Подготовка к деловому совещанию

Проблемы проведения совещаний

Для плодотворного совещания и его благоприятного исхода требуется его скрупулёзная подготовка. Важно понимать, что расходная часть совещания является пропорциональной количеству участвующих в нем и продолжительности по времени. 

Увы, затраты на совещания не являются очевидными, и поэтому далеко не всегда их учитывает руководящий состав. Результатом данной непредусмотрительности в практике менеджмента некоторыми организациями становятся частые долговременные совещания с большим числом участников, которые были приглашены «на всякий случай».

Такой случай, который требует непременного, по мнению руководства, присутствия большого числа подчиненных на каждом заседании обусловлен такими опасениями руководителя как: 

• «А вдруг появятся вопросы, ответы на которые может дать лишь конкретный сотрудник? Ведь это его непосредственная сфера деятельности и специальность! В связи с этим на совещании должны присутствовать все сотрудники, хотя бы отдаленно имеющие отношение к обсуждаемой теме совещания», – думает руководитель;
• «А вдруг во время дискуссии обнажатся проблемные места и неувязки в деятельности отделов? В связи с этим, – решает руководитель, – на совещании нужно присутствие начальников всех отделов компаний вне зависимости от того, касается обсуждаемая тема их отдела, или не касается»;
• «А вдруг возникнут неожиданные ситуации в рабочем процессе, которые потребуют немедленного разрешения? В этом случае «под рукой» должно быть как можно больше сотрудников из различных отделов», – перестраховывается руководство компании.

Все описанные выше, а также другие виды «вдруг» являются причиной многочисленных собраний по любому поводу, что надолго отрывает рабочий коллектив от текущего рабочего процесса. 

На практике эффективность подобного рода заседаний может также снизиться в виду следующих причин:

• недостаточно четкая формулировка цели совещания, а также отсутствие обоснования необходимости его проведения;
• участвующие в совещании относятся несерьезно и безответственно к своим трудовым обязанностям;
• руководство компании безапелляционно излагает свое мнение и, тем самым, мешает излагать свои точки зрения другим сотрудникам компании;
• не выдерживаются регламент и направленность разговора, что ведет к затягиванию заседания по времени, а также отвлекает внимание участников на посторонние проблемы.

Подготовка к совещанию

Устранить описанные выше недостатки в ходе деловых совещаний поможет их предварительная рациональная организация, так как, как ни крути, а данные мероприятия нуждаются в скрупулезной и тщательной подготовке, которая состоит из целого перечня действий и определенной последовательности:

1. принимается решение о проведении заседания;
2. определяются задач и тематика совещания;
3. формируется повестка дня;
4. определяется состав участвующих сотрудников;
5. назначается дата, время начала и ориентировочной продолжительности совещания;
6. подготавливается доклад и проект решения совещания;
7. осуществляется предварительная подготовка состава участников к совещанию;
8. осуществляется подготовка помещения и организационной техники (проектора, экрана, компьютера и так далее).

Кроме этого, стоит заметить, что описанные выше действия по подготовке относятся преимущественно к проблемному и инструктивному совещанию. Оперативные совещания не нуждаются в настолько долгой и тщательной подготовке, так как не нуждаются в постоянном решении о необходимости их проведения – это уже было утверждено заранее, а в графике компании установлены дни их проведения. 

Помимо этого, превентивно определены тематика, задачи, состав участников, место проведения. Подготовка участвующих в совещании, как правило, сводится к сбору и предварительной оценке итогов текущей работы возглавляемого отдела.

Целесообразность совещания

Изучим подробнее вопросы подготовки совещаний проблемного и инструктивного видов.
Начало подготовка работы совещания ознаменуется принятием решения о том, что оно необходимо. Изначально производится оценка его целесообразности. Исключением являются те случаи, когда совещания проходят регулярно по установленному графику, к примеру, один раз в неделю в утвержденный день, скажем, в понедельник.

