Правила ведения предметно-количественного учета в аптеках с учетом требований современного законодательства

Правила ведения предметно-количественного учета в аптеках 

Фармацевтическая деятельность всегда была сопряжена с колоссальной ответственностью, так как от точности и профессионализма сотрудников аптеки напрямую зависят здоровье и жизни пациентов. В условиях современного рынка оборот медикаментов требует не только глубоких знаний в области фармакологии, но и строжайшего соблюдения юридических норм. Особое место в системе контроля занимает предметно-количественный учет, который призван исключить любые возможности бесконтрольного распространения специфических групп лекарственных препаратов.

Государственный контроль в сфере здравоохранения непрерывно совершенствуется. Регулярно обновляются перечни препаратов, подлежащих особому контролю, ужесточаются требования к ведению документации и условиям хранения. Это связано с необходимостью предотвращения утечки опасных веществ в нелегальный оборот, а также с защитой населения от потенциального вреда, который может нанести неправильное использование сильнодействующих медикаментов. Для сотрудников аптечных организаций знание этих правил является базовым требованием для допуска к работе.

Организация правильного документооборота в аптеке - это сложный, многоуровневый процесс, требующий предельной внимательности. Каждая упаковка, ампула или блистер препарата, подлежащего контролю, должны быть зафиксированы на всех этапах: от момента поступления от поставщика до реализации конечному потребителю или передачи в медицинское учреждение. Любая неточность в записях может повлечь за собой не только административную, но и уголовную ответственность для руководителя и уполномоченных лиц.

Основой для понимания системы контроля является четкое осознание того, что именно подразумевается под данным видом учета. Это не просто инвентаризация на складе, а непрерывный мониторинг движения каждой единицы специфического товара.

Законодательная база и основные регламенты

Современное законодательство четко определяет перечень медикаментов, движение которых необходимо фиксировать в специальных журналах. В аптечных учреждениях предметно-количественный учет строго обязателен для лекарственных препаратов, включенных в специализированный перечень. Данный список устанавливается на федеральном уровне, основным документом здесь исторически выступает приказ профильного министерства Российской Федерации от 14.12.2005 № 785 «О порядке отпуска лекарственных средств» (со всеми последующими изменениями, включая поправки от 12.02.2007 и более поздние редакции).

Весь перечень наркотических и психотропных веществ, которые используются в медицинских целях, учитывается в отдельном специализированном журнале регистрации. Этот документ отражает все операции, которые связаны с оборотом наркотических средств и психотропных лекарственных препаратов. Порядок такого учета и требования к его ведению жестко регламентируются Постановлением Правительства РФ № 644. Нарушение требований этого постановления рассматривается контролирующими органами как грубейшее нарушение лицензионных требований.

Категории контролируемых препаратов

Чтобы понимать масштаб ответственности, необходимо разобраться в терминологии и классификации тех веществ, которые подлежат столь строгому мониторингу.

Наркотические анальгетики используются в медицине для купирования сильнейших болевых синдромов, например, в онкологии, хирургии или при тяжелых травмах. Их оборот контролируется не только Минздравом, но и силовыми структурами.

Они способны вызывать изменения психического состояния личности глубокого и устойчивого характера.

Такие препараты часто применяются в психиатрической практике, неврологии, для лечения тяжелых депрессий, эпилепсии и нарушений сна.

Правила ведения журнала учета наркотических и психотропных средств

Оформление и ведение журнала учета - это процедура, не терпящая вольностей. Законодатель предусмотрел строгий алгоритм, который исключает возможность фальсификации данных или сокрытия недостачи.

Журнал регистрации в обязательном порядке нумеруется постранично, прошнуровывается, а затем заверяется подписью руководителя аптечной организации. Кроме того, документ необходимо скрепить печатью юридического лица. Эти меры гарантируют целостность документа и невозможность изъятия или замены отдельных листов.

Все записи ведутся только шариковой ручкой с чернилами (синего или черного цвета) и осуществляются в строгом хронологическом порядке. Каждая запись вносится непосредственно после совершения конкретной приходной или расходной операции. Основанием для внесения записи могут служить только оригиналы документов, которые фактически подтверждают совершение данной транзакции (накладные, требования-накладные, рецепты установленного образца).

В структуре журнала выделяется отдельная графа, которая должна содержать следующие исчерпывающие сведения о подтверждающем документе:

• точное наименование документа;
• его порядковый номер;
• дата составления документа.

Указанные первичные документы или их надлежащим образом заверенные копии аккуратно сшиваются в отдельной папке. Эта папка подлежит хранению вместе с самим журналом регистрации, образуя единый архивный комплекс.

При заполнении табличной части в журнале в обязательном порядке указываются международные непатентованные наименования наркотических средств и различных психотропных веществ. В скобках рядом фиксируются торговые (фирменные) названия или синонимы, под которыми они фактически были получены юридическим лицом. Также прописывается точная дозировка, единица измерения и форма выпуска препарата (ампулы, таблетки, пластыри и так далее).

Нумерация, исправления и проверки

Записи в журнале нумеруются в порядке возрастания непрерывно на протяжении всего календарного года. Если возникает необходимость завести новый журнал регистрации в середине года (например, закончились страницы), то нумерация в нем не начинается заново, а продолжается с номера, который следует за последним порядковым номером в предыдущем, полностью заполненном журнале.

