Документационное обеспечение управления в СССР

Управление огромным государством невозможно без чёткой системы работы с бумагами. Именно поэтому в Советском Союзе сложился особый порядок, который упорядочивал создание документов и обращение с ними на всех уровнях власти. Разберём, что представляла собой эта система, на каких принципах она строилась и какую роль в ней играли отдельные органы и должностные лица.

Государственная система документационного обеспечения процессов управления в СССР

Ключевая задача ГСДОУ заключалась в том, чтобы упорядочить движение документов, уменьшить их количество при одновременном росте качества, а также сформировать условия для результативного применения передовых технических средств и технологий сбора, обработки и анализа сведений. Всё это в конечном счёте служило совершенствованию работы управленческого аппарата.

Базовые положения ГСДОУ СССР готовились и утверждались с опорой на нормативные и методические документы, направленные на улучшение документационного обеспечения управления. Их разработка велась на трёх уровнях:

• общесоюзный - им занимались Главное архивное управление при Совете Министров СССР и Государственный комитет СССР, опираясь на действующие стандарты;
• отраслевой - за него отвечали министерства и ведомства СССР, а также союзные республики;
• республиканский - здесь работали Советы Министров союзных республик.

При этом нормативные документы министерств и ведомств по вопросам документационного обеспечения управления не должны были урезать права ведомственных организаций, закреплённые за ними Законом СССР «О предприятиях в СССР» и прочими законодательными актами.

Должностные лица в руководстве организации

Работая с документами, руководящие сотрудники организаций опирались на Основные положения ГСДОУ, а также на принятые общесоюзные, отраслевые и республиканские нормативные и методические материалы.

Когда речь шла о документации, подпадающей под действие специальных положений, должностные лица обязаны были руководствоваться именно этими положениями.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения охватывали все системы документов органов государственного управления СССР, союзных и автономных республик, а также судов. Сюда же входили документы, подготовленные средствами вычислительной техники и микрографии.

Чтобы сократить число используемых форм документов министерств и ведомств, разрабатывался ряд отраслевых табелей документов - необходимых и достаточных для выполнения функций и задач организации. В такой табель входили как традиционные документы, так и созданные с помощью вычислительной техники. Подписывало табель лицо, ответственное за его составление, а утверждал руководитель ведомства.

Общие требования к документам и службам

Общие требования к документации и службам документационного обеспечения выступали нормативно-методической основой для совершенствования этой сферы на единых началах. Эффективность управления повышалась благодаря унификации состава и форм документов, росту их качества, а также организации работы служб на базе научной организации труда и внедрения новейших технических средств.

Деятельность архива предприятия и различные варианты его участия в документационном обеспечении управления определялись основными правилами работы ведомственных архивов.

Общие требования формировались на основе законов СССР и союзных республик, которые задавали порядок устройства и работы государственного аппарата. Учитывались также акты высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, контроля за исполнением документов, совершенствования методов управления, организационных структур и их информационного обеспечения. В расчёт принимались и государственные стандарты в области документации и автоматизированной обработки информации, а вместе с ними - практический опыт применения унифицированных систем документации.

Единый свод требований ко всем системам документации вводился через издание государственных, республиканских и отраслевых стандартов и инструкций, затрагивающих документационное обеспечение управленческой деятельности. При этом учитывались специфика конкретной республики, отраслевые унифицированные системы документации, типовые номенклатуры дел, а также типовые перечни документов с указанием сроков их хранения.

Опираясь на эти материалы, подведомственные организации создавали собственные нормативные акты, которыми и выстраивался процесс документационного обеспечения управления.

Учреждения государственной архивной службы СССР были вправе оказывать министерствам и ведомствам организационно-методическую поддержку при внедрении ГСДОУ и построении системы документационного обеспечения. Они помогали согласовывать типовые и отраслевые нормативные документы по этой системе, а также разрабатывали методические материалы по отдельным вопросам документального обеспечения управления.

Если распорядительные документы исходили от органов, уполномоченных издавать акты разной формы, их оформляли в виде «совместного решения». Такой документ обладал правовой силой распорядительного акта для каждой организации, которая его приняла.

Автор документа сам определял, можно ли и в каком виде довести до подведомственной организации или структурного подразделения информацию, содержащуюся в документах вышестоящих органов либо других организаций. Если же предпочтительный способ не был указан, организация решала этот вопрос по собственному усмотрению.