История и развитие формуляров отдельных видов документов

Развитие формуляров отдельных видов документов

За каждой официальной бумагой стоит продуманная система элементов, без которых документ теряет и смысл, и юридическую силу. Именно набор и порядок этих элементов складывается в так называемый формуляр. Разберём, что понимают под формуляром документа, из чего он состоит, какие требования к нему предъявляют и как он меняется под влиянием современных технологий.

Понятие формуляра документа

Любой документ складывается из ряда составных элементов - именно они и называются реквизитами.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официальных документов.

Разные типы документов образуются из разных наборов реквизитов. Их количество определяется тем, ради чего документ создан, каково его назначение, а также требованиями к его содержанию и форме. У некоторых документов число реквизитов строго ограничено. Для отдельных бумаг состав и количество реквизитов задают законодательные и нормативные акты.

Фиксируя информацию, документы обеспечивают её сохранность и накопление, позволяют передавать её третьим лицам, применять многократно и раз за разом возвращаться к ней спустя время. Они охватывают самые разные сферы человеческой деятельности и делятся на текстовые и графические, традиционные и машинописные, научные, технические, личные и официальные.

Появились документы прежде всего для того, чтобы закреплять информацию и придавать ей юридическую силу.

Юридическая сила документа - это одно из свойств официальной бумаги, которое сообщается ей действующим законодательством, компетенцией издавшего её органа и установленным порядком оформления.

Отсюда следует, что должностное лицо, выпускающее документ, обязано:

• при подготовке придерживаться норм действующего законодательства;
• издавать документы исключительно в пределах своей компетенции;
• соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документов, действующие в данный момент.

Юридическую силу документу придаёт совокупность реквизитов, то есть обязательных элементов его оформления. К ним относятся наименование автора документа, адресат, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения и печать.

Требования к формуляру документа

При составлении документа особое внимание уделяют каждому его реквизиту, поскольку именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальной бумаги.

Сегодня формуляр документов в РФ задаёт ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Требования к оформлению реквизитов, прописанные в этом ГОСТе, действуют для всех видов документов. Однако ни один документ не оформляют полным набором реквизитов - их состав зависит от назначения бумаги. Например, в формуляре официального письма отсутствует реквизит «наименование вида документа». Во всех прочих документах их название указывают: «договор», «протокол», «приказ».

Стандартом определён состав реквизитов документов: требования к их оформлению, требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ. Под каждый конкретный тип документа разработан собственный набор реквизитов, и ГОСТ описывает каждый из них.

Государственный герб РФ размещают на бланках документов на основании Федерального конституционного закона «О Государственном гербе РФ». Герб субъекта РФ помещают на бланки в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак наносят на бланк согласно уставу. Код организации проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО).

ОГРН юридического лица указывают на основании документов, которые выдают налоговые органы. Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют по документам, полученным от налоговых органов.

Код формы документа приводят в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации.

Наименование организации - автора документа должно совпадать с наименованием, закреплённым в её учредительной документации. Над наименованием организации помещают сокращённое, а при его отсутствии - полное название вышестоящей организации.

Динамика развития формуляра документов на современном этапе

В наши дни текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны всё более широких способов составления, хранения и передачи документации при помощи электронно-вычислительной техники. Наблюдается автоматизация информационных процессов внутри аппарата управления.

Один из результатов этого таков: организационно-распорядительные документы, обслуживающие внутреннюю сторону работы организации, стали регулярно вводить в схему документа любого жанра особый реквизит - пояснительный заголовок к тексту. По своей сути такой заголовок выступает аннотацией документа в виде предложно-падежной конструкции: предлог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия.

При вводе документа в персональный компьютер именно этот заголовок служит основой для превращения предложно-падежного сочетания в слово-дескриптор.

По традиции текст акта, к примеру, принято открывать формулой: «Мы, нижеподписавшиеся…». Однако ГОСТ 6.39-72 отменяет это привычное начало и предписывает в данной позиции текста иную формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора…».