Те страницы документа, которые остались не использованными в текущем календарном году, перечеркиваются буквой "Z" или могут использоваться в следующем календарном году, если это допускается внутренним регламентом. Однако в новом календарном году нумерация записей всегда начинается заново, с цифры 1.

Любая внесенная запись в журнале регистрации обязательно заверяется личной подписью лица, которое ответственно за его ведение и хранение. Рядом с подписью разборчиво указываются фамилия и инициалы данного сотрудника.

Проверка правильности записей в журнале и фактического наличия препаратов осуществляется контрольной комиссией или руководителем не реже, чем один раз в месяц. Факт проведения инвентаризационной проверки фиксируется соответствующей отметкой (штампом или записью) и заверяется подписью ответственного проверяющего лица.

Что касается условий хранения, то журнал регистрации в нерабочее время должен находиться исключительно в металлическом шкафу или сейфе. Ключи от этого сейфа находятся строго у лица, ответственного за ведение и хранение данного документа. Оставлять ключи в общедоступных местах или передавать их неуполномоченным сотрудникам строжайше запрещено.

Полностью заполненный учетный документ сдается во внутренний архив предприятия и хранится в нем в течение 10 лет после внесения самой последней записи. По истечении указанного десятилетнего срока журнал регистрации подлежит уничтожению. Этот процесс оформляется специальным актом об уничтожении документации, который утверждается руководителем того юридического лица, где хранился данный журнал. В случае реорганизации или ликвидации аптечного учреждения (закрытия бизнеса) журнал регистрации в обязательном порядке сдается на архивное хранение в соответствующий профильный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации.

Учет ядовитых веществ, иных медикаментов и этилового спирта

Предметно-количественный учет не ограничивается только наркотиками и психотропами. Существуют и другие группы средств, которые указаны в соответствующих нормативно-правовых актах, а также этиловый спирт, который подлежит жесточайшему контролю. Учет таких позиций ведется в специализированном «Журнале учета ядовитых, а также других медикаментов и этилового спирта».

Требования к оформлению этого регистра во многом схожи с предыдущими: такой журнал также нумеруют, тщательно шнуруют, на последней странице обозначают прописью общее количество страниц, заверяют подписью руководителя и гербовой печатью аптеки.

Существует следующий ряд специфических правил ведения и хранения данного вида журнала:

• журнал всегда заводят сроком ровно на один календарный год;
• на первой странице (или титульном листе) четко обозначается исчерпывающий перечень тех лекарственных средств, которые будут зафиксированы в данном учетном документе;
• на каждое отдельное наименование препарата, его специфическую дозировку и конкретную фасовку отводится отдельная страница (или разворот);
• неукоснительно соблюдается хронологический порядок фиксации операций ответственным лицом.

Расход лекарственных средств этой группы отражается в журнале ежедневно. При этом подводятся данные общим итогом, а также проводится детализация по каждому конкретному наименованию и форме выпуска. В расходной части обязательно указывается, куда именно ушел препарат: был ли это отпуск населению по амбулаторным рецептам, передача по требованиям в лечебно-профилактические учреждения (больницы, поликлиники) или отпуск во внутриаптечные отделы для изготовления экстемпоральных лекарственных форм.

По итогам работы за каждый месяц скрупулезно подсчитывается общий расход по каждому виду реализации и суммарный расход за месяц данного конкретного лекарственного средства. На основании приходно-расходных операций выводится книжный остаток. Этот расчетный показатель в обязательном порядке сопоставляется с фактическим остатком, выявленным при инвентаризации на конец месяца.

Непосредственный учет и ведение данного журнала производятся лицом, уполномоченным руководителем специальным внутренним приказом по аптеке. Книжный остаток и реальный расход постоянно анализируются и сравниваются заведующим аптекой. Это необходимо для того, чтобы производить своевременный контроль над правомерностью их применения, выявлять возможные хищения, порчу или ошибки в отпуске.

Контроль сроков годности и общие выводы

Помимо количественного контроля, важнейшим аспектом работы аптеки является надзор за качеством реализуемой продукции. Контроль над процессом реализации всех лекарственных препаратов, которые имеют ограниченный срок годности, производится в специализированном журнале учета сроков годности или с помощью стеллажных карточек. Эти карточки обычно крепятся непосредственно в местах хранения соответствующих групп лекарственных препаратов. Современные аптеки также активно используют специализированное программное обеспечение, которое автоматически блокирует продажу препарата, если предметно-количественный учет показывает истечение его срока годности.

Помимо строгого учета специфических товаров, в аптеке осуществляется бухгалтерский и складской учет абсолютно всех операций с товарами - лекарственными препаратами, парафармацевтикой, медицинскими изделиями и биологически активными добавками.

Все вышеописанные требования к качественному и количественному анализу лекарственных препаратов различных групп детально отражены в современном законодательстве. Они являются строго обязательными к исполнению всеми без исключения аптечными учреждениями, аптечными пунктами, киосками, а также аптеками, расположенными внутри стационарных медицинских учреждений. Грамотно выстроенный предметно-количественный учет - это фундамент юридической безопасности предприятия, гарантия качества оказываемой фармацевтической помощи и залог сохранения здоровья пациентов, доверяющих аптеке свою жизнь.