Коммуникации в рамках организации как вид взаимодействия

Коммуникационные потоки есть фундамент, на который опирается вся управленческая деятельность. Благодаря им организация в качестве системы обладает целостным характером, в связи с тем, что с помощью обмена информацией становится возможным связать все составляющие организации воедино, а также помочь в решении насущных задач. Следовательно, можно сказать, что организационная система является коммуникативной.
Коммуникации в тех или иных организациях рассматриваются со стороны их структуры и развития, где:

В данной статье будет подробно изучена лишь структура организационных коммуникаций.

Структура организационных коммуникаций

Ключевыми составляющими коммуникационной структуры того либо иного предприятия можно назвать:

• внешние и внутренние коммуникации;
• непосредственные (лицом к лицу) и опосредованные (через посредника: телефон, распоряжения, факс, письмо) коммуникации;
• формальные, неличные (те организационные каналы, по которым поступает вся информация о деятельности организации, связанная с должностными отношениями, обусловленными функциональными обязанностями, инструкциями; а также отчеты, приказы) и неформальные, личные (основаны на личных симпатиях и интересах);
• коммуникации, которые происходят по графику и плану (совещания, собрания и др.) и неуправляемые, ситуационные (являются следствием потребности людей в общении, оформляются спонтанно);
• межличностные (человек - человек), межгрупповые (отдел - отдел) и организационные (компания - компания, компания – внешняя среда);
• электронные и неэлектронные;
• монокультурные (между аудиториями одной культуры) и мультикультурные (между участниками иных культур);
• локальные, региональные, национальные, глобальные – по уровням реализации коммуникационных взаимодействий.

Мы подробно охарактеризуем наиболее важные типы организационных коммуникаций.

Внешние коммуникации

Внешние коммуникации ориентированы на внешнюю среду организации. Цель данных коммуникаций – осуществить эффективное взаимодействие с внешними стейкхолдерами, которые представлены группами и организациями, которые заинтересованы в продуктивной работе всей компании. Разновидностями внешних коммуникаций можно назвать пресс-релизы, связи с потребителями, поставщиками, конкурентами, государственными, негосударственными и общественными организациями, проведение рекламных компаний, дней открытых дверей.

Внутренние коммуникации, их виды и иерархия

Внутренние коммуникации ориентированы вовнутрь, то есть на внутреннюю среду компании, когда источник и получатель тех или иных данных находятся в самом предприятии. К разновидностям внутренних коммуникаций относят корпоративные сайты и издания, доски объявлений и так далее. С помощью указанных разновидностей коммуникаций происходит взаимодействие с внутренними и внешними целевыми аудиториями.

Внутренние коммуникации можно разделить следующим образом

• вертикальные, 

1. восходящие;
2. нисходящие.

• горизонтальные;
• диагональные.

Восходящие коммуникации

Многие предприятия, на сегодняшний момент, стремятся к тому, чтобы создать подобные каналы связи между администрацией и трудовым коллективом. Сотрудникам всегда приятно быть услышанными своими руководителями, а это мотивирует их на более эффективный труд. Главные виды посланий восходящей коммуникации напрямую связаны с проблемными ситуациями и форс-мажорами. Такие виды коммуникаций оповещают руководство о каких-либо проблемах в работе и развитии подразделений.

Послания восходящей коммуникации разделяются таким образом:

• предложения по улучшению условий на отдельных рабочих местах, в отделах либо предприятии в общем и целом;
• отчеты о работе отдельных людей или целого отдела;
• жалобы работников на своих коллег, рабочие условия либо непосредственное руководство.

На современном этапе развития многие организации стремятся к облегчению проведения восходящих коммуникаций, то есть обратной связи. Для этого администрацией используются такие инструменты, как:

• дни открытых дверей;
• личные встречи;
• обещания премий и дополнительных выплат к основному окладу;
• анкетирование для выявления мнения персонала;
• дизайн и интерьер офисов.

Однако вместе с тем на сегодняшний день многие сотрудники – это эксперты в отдельных вопросах развития подразделения либо всего предприятия, и к их экспертному мнению не стоит не прислушиваться. Решение данной ситуации должно реализовываться, принимая во внимание анализ каждой отдельной ситуации. Более того, в современном предприятии, разрешение данных противоречий происходит с помощью обедов, ужинов, корпоративных праздников, празднования дней рождения, юбилеев и значимых дат совместно с руководством.

Существуют такие виды нисходящих сообщений:

1. объяснение целей компании. В данного вида сообщениях управленцы среднего уровня доносят своим работникам их задачи и конкретные действия, которые направленны на реализацию стратегии компании, а высшее руководство, создавая подобные послания, разделяет полномочия подразделений в реализации стратегических целей организации;
2. директивы. Данные послания имеют характер приказа, который обязателен для выполнения и связан с остальными векторами деятельности организации;
3. правила и процедуры. Данные послания описывают конкретные действия в организации и последующие выгоды коллектива;
4. оценка результатов работы. Тут подвергается оценке конкретная работа коллектива и подразделений организации, а также ее взаимосвязь с итогами работы всей организации.

Нисходящие коммуникации также довольно проблемная область. По определению, данные коммуникации – вид формальных и самых действенных коммуникаций в компании, но, как показывает практика, 25 процентов посланий внутри данного канала рассеиваются, это происходит или в форме потери всего послания, или в форме деформирования его смысла.

