное воспроизведение документа посредством фотографирования, печати и репрографии.

По времени воспроизведения копии разграничивают на:

• одновременные - создаваемые в один момент с оригиналом, например при письме через копировальную бумагу;
• позднейшие - те, что могут появиться спустя многие сотни и даже тысячи лет.

По степени точности и близости к оригиналу копии бывают:

• графически тождественными, или факсимильными - к ним относят фотографические, гектографические, стеклографические копии, а также ксерокопии и прочие, у которых масштаб изображения может меняться;
• частично тождественными - обычно их изготавливают под копирку одновременно с оригиналом, причём типографические элементы бланка документа на таких копиях не воспроизводятся;
• графически не тождественными - копии, снятые от руки, машинописным или типографическим способом;
• рисованными - они максимально точно передают внешний облик оригинала: почерк, расположение текста, удостоверительные надписи.

С внедрением при изготовлении документов новых информационных технологий и компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились копии довольно специфического рода. Дело в том, что масса принтерных распечаток вовсе не имеет оригиналов либо получается вместе с временно существующим оригиналом - в частности, с промежуточным экранным, дисплейным оригиналом текста или изображения. А в скором будущем роль временного оригинала перейдёт к электронному варианту, который формируется с голоса или с помощью компьютерной авторучки, корректируется в том же режиме и существует лишь определённый отрезок времени.

По способу удостоверения принято различать такие типы копий:

• авторизованные - удостоверенные самим автором;
• заверенные - те, что удостоверены должностным лицом.

Заверенные копии, в свою очередь, могут быть нотариальными либо снятыми с документов, выпущенных для внутреннего пользования в какой-либо компании, организации или на предприятии. Нотариально заверенные копии обычно предназначены для предъявления в сторонние учреждения - таковы, например, копии документов об образовании, стаже работы, рождении и браке; порой они связаны с получением материальных ценностей. Копии документов для внутреннего пользования, как правило, удостоверяются подписью ответственного лица, скажем начальника канцелярии, а при необходимости и печатью. Встречаются и просто заверенные копии - например, выписка из документов, подтверждённая подписью секретаря.

Таким образом, можно заключить, что ни одна разновидность копий не обладает юридической силой, пока для неё не оформлено специальное удостоверение. Юридическую силу имеют нотариально заверенные копии или дубликаты документа - повторные экземпляры подлинника, которые обычно выдают, если оригинал (паспорт, диплом, свидетельство о заключении брака и т. д.) был утрачен или испорчен. А документ, полученный в автоматизированной информационной системе, по закону обретает юридическую силу лишь после того, как его подпишет должностное лицо в порядке, установленном законодательством.