При принятии решения о проведении совещания руководитель изучает альтернативы проведению совещания. К ним можно отнести следующие:

• нужно ли выносить решение проблемы на какое-то регулярное совещание (к примеру, оперативное), а не созывать совещание отдельно?
• возможно ли ограничение телефонными звонками либо совещанием по селектору?
• возможно ли делегировать решение проблемы другому руководителю (своему заместителю, начальнику специализированного подразделения)?
• нужно ли личное присутствие руководителя на данном заседании?

Задачи совещания

Достаточно важно определить задачи совещания. Уже на подготовительном этапе руководство должно понимать: каких именно результатов оно ждет по итогам работы совещания. Четкое определение и понимание задач совещания способствует дальнейшей организации его работы.

Исходя из поставленных задач и тематики обсуждения на совещание выносится либо более вопросов. Письменная формулировка данных вопросов является планом работы совещания, получившим название повестки дня.

Повестка дня

Повестка дня обуславливает не только перечень вопросов для обсуждения на совещании, но их логическую последовательность. Самым целесообразным принято считать размещение вопросов по степени их приоритетности и значимости. Хотя имеет место и иная точка зрения. 

Повестку дня стоит формулировать предельно конкретной. В ее состав должен входить перечень тематики докладов, содокладов, сообщений по каждому из вопросов с указанием ФИО и должностей докладчиков. Повестку дня стоит согласовать выступающими сотрудниками и утвердить руководителем, который отвечает за реализацию совещания.

Состав участников

Следующая стадия в подготовке делового совещания - определение состава участвующих, которое обусловлено целью и задачами заседания. Если совещание имеет проблемный характер, то есть главная цель заключается в поиске оптимального варианта решения какой-либо задачи, то приглашать на него нужно лишь тех сотрудников, которые будут компетентны в этом вопросе. 

Помимо этого, можно приглашать работников, которые будут заниматься исполнением принятого в ходе совещания решения. Приглашение остальных сотрудников, пусть даже и занимающих важные должности в организации является нецелесообразным, так как будут не в состоянии квалифицированно обсуждать поставленные вопросы. Наоборот, может возникнуть ситуация, когда они будут уводить дискуссию в противоположную сторону и отвлекать участников совещания не относящимися к делу вопросами.

Если цель совещания - доведение до работников информации, то на него должны быть приглашены все, к кому эта информация имеет непосредственное отношение. Если совещание обладает инструктивным характером, то состав участвующих в нем обусловлен потребностью доведения руководящих указаний и инструкций до руководителей нижестоящих уровней иерархической лестницы.

Дата, время, продолжительность

Важный момент подготовки совещания – это определение организационных моментов: даты, времени его начала и, хотя бы ориентировочной, продолжительности.

На эффективность совещания непосредственно оказывает влияние степень активного участия сотрудников в обсуждении поставленных вопросов, подготовки нужных данных и обеспечения ею всех участвующих в обсуждении. В связи с этим нецелесообразно созывать проблемное совещание внезапно для его участников, не предоставляя им даже немного времени на то, чтобы осмыслить проблему (вопрос).

Информационные и инструктивные совещания также не нуждаются в длительной подготовке участвующих, поэтому могут быть назначены в короткие сроки.

Итак, можно подытожить, что при назначении даты проведения совещания стоит принимать во внимание характер вопросов, которые выносятся на обсуждение и сложившуюся картину. Как правило, даты проблемных совещаний выбирают, учитывая время, которое необходимо для подготовки участников, на что может потребоваться несколько дней либо даже недель. Информационные и инструктивные совещания могут быть назначены в короткие сроки, вплоть до одного рабочего дня.

Самым лучшим днем для организации совещания принято считать середину рабочей недели, так как кривой работоспособности в течение недели характерны заметные спады в понедельник и в пятницу. Оперативные совещания обычно созываются в конкретный день недели, преимущественно выбирается ее начало.

