Статью подготовили специалисты образовательного сервиса Zaochnik.
Организационные коммуникации: особенности, группы, виды, эволюция представлений
Содержание:
Группы организационных коммуникаций и их специфика
Весь процесс управления состоит из различного рода коммуникаций. С позиции масштабов, коммуникации можно разделить на две крупные группы: коммуникация между предприятием и его средой, и коммуникация между подразделениями и уровнями управления.
Первую группу составляют коммуникации, которые представляют собой информационные контакты с объектами внешней среды. В данную категорию принято относить средства массовой информации, потребителей, комитеты, поставщиков, органов, реализующих надзор за качеством продукции и прочие.
Возникновение коммуникаций внутри организации, которые существуют в форме обсуждений, собраний, телефонных переговоров и отчетом является как правило реакцией на воздействия внешней среды. Для организаций, в качестве коммуникаций принято использовать различные формы активности.
Для того, чтобы реализовать товар, принято использовать рекламу и программы маркетинга. Для того, чтобы соблюсти нормы государственного регулирования, необходимо письменное оформление документации. Исследование рынка проводится благодаря специальным организациям. Следовательно, в настоящее время выделяется большое количество средств коммуникации.
Исследователь Ф. Коттлер, все контактные объекты, которые окружают организацию, разделил на три вида:
- Благожелательные аудитории, характеризующиеся позитивным интересом к организации.
- Искомые аудитории, в которых заинтересована сама организация при условии их позитивности.
- Нежелательные аудитории, чье внимание менее всего хотела бы привлечь к себе организация.
Вторую группу составляют коммуникации, которые возникают между подразделениями и уровнями управления. Основа управленческого процесса заключается во взаимодействии элементов структуры управления: должностями, лицами, подразделениями, что может быть реализовано благодаря каналов, соединяющих их коммуникацию, которые, в свою очередь, создаются в личном взаимодействии, обменом документами, взаимодействию с помощью электронных средств связи и прочего.
Содержание такого взаимодействия может быть:
- Информационным.
- Техническим.
- Административным.
В процессе информационной коммуникации, субъекты управленческой деятельности могут обмениваться сведениями, которые необходимы для принятия решения. Данный сведения могут носить официальный характер, они могут быть юридически закреплены, но, в некоторых случаях могут быть неофициальными и не имеющими никакого правового статуса, однако помогать ориентироваться в ситуации.
В рамках административного взаимодействия, звенья вышестоящих управленческих структур могут передавать на нижние уровни различные управленческие полномочия и ответственность, совместно с распоряжениями, рекомендациями и инструкциями.
Вышестоящие звенья получают от нижних уровней отчеты, реализуя при этом процесс контроля.
Эволюция представлений об организационных коммуникациях в менеджменте
В таблице, представленной ниже, приведены данные об эволюции коммуникаций в научных школах менеджмента:
| Коммуникация | Школы научного управления | Школы человеческих отношений | Школы науки управления |
| Значимость | Относительно невысокая, основную ценность представляют вертикальные потоки сообщений по нисходящим каналам | Относительно высокая, однако ограниченная взаимодействием между людьми на одинаковом организационном уровне | Очень высокая, коммуникация выступает в качестве связующего элемента для всех частей организации |
| Цели | Передача приказов, распоряжений, совместно с обеспечением повиновения в процессе выполнения работы | Удовлетворение потребностей работников, обеспечение горизонтальных каналов и вовлечение работников в процессы принятия управленческих решений | Контроль и координация, информационное обеспечение для принятия решений, обеспечение адаптации организации к переменам |
| Направления | Вертикальное (сверху вниз), с целью заставить работников следовать инструкциям | Горизонтальное в области неформальных коммуникаций и вертикальное (снизу вверх), для того, чтобы производить оценку потребностей людей | Все направления, включая пересечение уровней иерархии и пересечение организационных границ |
| Сложности | Нарушение коммуникации в иерархических уровнях; широкий диапазон для контроллинга | Наличие скрытых каналов коммуникации, которые зачастую являются недостоверными, наличие сплетен, неэффективная формальная система коммуникаций | Искажения, перегрузки, отсутствие реакции на неблагоприятную обратную связь |
Виды организационных коммуникаций и их особенности
В области назначения, административное взаимодействие может быть интеграционным и координационным. Благодаря первому становится возможным объединение элементов управленческих структур в единую область, совместно с их подчинению административному центру предприятия: правлению, совету директоров, штаб-квартире.