Более того, важным является и допустимый объем послания и смыслов нисходящих коммуникаций. Стоит ли сообщать коллективу обо всем, что происходит в компании? Какой объем информации можно до них довести? Как обозначить информацию, которая действительно важна для коллектива? 

Следовательно, руководству следует осознанно использовать каналы нисходящей коммуникации для того, чтобы оптимизировать конкретные функциональные области деятельности всего коллектива. Лишь в той отрасли, где сотрудник является экспертом, он может и должен обладать нужным для эффективной деятельности объемом информации. Повышение эффективности нисходящей коммуникации может быть также связано с выбором адекватного коммуникативного канала, соответствием вербальных и невербальных сообщений, повышением внимания к отдельным проблемам и т.д. – все это повышает точность передачи информации на более низкие уровни организации.

Горизонтальные коммуникации

К видам коммуникаций по горизонтали стоит отнести:

• внутреннее задание. Данный вид посланий напрямую связан с выполнением внутренних задач, которые были поставлены перед конкретным отделом;
• внешнее задание. Данный вид посланий связан с реализацией совместных проектов;
• внешнее инновационное задание. Подобные послания направлены на совместное решение изменений для поддержания развития организации.

Описанные выше вертикальные (нисходящие и восходящие) и горизонтальные коммуникационные связи в компании создают сеть. 

Сеть коммуникаций

Коммуникационная сеть есть нечто вроде коммуникационной структуры организации, в связи с этим появляется проблема соотношения коммуникационной и организационной структур. Организационная должна ориентировать коммуникационные потоки в актуальном для компании направлении. Есть также взаимная связь между размерами организационных отделов и развитием сети. Чем больше размер группы, тем сложнее коммуникативные отношения в ней. Данные факторы стоит учитывать, так как качество построения коммуникационной сети оказывает влияние на эффективность деятельности отделов и всей компании в целом.

Проблема коммуникационных сетей заключается в типе властных отношений в компании, в также в сложности задач, которые в ней решаются. 

Для простых задач применимы централизованные сети коммуникаций. В данном виде более быстро и точно решаются рутинные, уже отработанные в прошлом задачи, которые не требуют большого количества времени на обработку информации и принятие решений, передаваемое лидеру. 

Для более сложных комплексных задач стоит применять децентрализованные сети, в которых информация становится доступной всем индивидуумам команды, для поиска самого подходящего решения.

Неформальные потоки общения

На описанную выше сложную структуру формальных коммуникаций ложится сеть неформальных коммуникаций. 

Существует много видов неформальных каналов коммуникации. Как базовый вид по традиции выделяют личные связи, то есть все многообразие отношений, которые выходят за рамки функциональных, иерархических и организационных. 

Сотрудники, которые обладают более широкой системой личных связей и, соответственно, большим доступом к ресурсам обладают и большим влиянием в компании, и, согласно исследованиям и простым житейским наблюдениям, достигают лучших итогов. Коммуникации в системе личных связей должны быть интересными и взаимообогащающими для двух сторон. Недопустимо извлекать лишь одностороннюю выгоду из такого рода связей.

Конечно, сплетни и слухи невозможно искоренить как явление полностью, однако, стоит учитывать, что они получают особенно широкое распространение, когда сокрыта официальная информация. "Тайный телеграф" сопровождает новые назначения в организации и наиболее важные стратегические решения. Он заполняет собой информационную пустоту, которая имеет место в периоды кризисов и перемен.

Считается, что до 70 процентов всех информационных данных в компании находится в системе так называемого "тайного телеграфа". Исследования, наблюдения, да и просто здравый смысл свидетельствуют о том, что крайне часто информация, которая передается с помощью "тайного телеграфа", является безошибочной на 90 процентов!

• Одной из наиболее новых и довольно распространенных феноменов в сфере неформальных коммуникаций выступает прогулочное управление. Данный вид неформального общения основывается на опыте ряда руководителей, которые получают информацию из бесед с сотрудниками. Общение с коллективом обладает перечнем важных смыслов и позитивных последствий:
• руководитель получает информацию о конкретных сотрудниках и отделах компании из первых уст;
• непосредственно прямое общение с людьми компании ведет к повышению имиджа руководителя;
• встречи такого вида укрепляют и формальные коммуникации в компании, так как руководитель способен проверить свои задумки, а коллеги могут обсудить с руководителем ключевые проблемные моменты.

В системе менеджмента любое явление расценивается со стороны оказываемого им влияния на общую эффективность всей организации. Коммуникации с их особой структурой не являются исключением. К критериям оценки коммуникативной структуры стоит отнести:

1. чувствительность в качестве способности компании быть чувствительной к изменениям внешней и внутренней среды;
2. гибкость, которая есть способность изменяться под воздействием внешней и внутренней среды;
3. оперативность, то есть скорость реакции системы управления на полученную ситуацию;
4. централизованность – сосредоточенность большого количества составляющих, а также коммуникативных связей в единой точке пространства организации;
5. жизнеспособность, которая предоставляет организации свойство достигать намеченные цели;
6. целостность – количество реальных контактов в компании относительно потенциальных.

Следовательно, данная статья познакомила нас с ключевыми составляющими и критериями оценки коммуникативной структуры компании, то есть каналами коммуникации. Подробно были охарактеризованы наиболее важные из них: внешние и внутренние; формальные и неформальные. 

Для того, чтобы повысить эффективность внутренней коммуникации в отделах, группах и в компании в общем и целом создаются специальные коммуникационные сети, особенности которых находятся в прямой зависимости от характера решаемых задач и стиля управления.