Стратегия проведения бенчмаркинга

Определение

Суть его заключается в поиске организаций, на которых процессы устроены лучше, чем в собственной компании. Изучить их, провести сравнительный анализ, дать оценку, а затем на основе полученных данных внести необходимые изменения в собственный бизнес.  

Методика бенчмаркинга

Строгого алгоритма проведения сравнительного анализа не существует. Но есть определенная методика, которую рекомендуется соблюдать. Необходимо понимать, что от последовательного и тщательного выполнения каждого этапа процесса зависит его конечный результат. В целом процедуру проведения бенчмаркинга можно разбить на семь поэтапных ступеней

Ступень 1

Изучение собственной организации, выявление проблемных мест, которые необходимо совершенствовать.

Эта ступень предполагает анализ результативности деятельности предприятия, проведение диагностики ключевых моментов. Полученные в ходе этой процедуры показатели дают понимание о слабых и сильных сторонах своего бизнеса. В дальнейшем они сравниваются с аналогичными показателями у конкурентов или предприятий, взятых за эталонный образец.

Существует множество различных методов для диагностирования текущего положения дел в организации. Чаще всего пользуются следующими подходами и инструментами:

• картами качества Дж. Далгаарда;
• бизнес-моделью для проведения самооценки организации Тито Конти;
• BSC (от английского balanced scorecard) или в переводе на русский язык «сбалансированной системой показателей (ССП)»;
• SWOT-анализом и другими.

Ступень 2

Выбор предмета для сопоставления с эталонным образцом. Таким предметом может выступать производимая продукция, качественные и другие свойства которой подлежат сравнению с продукцией, выпускаемой конкурентами. Последнее время пристальное внимание начали уделять используемым организацией практикам и процессам. 

Дело в том, что методы реализации бизнес-процессов и их особенности на разных предприятиях влияют на производственные расходы, на характеристики выпускаемого продукта, поэтому логичнее исследовать сами процессы.

Ступень 3

Определение эталонного предприятия, и то, в какой форме будет проходить сравнение с ним своей компании. 

Это один из самых сложных этапов, к которому следует отнестись со всей ответственностью. Во многом именно от правильного выбора партнеров зависит результат всего проекта. 

Чаще всего сравнительный анализ осуществляют на примере двух-трех предприятий. Найти наиболее подходящих компаньонов для сопоставительного анализа можно на специальных бенчмаркинговых интернет-ресурсах.

Ступень 4

Исследования эталонной компании для сбора необходимой информации. 

Для проведения оценки можно использовать те критерии, которые применяются для определения победителей в номинации «качество продукции» в конкурсе на премию Правительства России. Помимо этих показателей, можно также проводить сравнение применяемых в менеджменте методов или отдельных участков бизнес-процессов с помощью контрольного листа — самого простого инструмента, помогающего собрать нужную информацию.

Ступень 5

Анализ полученной информации об организации работы предприятия-эталона, используемых им бизнес-процессах и о его показателях эффективности. 

Цель: отобрать среди всех полученных данных именно те сведения, которые окажутся наиболее полезными для корректировки работы собственной компании в рамках общего улучшения ее работы (повысить качество, поднять производительность, снизить себестоимость, сократить разрыв с предприятиями-лидерами и т.д.); на их основе разработать план по внедрению изменений в деятельность предприятия.

Ступень 6

Внесение корректив в функционирование предприятия после адаптации полученного опыта передовых компаний с учетом всех особенностей собственного бизнеса, его деятельности в условиях рынка.

Ступень 7

По ходу проводимых работ должен осуществляться постоянный мониторинг, дающий представление о результативности применяемых мер по улучшению ситуации. 

Собранные во время мониторинга данные служат основой для повторной характеристики положения дел на предприятии, сравнения текущего состояния с начальным (до внедрения бенчмаркинга), и выводов об эффективности мероприятия (какие показатели и на сколько улучшились).

Этапы процедуры бенчмаркинга

Стратегический бенчмаркинг предусматривает последовательное, поэтапное выполнение набора определенных действий. Эти действия можно разбить на восемь ступеней.

1. Первая ступень этой процедуры позволяет выявить имеющиеся недочеты в работе компании, определить, какие именно бизнес-процессы и функции нуждаются в улучшении. Хорошо, если это будет свежий взгляд, со стороны. Для этой цели можно пригласить независимого эксперта или использовать методы конкурентной разведки. Необходимо определить, какие из процессов в большей степени влияют на себестоимость производимой продукции, какие из функций являются приоритетными. Таким образом можно вывести показатели, от которых зависит успешность предприятия на рынке. 
2. Вторая ступень предполагает определение тех показателей по количеству и качеству продукции, которые следует подвергнуть анализу. Их можно взять из бизнес-плана, включающего в себя такие параметры: доля рынка (ниша), занятая бизнесом предприятия; данные по финансовой стратегии; показатели производительности труда, трудоемкости продукции; количество ассортиментных наименований продукции, ее качественные показатели.
3. На третьей ступени осуществляется поиск лучших предприятий по отрасли и других компаний-лидеров на рынке. Среди них могут быть как явно конкурирующие с предприятием организации, так и те, которые могут оказаться ими в перспективе (потенциальные соперники).
4. Четвертая ступень посвящена сбору и оценке тех показателей фирм-конкурентов, которые интересны в рамках выбранного направления исследования (по функциям и бизнес-процессам). Чаще всего информацию получают в процессе беседы с поставщиками, оптовыми покупателями, персоналом компании.
5. Систематизация собранной информации о проведенных измерениях параметров, представление ее в том виде, который наиболее удобен для предстоящего сравнения с собственными показателями.
6. Осуществление сопоставительного анализа показателей собственного предприятия с полученными данными о компании-лидере. По результатам этого анализа определяются слабые места на предприятии, которые нуждаются во внесении корректировок для улучшения работы компании в целом.
7. После определения слабых мест проводятся мероприятия по устранению ошибок и повышению показателей эффективности. При этом необходимо исходить из специфики собственного предприятия, а не вслепую копировать методы работы лидеров среди конкурентов на рынке. Перед внедрением методик другой компании их надо адаптировать под себя. 
8. На восьмой, заключительной ступени, проект бенчмаркинга подлежит окончательной реализации с последующим подведением полученных результатов.

Принципы, соблюдаемые при проведении бенчмаркинга

Осуществление проектов бенчмаркинга требует соблюдения принципов достоверности, измерения, аналогии и взаимности. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Принцип измерения означает, что бенчмаркинговый процесс основывается на сопоставлении измеряемых параметров и их сравнительной оценке. Это помогает наилучшим образом выяснить отличия в исследуемых бизнес-процессах и найти способы их улучшить.

Принцип аналогии говорит о необходимости найти похожие, аналогичные оперативные процессы у предприятий, являющихся участниками процедуры бенчмаркинга. 

Для успеха всего проекта очень важным представляется выбор партнерских компаний, ориентированный на определенные критерии, включая схожесть процессов.

Принцип взаимности предусматривает обязательность добровольного взаимодействия между участниками, согласованности их действий, честного обмена актуальными, полезными, достоверными данными. Все партнеры должны быть уверены в открытом и адекватном отношении друг к другу.