Иерархическая структура работ проекта в рамках управленческой деятельности организации

Теоретические основы иерархической структуры работ проекта

В процессе создания WBS реализуется последовательная декомпозиция проекта на подпроекты, пакеты работ различного уровня, пакеты детальных работ. 

Пакеты работ, как правило, совпадают с самым нижним уровнем детализации и включают в себя отдельные работы. По технологии, декомпозиция должна быть корректной, то есть составляющие любого уровня WBS должны быть достаточными для формирования соответствующей составляющей верхнего уровня.

Иерархическая структура работ, по факту, это список задач цельного проекта. Данный инструмент может быть представлен в описательной либо графической форме, которая бы отражала вложение работ. Данная иерархия работ организует и определяет полное содержание всего проекта. 

Популярной проблемой для управления проектами на сегодняшний день становится нерациональный размер пакетов работ, которые чересчур крупные для продуктивного менеджмента. Для того, чтобы сформировать целесообразный размер пакетов работ, нужно соблюдать следующие правила:

1. Правило 8/80, которое гласит, что ни одной из задач не стоит иметь объем меньше, чем 8 человек/час и больше, чем 80 человек/час (это тождественно схеме от 1 до 10 дней при стандартной 8-часовой длительности рабочего дня).
2. Правило отчетного периода гласит, что длительность каждой задачи не должна превышать период, через который реализуются совещания, которые посвящены изучению самого хода проекта. Например, в случае проведения таких совещаний каждую неделю, исполнение каждой задачи не должно занимать срок более этой самой недели.
3. Правило "полезности" говорит о том, что в случае дробления задачи на более мелкие стоит принимать во внимание, что существуют 3 причины, которые обуславливают целесообразность такого деления:

• задачу, которая была получена по итогам такого деления, гораздо легче подвергнуть оценке (из-за ее меньшей продолжительности во временном пространстве и, таким образом, меньшей неопределенности);
• более маленькие и конкретные задачи легче распределяются между конкретными исполнителями;
• более мелкие задачи более легко контролировать.

Создание инструмента Work Breakdown Structure производится тремя путями:

• сверху - вниз;
• снизу - вверх;
• одновременное использование двух подходов. 

Как правило, используется так называемая "бегущая волна". Данный путь характеризуется тем, что большей отдаленности по времени того или иного элемента соответствует меньшая глубина его декомпозиции.

По результатам построения Work Breakdown Structure должны учитываться все цели нужного нам проекта и создаваться все нужные предпосылки для его эффективной реализации. Принципами для разделения цельности проекта могут быть:

• компоненты товара (услуги, векторы деятельности), который получается по итогам реализации проекта;
• процессные либо функциональные составляющие деятельности организации, которая занимается реализацией проекта;
• этапы жизненного цикла проекта, его ключевые фазы;
• отделы организационной структуры;
• географическая локация для проектов, распределенных в пространстве.

Грамотность и умение верно декомпозировать проект заключается в согласовании ключевых структур проекта, к которым можно отнести:

• структура организации (Organisation Breakdown Structure);
• структура статей издержек (Account Breakdown Structure);
• структура ресурсов (Resource Breakdown Structure);
• функциональная структура;
• информационная структура;
• структура временных интервалов.

Work Breakdown Structure должна отображать структуру формируемого объекта на самом верхнем уровне менеджмента и давать возможность переходить к структурам, которые характеризуют специфические работы нижних уровней. 

Задачи нижнего уровня включены в календарный план работ, согласно им, производится оценка время реализации проекта и величины издержек на проект. Более того, для каждого уровня следует предусмотреть процедуру назначения ответственных исполнителей и процедуру решения конкретных ситуаций, учитывая приоритеты вышестоящих уровней Work Breakdown Structure.

Перечню работ на нижнем уровне следует соответствовать таким принципам, чтоб быть исчерпывающим для реализации проекта, а декомпозиция - одна из самых важных задач менеджера данного проекта. В связи с тем, что осуществление содержания проекта можно отследить по Work Breakdown Structure, а содержание продукции проекта сравнивается с требованиями к ней, Work Breakdown Structure стоит быть построенной так, чтобы итогом проектных работ было формирование заданного содержания продукции проекта.

Правила создания Work Breakdown Structure

1. На базе предварительной информации осуществляется последовательная и планомерная декомпозиция всех проектных работ. Данный процесс производится до тех пор, пока все важные составляющие не будут определены так, чтобы они могли быть распланированы, для них был определен бюджет и так далее.
2. Каждой составляющей Work Breakdown Structure должен быть присвоен уникальный идентификатор. В данном механизме для этого применяются коды счетов, то есть каждой составляющей присваивается WBS-код. 

Данные коды организованы согласно плану счетов – системы отслеживания затрат проекта по категориям (план счетов опирается на план счетов организации и общепринятую в ней систему управленческого учета). Контрольными точками (контрольными счетами – Control Accounts) становятся части управленческого учета, которые связаны с отделами компании и содержат в своем составе пакеты работ, а также входят в Work Breakdown Structure.

Все составные части Work Breakdown Structure описываются в словаре, которые включает в себя краткое описание каждого элемента, что входит в иерархию работ, то есть:

• ссылка на вышестоящий элемент WBS;
• идентификатор кода счетов (WBS-код);
• ответственное лицо (либо компания в случае привлечения подрядчиков);
• описание работ;
• список контрольных событий;
• ожидаемый итог, требования к качеству;
• необходимая контрактная и техническая информация и документация.

В связи с тем, что на практике отдельные виды работ часто интегрируются в пакеты, словарь может также содержать перечень операций (для пакета работ), необходимые ресурсы и ориентировочную оценку стоимости.

На базе Work Breakdown Structure создаются и иные структурные модели проекта, например:

• структурная модель организации проекта, то есть иерархическая декомпозиция организационной и производственной структуры проекта;
• матрица распределения ответственности;
• древо ресурсов, то есть декомпозиция необходимых для выполнения проекта ресурсов;
• древо стоимости, то есть разделение всех показателей стоимости на базе Work Breakdown Structure, древа ресурсов и информации о стоимости составных частей проекта;
• структурная декомпозиция контрактов по элементам проекта;
• сетевая модель проекта.