Этапы контроля как функции менеджмента

Этапы контроля

Процесс контроля включает в себя несколько этапов:

• установление стандартов:
• измерение того, что де-факто было достигнуто и сравнительный анализ с эталоном (стандартом);
• устранение отклонений и иные управляющие воздействия.

На первом этапе выявляются параметры функционирования и развития организации, необходимые для контролирования, и источники информации о них. 

Данные параметры имеют вид разных стандартов и нормативов, которые отражают заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, сроках исполнения или временных рамок тех или иных работ и так далее.
К ним предъявимы требования обоснованности, выполнимости в нормальной ситуации, адекватности отображения реальных процессов.

На первом этапе также формируется модель организации, на которой отображаются потоки ресурсов, информации, точки появления затрат, образования промежуточных и конечных итогов, которые являются самыми подходящими для наблюдений – известные как локусы контроля.

Первый этап процесса контроля показывает, насколько близко, по сути, соединены две важные функции менеджмента: контроль и планирование. 

Стандартами называют конкретные цели, прогресс относительно которых поддается измерению. Эти цели очевидно вырастают из процесса планирования. Все стандарты, которые используются для контроля, должны быть определены из большого числа целей и стратегий компании.

Цели, возможные к использованию в качестве стандартов для контроля, имеют две крайне важные характерные особенности. Их можно охарактеризовать присутствием временных рамок, в которых должна быть исполнена работа, и конкретного критерия, относительно к которому можно оценить уровень исполнения той или иной рабочей задачи.

Второй этап процесса контроля состоит в получении информации о состоянии и итогах функционирования его объекта, которая позволяет принимать обоснованные решения о том, как стоит действовать в дальнейшем. 

Получение информации – наиболее трудоемкая и дорогостоящая составляющая контроля. Величина затрат на это часто и может предопределить, можно ли получить от контроля экономический эффект и стоит ли им в общем и целом заниматься (так как его задача заключается прежде всего в уменьшении расходов, а не в их росте).

Сбор и обработка информации имеют прямую связь с затратами труда, времени и денежных средств вне зависимости от того, как и где данная информация была получена. В связи с этим нужно первоначально дать оценку затратам на получение информации и выгоде от принятого управленческого решения.

Роль информации

Информация – это данные, которые снижают уровень неопределенности в знаниях об объекте менеджмента, организационной среде. Уровень осведомленности об объекте обуславливается в качестве абсолютным количеством информации каждого вида, так и соотношением разных классификаций информации. Высокое значение информационных ресурсов находит свое проявление на всех этапах принятия и осуществление управленческих решений.

Для того, чтобы принять управленческое решение применяется разная внутренняя и внешняя информация.
К внутренней информации относятся:

• учредительные документы;
• юридические документы, которые отражают взаимные отношения с инвесторами, акционерами, поставщиками, покупателями, кредиторами, заемщиками и прочими;
• статистическая отчетность;
• акты ревизий, аудиторских и налоговых проверок;
• бизнес-планы и технико-хозяйственные обоснования;
• первичные документы, которые отражают состав и оценку ключевых фондов и оборотных активов, хозяйственные операции, движение денежных средств;
• проектно-сметная документация;
• данные аналитического учета;
• данные о личном составе коллектива компании;
• бухгалтерская отчетность (в том числе приложения и пояснения).

Внешнюю информацию получают из источников, которая находится вне «стен» организации, к такой информации можно отнести:

• данные из других кредитных учреждений о хозяйствующем субъекте – потенциальном заемщике;
• сведения из банков таких организаций, которые специализируются на ее сборе и обработке (кредитных бюро);
• политическую информацию, которая затрагивает хозяйственные сферы деятельности (к примеру, запрет либо ограничение на отдельные виды деятельности, налоговая политика государства);
• макроэкономическую и специальную информация (к примеру, о состоянии и перспективах развития разных отраслей, ставках по кредитам в кредитных учреждениях, перспективах скачков курсов валют);
• данные об экономических субъектах, напрямую связанных с деятельностью потенциального заемщика (поставщики, покупатели, инвесторы, кредиторы, аффилированные лица) и оказывающих влияние на данный вид деятельности;
• данные о деловой репутации (гудвилл) заемщика, а также о деловых и личных качествах высшего уровня управления организации;
• информацию об экологических аспектах деятельности организации (сведения комитетов по охране окружающей среды и иных похожих органов), свидетельствующей об уровне вероятности появления штрафных санкций, ограничения либо остановки деятельности организации по причине ее негативного влияния на экологическую обстановку региона/страны/города.

Работа каждой организации и любого предприятия находится в перманентной плоскости информационных потоков, которые можно разделить на две большие группы: входящие и исходящие. 

И входящая, и исходящая информация в существенной мере влияет на трудовую деятельность организации. Проблема заключается в том, что достоверность входящей и исходящей информации не всегда является одинаковой. Если достоверность информации как на входе, так и на выходе близится к абсолютному показателю, то есть 100%, то представляется возможным говорить о создании «чистого» и ясного информационного пространства. 

При применении информации в качестве стратегического ресурса перманентно осуществляется ее анализ. Управленческий анализ применяемой информации подразумевает синтаксическое и семантическое ее исследование.

При синтаксическом подходе осуществляется анализ информационного потока, когда поток оценивается, не учитывая присущий информации смысл, а просто в качестве потока, следующего по каналу. Однако дать оценку настоящей роли информации в данном случае невозможно. 

Любое лишнее увлечение формальным определением информации станет причиной непропорционального выделения роли ее обработки, не являющейся довольно важной в формировании нового смысла из хаотической, многозначной совокупности информации. Семантический подход наиболее важен для формирования знания, так как дает оценку именно передаче смысла.