Использование информационных технологий в системе управления

Функции и особенности информационных технологий в управлении

Современная практика управления все чаще склонна использовать автоматизированные информационные технологии – то есть технологии управления, которые реализуются благодаря применению программных и технических средств. 

Основными функциями современных информационных технологий в системе управления организацией являются: сбор, поиск, обработка, а также хранение необходимых сведений, совместно с выработкой новых знаний и решением операционных задач, что отражено на рисунке, представленном ниже: 

Вместе с тем, задачей является не только автоматизация трудоемких и регулярно повторяющихся рутинных операций обработки большого количества информации, но также и получение принципиально новой информации, которая необходима для принятия эффективных управленческих решений средствами грамотной обработки данных. 

Перед разработкой информационных технологий в системе управления необходимо выполнить детальное исследование и тщательный анализ объекта управления, совместно с содержанием и потоками информации. 

Результаты этого анализа становятся основой для разработки информационной модели организационного управления, которая фиксирует связь между новыми потоками информации и изначальным задачами обработки данных. После этого происходит отбор технических средств и разработка соответствующих информационных технологий. 

Эффективность общественных видов производства в существенной степени может быть определена степенью использования средств обработки информации (ксероксов, телефонов, вычислительной техники, программного обеспечения), а также масштабностью потока создания новых технологий и новых продуктов благодаря компьютерным программам. 

Исходя из этого, добавленная стоимость является продуктом информационных трансформаций. При этом, не стоит считать, что информационные технологии могут быть исчерпаны только техническими средствами (телекоммуникациями, Интернетом, вычислительными машинами, мультимедийными технологиями). 

Важнейшей особенностью информационных технологий являются не технические возможности, либо сети, а стремление работников создать что-то новое в своей организации, совместно с приверженностью к сотрудничеству с партнерами, контрагентами и потребителями. 

Управление информацией в экономике любых развитых стран, или регионов является основой любых улучшений, либо продвижений вперед. Постепенно, информационные компоненты начинают лидировать на любых производствах и в любом бизнесе. 

Коммуникационные и информационные возможности региона, или страны являются движущей силой в их развитии. Иначе говоря, степень развитости информационной инфраструктуры выступает в качестве фактора развития и притяжения для деловой активности. 

Вычислительная техника компьютерные сети, средства связи и компьютерный дизайн на сегодняшний день являются тем, чем являлись железные дороги в конце XIX века – фактором и катализатором социально-экономического развития для всего общества. 

На сегодняшний день, знания и информация являются важнейшим ресурсом развития любых социально-экономических систем, а зрелость технологий освоения, передачи и использования знаний, а также технологий в целом является фактором, определяющим темп развития. 

Благодаря информационным технологиям, в существенной степени происходит расширение возможностей управления, так как именно они передают в распоряжение менеджеров и управленческого звена новейшие методы анализа и обработки социально-экономических данных, которые необходимы для принятия основных управленческих решений. 

Специфика применения информационных технологий в сфере управления 

Благодаря использованию информационных технологий существенно сокращаются затраты иных видом общественных ресурсов. Вместе с тем, благодаря информационным технологиям становится возможным не только экономия ресурсов, но также вырабатываются принципиально новые решения, которые начинают отражать сущность общественных форм жизнедеятельности. 

Большое количество видов современной деятельности может быть осуществлено без информационных технологий. Существенная часть людей, которые являются элементами общественного производства, в своей деятельности используют компьютерную технику. Вместе с тем, компьютеры стали частью жизнедеятельности сравнительно недавно. 

Современная трудовая деятельность характеризуется непрерывным использованием Интернета, как универсального средства поиска необходимой информации с последующим информационным обменом. Также принято использовать мобильные телефоны и иные гаджеты, имеющие доступ к сети Интернет. 

Благодаря информационным технологиям, содержание трудовой активности большого количества людей было изменено. Так, например, работа финансового консультанта является невозможной без отслеживания мировых финансовых трендов в режиме «онлайн». 

Работа супермаркетов связана с тщательной переработкой постоянно изменяющихся данных о движениях денежных масс, а также о движении товарных запасов и колебании спроса на определенные категории товаров. 

В настоящее время, практика управления коммерческими организациями использует различные системы, которые принято предлагать производителям программного обеспечения. Наиболее часто среди них используются следующие: 

