Гарантийное письмо: требования и особенности составления

Требования и особенности составления гарантийного письма

Деловые отношения нередко строятся на доверии, но подкрепить его на бумаге бывает необходимо. Гарантийное письмо как раз и служит тем инструментом, который позволяет одной стороне подтвердить серьёзность своих обещаний. Разберём, что представляет собой этот документ, какими бывают его разновидности, как правильно его оформить и каких промахов стоит избегать.

Сущность понятия «гарантийное письмо»

По сути, такое письмо становится своеобразным подтверждением того, что компания сдержит данное слово. Его готовят тогда, когда у одной из сторон соглашения нет полной уверенности в добросовестности партнёра.

Гарантийное письмо носит формальный характер, но сам по себе этот факт не наделяет его юридической силой и не даёт владельцу каких-либо преимуществ. Тем не менее в отдельных ситуациях документ вполне способен выполнять роль юридического. Скажем, если оплата по договору так и не поступила, письмо может стать доказательством взятого обязательства расплатиться. А при заключении сделки такая бумага порой играет роль оферты - при условии, что в ней прописаны условия этой сделки.

Оферта - это документ, в котором содержится предложение заключить договор с указанием условий будущей сделки.

Договор - это документ, закрепляющий соглашение двух физических или юридических лиц, которое возникает в момент появления либо прекращения правоотношений.

Сделка - это непосредственно сам процесс достижения соглашения между сторонами.

Виды гарантийных писем

Поскольку в разных обстоятельствах гарантийное письмо служит неодинаковым целям, сложилось негласное деление таких писем на несколько групп:

• письмо-договор;
• письмо-акцепт;
• письмо об оплате задолженности;
• письмо о выполнении работы;
• гарантийный талон.

Остановимся на каждом виде подробнее.

Письмо-договор

Его также именуют письмом-офертой. Здесь фиксируют условия заключаемой сделки, обязанности участников, сроки исполнения и тому подобное. Потребность в письме-договоре обычно возникает при оказании услуг, проведении работ либо доставке изделия.

Письмо-акцепт

Оно выражает согласие второй стороны с условиями оферты или договора. Однако одного лишь согласия для акцепта мало. В документе также должны быть отражены порядок действий по сделке и её сроки.

Акцепт - крайне значимый акт при совершении сделки. Если его нет, считается, что вторая сторона не приняла предложенные условия, а потому сама сделка признаётся недействительной.

Письмо об оплате задолженности

С помощью такого письма одна из сторон признаёт, что на текущий момент выступает должником. Документ оформляют, когда средств для погашения долга в срок не хватает. Гарантийное письмо об оплате долга - весомая бумага: она даёт одной стороне возможность получить отсрочку, а другой - уверенность в том, что деньги вернут.

Близкой разновидностью выступает письмо об оплате аренды. Его тоже составляют в случае, когда арендатор не в состоянии внести плату прямо сейчас, но обещает исправить положение в ближайшее время.

Письмо о выполнении работ

Оно служит гарантией того, что исполнитель завершит работы вовремя и в нужном объёме. Кроме того, подобное письмо считается признаком серьёзности намерений исполнителя.

Гарантийный талон

Он подтверждает качество товара. Его аналогом можно считать письмо на приобретённый товар.

В талоне прописывают полные наименования товара и его изготовителя, а также модель и серийный номер. Затем указывают дату покупки и гарантийный срок изделия, то есть период, в течение которого оно должно исправно работать. Далее вносят условия гарантийного ремонта и права покупателя на случай, если товар окажется некачественным в пределах срока гарантии.

Правильное составление разных видов гарантийных писем

В любом гарантийном письме следует указать такие реквизиты:

• адресат письма и его контактные данные;
• разновидность документа;
• отправитель и его данные;
• подпись составителя вместе с её расшифровкой.

Когда письмо оформляет юридическое лицо, дополнительно требуется привести:

• адрес организации;
• контактные данные компании;
• подпись главного бухгалтера;
• печать учреждения.

Гарантийное письмо от юридического лица печатают на фирменном бланке компании.

Ниже приведены образцы составления гарантийных писем некоторых видов.

Письмо об оплате задолженности.

«ООО «…» гарантирует оплатить задолженность за полученный товар - (наименование товара) в количестве … штук на сумму … рублей (словесная пропись числа) в срок до … г. в соответствии с условиями основного договора №… на расчётный счёт (данные счёта).

В случае нарушения обязательств об оплате указанной суммы в назначенный срок ООО «…» будет обязано выплатить пени в размере …% от суммы».

Письмо на поставку товаров.

«Настоящим ООО «…» в лице … (должность руководителя и его ФИО) гарантирует ОАО «…» произвести поставку товаров по договору №… от … г. в соответствии с высланной спецификацией от … г. в срок до … г.».

Письмо о выполнении работы.

«Настоящим ЗАО «…» в лице … (должность руководителя и его ФИО) гарантирует сдачу объекта, находящегося по адресу … в срок до … г.».

Некоторые ошибки при составлении гарантийного письма

Первый и самый частый промах - нехватка конкретики: не указаны сроки гарантии, сумма, детали исполнения и лицо, которое напрямую отвечает за предоставление гарантии.

Нередко составители упускают контактные сведения, хотя без них благополучный ход сделки тоже затрудняется.

Порой к гарантийному письму приходится прилагать дополнительные документы, которые подтвердили бы или усилили значение гарантии. Об этом важно не забывать при подготовке письма.

Ещё одно существенное требование - ссылка на договор, ставший источником возникших правоотношений. Нужно привести его номер и дату составления.

Способы доставки гарантийного письма

Гарантийное письмо печатают в двух экземплярах - по одному на каждую сторону договора. Идеальный вариант - передать письмо лично, чтобы убедиться, что адресат его получил и согласен с условиями документа. Если же такой возможности нет, подойдёт курьерская доставка либо отправка по почте с уведомлением о прочтении. Допустимо направить и электронную версию, однако это нежелательно: более весомым остаётся именно бумажный оригинал.