Для того чтобы не заставлять сотрудников часто переключаться с одного вида деятельности на другой, что непременно приведет к снижению их трудовой производительность, лучше всего будет назначать совещания в начале, конце рабочего дня либо по окончанию обеденного перерыва. При выборе времени нужно принимать во внимание, что самые сложные вопросы, которые требуют больших умственных усилий и концентрации внимания, будут легче разрешаться в начале рабочего дня.

Во время подготовки совещания нужно также определить его планируемую длительность, что позволит сотрудникам в рациональном ключе использовать оставшееся время рабочего дня.

Доклад и проект решения

Это довольно крупный объем работы, который включает в себя предварительную проработку вопроса, выносимого на совещание. Специалист, который занимается подготовкой доклада, собирает информацию, представляет ее в доступном для понимания виде – формулирует проблему, анализирует факты, приводит аргументы «за» и «против», занимается подготовкой визуального сопровождения доклада – фото, видео, презентацию и проч. При этом докладчик должен предоставить объективную информацию после рассмотрения различных точек зрения на разрешение проблемы, а в заключение сформулировать свой взгляд на изученный вопрос.

В ряде случаев, особенно если проблема, которую вынесли на совещание, является довольно сложной, доклад может быть отправлен всем участникам заранее в письменном виде. Это поможет будущим участникам совещания сформулировать свое мнение по данному вопросу, подготовить вопросы и предложения.

В этом случае доклад в полном объеме на совещании не зачитывается. Докладчик формулирует краткое вступление для того, чтобы приступить к обсуждению, а затем переходит к ответам на вопросы и дискуссии. Важно понимать, что активность участников обсуждения в данных случаях будет выше, так как они уже находятся в курсе дела и готовы принимать решения.

Проект решения совещания также подготавливается заранее. Это обусловлено тем, что решение должно быть сформулировано четко и однозначно. Оно не должно вызывать противоречий с действующим законодательством и внутренними регламентирующими документам организации. Должно быть предоставлено обоснование с разных точек зрения. 

В ходе совещания, в присутствии большого числа людей, сложно обеспечить точность и тщательность формулировок. Поэтому лучше предварительно составить «черновик» решения. Его рабочий вариант может включать в себя несколько альтернатив принимаемого решения, или пробелы в местах спорных формулировок. В большинстве случаев проект будет доработан уже по завершению совещания, когда будут приняты принципиальные решения по обсуждаемому вопросу.

Подготовка участников совещания состоит в том, чтобы известить их о планируемом совещании, предварительно уведомить о повестке дня и материалах, касаемых участников на совещании вопросов.

Подготовка помещения и оргтехники

Помещение, в котором происходят совещания, должно обладать хорошей звукоизоляцией, комфортной температурой и влажностью воздуха, быть оснащенным вентиляцией, удобной для работы мебелью и оргтехникой.

Все описанные выше действия по подготовке совещаний выполняются специально назначенными сотрудниками. В самом простом случае, при малом числе участников совещания, подготовку совещания может возглавить секретарь либо помощник руководителя.

Во время организации масштабных совещаний по непростым вопросам с большим количеством участников может быть сформирована рабочая группа, которая должна подготовить повестку дня, проект решения совещания, осуществить предварительные краткие совещания в отделах, обеспечить техническую подготовку и предоставление нужных для работы материалов.

Вопросы организатору совещания

• Требуется ли вообще проводить совещание?
• Чем и как можно заменить совещание?
• Должен ли я лично проводить совещание?
• Возможно ли сведение моего участия до минимума?
• Что сделать, чтобы сократить число участников до минимума?
• Удобно ли выбрано время или следует перенести совещание?
• Закрыто ли помещение для посторонних?
• Имеются ли все необходимые для проведения совещания материалы?
• Каковы цели отдельных пунктов повестки дня?
• У казано ли время для отдельных тем обсуждения и кто из сотрудников должен непременно в этом участвовать?
• Как лучше рассадить участников совещания и какие приемы создания творческой атмосферы использовать?