Благодаря второму, влияние осуществляется межфункциональными органами: специальными группами, комитетами, стратегически хозяйствующими центрами. Происходит обеспечение добровольного согласования интересов некоторых элементов структуры управления, а также поддержание единства и автономности действий.
На техническом уровне, взаимодействие между субъектами структуры управления происходит в процессе их совместного участия в определенных формах практической деятельности, например, в проведении и подготовке переговоров, совещаний, в ситуации обмена опытом, при ведении делопроизводства, а также при сборе, хранении, а также выдаче документации различного характера.
По характеру, процесс взаимодействия в организации может быть как прямым, так и косвенным.
Основу прямого взаимодействия составляют контакты сторон. В косвенном взаимодействии подразумевается, что одной стороной создаются условия, при которых другая сторона, не смотря на отсутствия любого рода команд, выполняет деятельность, которую от нее требуют.
В случае отсутствия промежуточного звена в ситуации контактов между элементами управленческой структуры, принято говорить о непосредственном взаимодействии. Однако, на сегодняшний день, организация коммуникаций в крупных предприятиях возможно только в ограниченном масштабе, поскольку в большинстве случаев субъекты действуют весьма опосредовано – например, через руководителей более низкого уровня, либо через своих заместителей.
В управленческом процессе коммуникация между подразделениями реализуется и по вертикали, и по горизонтали. Происходит передача информации «по нисходящей» о принятых на высших уровнях решениях (о текущих задачах, конкретных заданиях, рекомендациях). Данная информация может переходить с одного уровня на другой, доходя непосредственно до исполнителей.
Не меньшее значение имеют коммуникации по восходящей линии. Организация не может работать без наличия сведений о ходе производственных процессов. Передача информации по восходящей содержит сведения о количестве работающих, о загрузке оборудования, о выпуске продукции и о поступлении сырья.
В некоторых случаях возникает ситуация, когда решение вопросов на низшем уровне требует вмешательства руководства высшего звена. В этом случае, информация снизу по ступеням управления передается на самые высшие уровни.
Вопросы изменения технологий, возникающие на производственных участках, нуждаются в решениях, которые должны принимать члены руководящего состава предприятия.
Для того, чтобы координировать действия и задачи между большим количеством организационных подразделений, необходимо обеспечение качественного обмена информацией между ними. Исходя из этого, принято устанавливать информационные потоки между подразделениями горизонтального типа. Благодаря этому способу происходит координация деятельности рабочих групп в вопросах контроля за издержками, распределения ресурсов, новых производственных методов, сбыта продукции.
Руководители различных организационных подразделений информируют друг друга о процессе внедрения новых технологий. Помимо координации действий, благодаря горизонтальным коммуникациям становится возможным установление равноправных отношений между всеми подразделениями, что положительным образом влияет на деятельности всего предприятия.
Общее количество каналов, благодаря которым происходит взаимодействие субъектов управления, составляет коммуникационную структуру, которая может быть локальной – если относится только к одному подразделению, либо отделу организации, а также глобальной – когда относится к организации в целом.
Организация коммуникации только с помощью какого-либо одного центрального звена свидетельствует о том, что коммуникационная структура является централизованной, а непосредственное звено является не только посредником, но также и источником, и контролером коммуникаций, которые в основном представляют собой вертикальные связи.
Одновременно с этим, коммуникационная структура может быть полицентричной, что предполагает наличие нескольких равнозначных субъектов, которые осуществляют перераспределение и концентрацию информации, либо децентрализованной, где большая ее часть (как правило имеющая второстепенное содержание) может миновать центральное звено.
При наличии в коммуникационной структуре пересекающихся и параллельных каналов, система взаимодействия является сложной, она может дать гарантию того, что желаемые формы взаимодействия могут реализовываться в условиях нахождения в ней конкретных сбоев, либо неполадок. Вместе с тем, сложная структура содержит в себе потенциальные возможности искажения информационных сведений.
Навигация по статьям