Организационно-правовая документация

Что такое организационно-правовая документация

Любая компания строит свою работу на прочном фундаменте правил и норм. Именно организационно-правовые документы задают, как устроено предприятие, кто и за что отвечает, по каким принципам организован труд. Разберём, что относят к этой группе документов, какую роль они играют, по каким правилам их составляют и на какие виды делят.

Организационно-правовые документы

Организационно-правовые документы служат юридической основой работы компании. К ним причисляют те документы, где закреплены обязательные для исполнения положения, опирающиеся на нормы административного права. Именно поэтому составление и оформление таких документов требуют от разработчиков юридической подготовки и знания действующей нормативной базы.

К ключевым организационно-правовым документам относят:

• устав;
• положение об организации;
• положение о структурных подразделениях;
• положения о совещательных и коллегиальных органах предприятия;
• регламент работы совещательных и коллегиальных органов предприятия;
• регламент работы управленческого аппарата.

Набор организационно-правовых документов, которыми предприятие руководствуется в своей деятельности, у разных компаний примерно совпадает и может лишь пополняться с учётом отраслевой и организационной специфики.

Организационно-правовые документы определяют:

• принцип выбора организационно-правовой формы;
• штатную численность и номенклатуру должностей;
• структуру компании;
• функционал существующих структурных подразделений и сотрудников;
• состав и функции совещательных управляющих органов и управленческого аппарата.

Срок действия у таких документов не ограничен, ведь они относятся к документам постоянного хранения. Свою юридическую силу они сохраняют до тех пор, пока их не отменят либо не утвердят новые.

Принципы составления и оформления организационно-правовых документов

При оформлении ряда организационно-правовых документов принято брать за основу общие бланки компании. Набор обязательных реквизитов у разных документов может отличаться, однако базовые правила остаются неизменными.

Разработка организационно-правовых документов требует соблюдения таких принципов:

• текст должен быть предельно лаконичным, но при этом точным и ясным;
• недопустимость двоякого толкования;
• тон и изложение - нейтральные, но убедительные;
• допускаются лишь устойчивые, общепринятые словосочетания и сокращения;
• текст должен отвечать требованиям служебно-делового стиля речи;
• в основе проекта лежат факты и конкретные, реальные предложения;
• проект не должен повторять другие организационно-правовые документы организации и противоречить им;
• оформление должно соответствовать действующим в государстве стандартам и нормам законодательства.

Структура организационно-правового документа зависит от того, к какому виду его относят, от требований, установленных к его оформлению, а также от локальных актов работодателя. Работодатели вправе разрабатывать и утверждать формы организационно-правовых документов компании, что даёт возможность оформлять их по единым образцам. Форму утверждают в виде приложения к инструкции по делопроизводству либо отдельным приказом - приказом об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации.

Виды организационно-правовых документов

В современном делопроизводстве все организационно-правовые документы организации по назначению и сфере применения разделяют на две группы - учредительные и организационные.

Учредительные документы составляют основу правовой деятельности юридических лиц. Их формируют при создании компании, и срока действия у них нет. Они закрепляют название юридического лица, его адрес, порядок управления и форму собственности. Оформлением локальных организационно-правовых документов занимается юридическая служба, а их содержание обязательно согласуют с учредителем. К этому типу относят следующие документы:

• учредительный договор - он определяет порядок действий учредителей при создании юридического лица, распределяет прибыль и убытки между всеми участниками, утверждает устав;
• устав организации - регламентирует порядок образования учреждения и его компетенцию, структуру, задачи, права и функции, а также порядок работы;
• устав общества с ограниченной ответственностью.

Организационные документы регулируют порядок работы организации и труд её сотрудников. К ним относят:

• положение о структурных подразделениях - устанавливает статус каждого подразделения, задавая его функции и права, обязанности и ответственность;
• штатное расписание - охватывает все должности предприятия с указанием их количества, включая сведения о размере должностных окладов;
• регламент - определяет порядок деятельности руководителей компании, её коллегиального или совещательного органа. Он задаёт статус управляющего органа, а также порядок планирования, подготовку, оформление и рассмотрение материалов, принятие решений и доведение их до исполнителя;
• инструкции - призваны регулировать административные, финансовые, технологические, научно-технические и прочие аспекты работы предприятий, их структурных подразделений и должностных лиц;
• должностные инструкции - закрепляют правовое положение работников, их обязанности и ответственность, служат инструментом оценки работы предприятия и применяются при подборе и расстановке кадров.