Оснащение рабочего места секретаря в приемной руководителя

Рабочее место секретаря в приемной руководителя

Приёмная во многом определяет, каким компанию увидят её гости, и насколько слаженно будет идти работа руководителя. Ключевая фигура здесь — секретарь, а от того, как обустроено его рабочее место, зависит и скорость дел, и первое впечатление о фирме. Разберём, по каким принципам организуют приёмную, как её зонируют и чем оснащают.

Организация рабочего места секретаря

Приёмная офиса выступает своеобразным центром жизни компании: если её работа налажена плохо, руководителю становится куда сложнее справляться со своими задачами. Главным человеком в приёмной остаётся секретарь, и нередко эта должность совмещается с ролью офис-менеджера.

То, насколько качественно работает приёмная, напрямую связано с грамотным устройством внутреннего пространства фирмы в целом и самой приёмной в частности. От её расположения, оснащённости и оформления интерьера зависят и оперативность решения вопросов, и то общее впечатление, которое складывается у клиентов, деловых партнёров и заказчиков.

К современному офису предъявляют сразу несколько требований: экономичность, что особенно важно при высоких ценах на офисные площади, хорошая техническая оснащённость, продуманный дизайн, а также безопасность — как в плане защиты информации, так и с точки зрения личной безопасности сотрудников. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства волнуют сегодня практически каждого руководителя.

Под рабочим местом секретаря понимают зону его трудовой деятельности, оснащённую всем необходимым для выполнения служебных обязанностей.

Площадь приёмной желательно закладывать не меньше 12 кв. м. Подбирая под неё помещение, стоит принять во внимание несколько моментов:

• сколько мебели и оборудования планируется использовать;
• есть ли возможность разместить дополнительное оборудование.

Организация рабочего места — это целый комплекс мер, нацеленных на то, чтобы обеспечить его средствами и предметами труда и функционально их расставить. Поскольку секретарь фактически олицетворяет учреждение, его рабочее место должно служить образцом продуманной организации и высокой культуры труда. При планировке стоит опираться на такие принципы:

• рабочее место секретаря располагают поблизости от кабинета руководителя, недалеко от входной двери, чтобы всех входящих было хорошо видно;
• в приёмной держат лишь те предметы, которые действительно нужны секретарю и другим сотрудникам непосредственно в ходе работы;
• мебель для посетителей ставят так, чтобы секретарь мог свободно её просматривать.

Зонирование и оснащение рабочего места секретаря

Как правило, рабочее место секретаря делят на три зоны:

• основную, где находится собственно рабочее место секретаря — стол с приставками и нужной оргтехникой;
• зону для приёма посетителей;
• вспомогательную, где размещают шкафы, копировальный аппарат, факс и прочее техническое оборудование.

Поскольку труд секретаря-референта плотно насыщен оргтехникой, оправданной оказывается П-образная форма рабочего места.

Высоту рабочего стола рекомендуют держать в пределах 68–73 см, а столешницу выбирать твёрдую и гладкую, лучше деревянную. Её покрытие должно быть матовым, без бликов, и легко поддаваться очистке. Углы и переднюю верхнюю грань столешницы делают закруглёнными. Для ног под столом оставляют пространство высотой 60 см. Всё, что может пригодиться в работе, размещают в пределах вытянутой руки — так секретарь сможет достать нужное, не поднимаясь с места.

Внутри стола важно поддерживать строгий порядок. Большой ящик отводят под вертикальное хранение документов, а в остальных используют специальные приспособления для карточек, мелкой оргтехники и канцелярских принадлежностей. Один ящик разумно оставить для личных вещей. При этом все ящики должны выдвигаться легко, даже когда заполнены до отказа.

Учитывая, насколько разнообразны функции секретаря, автоматизация и механизация его рабочего места становятся важной частью эффективной работы. Благодаря им заметно снижаются трудозатраты и сокращается время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня автоматизировать и механизировать можно практически все формально-логические и технические операции по созданию документов и работе с ними.

Средства труда принято разделять на несколько классов:

• средства составления документации — пишущая машинка, компьютер, диктофон, устройства для копирования и размножения документов, ручка, карандаш;
• средства обработки и оформления документации — оборудование для резки, скрепления и склеивания, соответствующие материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
• средства хранения и группировки документации — приспособления для скрепления, картотеки, специальные шкафы и стеллажи для документов, чертежей и магнитных лент, а также машины для уничтожения ненужных и устаревших бумаг;
• средства для вычислительных операций — счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы различных видов, механические вычислительные машины и ПЭВМ;
• средства оперативной связи — телефон, директорский коммутатор, автоответчик и прочее;
• специальная служебная мебель.

Иначе говоря, продуманная планировка рабочего места секретаря заметно облегчает его труд и благотворно сказывается на производительности всей организации.