1. Системы управления взаимодействия с клиентами CRM (Customer Relationship Management). Данный класс управленческих систем ориентирован на внешние отношения организации. В системы управления взаимодействия с клиентами CRM включены определенные методы управления, которые способствуют повышению эффективности продаж. В этих системах используется большое количество достижений современного маркетинга. За их счет происходит обеспечение управления коммуникацией с партнерами, клиентами (заказчиками), внешним миров и поставщиками. Это является средством для автоматизации работы маркетинговых отделов, отделов обслуживания клиентов и продаж, совместно с набором дополнительных сервисов в форме корпоративных порталов, справочных онлайн-бюро для клиентов, call-центров, корпоративной базы знаний. 
2. Системы планирования ресурсов организации ERP (Enterprise Resource Planning). Этот класс интегрированных управленческих систем представляет собой централизованную унифицированную базу данных, а также общий пользовательский интерфейс и единое приложение для управления финансово-хозяйственными областями деятельности. В ней охватываются такие области работы предприятия, как прогнозирование, планирование, управление запасами, управление продажами, управление финансами, закупками, производством и иными сферами (имеются ввиду: управленческая отчетность, консолидация и ремонты). 
3. Системы информационной поддержки аналитической деятельности BI (Business Intelligence). Данный тип систем является хранилищем аналитических сведений, в него также включается система средств обработки данных. Данная система представлена в виде хранилища информации, совместно с набором инструментов для получения сведений из ERP, а также иных систем, а также методов следующего анализа полученной информации. В современных информационных технологиях наблюдается характерная специфика: если в начале возникновения средств автоматизации переработки информации они преимущественно были использованы применительно к уже существующим управленческим процедурам, то в настоящее время ситуация является совершенно иной. Информационные технологии выступают в качестве своеобразного катализатора распространения передовых управленческих технологий, а также современного опыта управления. Вместе с тем, в них оптимизированы бизнес-процессы, что происходит в соответствии с последними открытиями практики и теории менеджмента. 

Важнейший результат, полученный заказчиком – это эффективная система управления организацией, основу которых составляют сетевые компьютерные технологии. Благодаря оптимизации механизмов поддержки принятия управленческих решений, а также оптимизации бизнес-процессов, становится возможным получение дополнительных ресурсов для развития существенных конкурентных преимуществ. 

Это не во всех случаях сложные системы, имеющие разветвленную структуру: в некоторых случаях они могут помогать людям в очень рутинных и обычных видах деятельности. В качестве примера представляется уместным рассмотрение информационной системы в гостинице сети Grecotel. Данная система была разработана к Олимпиаде, которая проводилась в Греции, после чего, она была развита и доработана при ее внедрении во многие отели данной сети. 

 В обеденное время на территории ресторана одновременно скапливается несколько сотен человек, каждый из которых желает получить персональное обслуживание. Каждому гостю такое обслуживание предоставляется, и оно является персонализированным, быстрым и эффективным. 

Каждый официант вместо блокнота имеет компактный индивидуальный компьютер, который, благодаря беспроводной системе связи Wi-Fi соединен с центральными серверами гостиницы. После того, как официант принимает заказ, он моментально передается на специальные экраны, установленные на кухне, или в буфете, в которых происходит комплектация заказов. 
После этого, сформированный заказ, с указанием номера стола клиента доставляется в зал ресторана.

Вместе с тем, автоматическим образом формируется счет, который клиенты оплачивают в конце периода проживания в гостинице. Благодаря этой информационной системе, которая работает в онлайн режиме, становится возможным поиск информации о времени заселения клиента, а также в периоде его пребывания в гостинице, совместно с информацией о перечне услуг, которые были получены им в отеле, благодаря чему, счет за весь перечень услуг может быть сформирован автоматически. 

С помощью такой системы может быть решено несколько задач. Прежде всего, заказы могут быть выполнены существенно быстрее, чес в случае использования традиционных технологий. Также увеличивается точность выполнения заказов. 

Снижается количество необходимого персонала, а вся работа ресторана рационализируется. Появляется возможность вести ежедневный контроль за деятельностью как всего отеля, так и отдельных баров и ресторанов. Также, в онлайн режиме можно осуществлять контроль за деятельностью сразу всей сети отелей. 

Этот пример является весьма показательным также и тем, что, в 2004 году она являлась весьма новой, но к 2010 году перестала таковой являться. Один из маленьких ресторанчиков на площади города Берн, который был ориентирован на быстрое и персонализированное клиентское обслуживание туристов уже использовал схожую систему, которая всего лишь шесть лет назад являлась предметом гордости менеджеров в одной из лучших сетей отелей. 

Иными словами, информационные технологии в управлении стремительно развиваются, но также стремительно устаревают. В системе управления, инновации на сегодняшний день настолько стремительно развиваются, что, с таким темпами, их можно сравнить с инновациями в генной инженерии или в нанотехнологиях. 

Управленческие информационные системы получают активное применение не только в области организационного управления, но также и в муниципальном и государственном управлении. В рамках так называемых электронных правительств, любой городской житель может с помощью Интернета не только найти необходимую информацию о работе городских предприятий, но также и отправить запрос, распечатать определенный документ, принять участие в опросах горожан. 

Системы, которые обеспечивают применение новых информационных управленческих технологий на сегодняшний день весьма распространены в практике работы российских предприятий. 

За счет высоких темпов развития информационных технологий, Россия за последние десятилетия смогла обеспечить снижение отставания от развитых стран в области информатизации общества и экономики.