Особенности понятий «проект» и «управление проектами»

Характеристика термина «проект» и его специфика 

Несмотря на то, что термин «проект», а также управление проектами вошли в жизнь менеджмента довольно продолжительное время назад, до сих пор не существует единой трактовки этого понятия. 

Принято считать, что термин «проект» (от английского project) произошло от латинского слова «projacere» - продвижение вперед (от английского pro – заранее; jacere – продвигать, бросать вперед). 

В российской системе менеджмента проект принято трактовать в качестве комплекса, совокупности действий и задач, которые обладают следующими отличительными признаками: четкими конечными целями, взаимосвязью ресурсов и задач, определенными сроками начала и окончания проекта, известной степенью новизны целей и конкретность условий реализации, совместно с неизбежностью возникновения конфликтных ситуаций внутри и вокруг проекта. 

Наиболее популярное и распространенное определение термина «проект» было дано американским Институтом проектного управления, которое приведено в руководстве проектного управления (РМВОК® Guide). 

 На основании этого определения можно говорить о том, что для всех проектов характерны три важные характеристики: 

1. Наличие даты начала и даты завершения (каждый проект обязательно обладает началом и завершением, это отличает проектную деятельность от рутинной или операционной деятельности предприятия). 
2. Результатом каждого проекта является выработка уникальной услуги либо продукта. Это отличает проектную деятельность от операционной. Например, процесс создания нового лекарства – это проект, а серийный выпуск нового лекарства будет считаться опционной деятельностью организации. Вместе с тем, уровень уникальность результатов проекта в существенной мере могут варьироваться от одних проектов к другим. 
3. Направленность проекта на достижение конкретной цели. Чаще всего, в качестве причины возникновения проекта выступает наличие определенной проблемы, требующей разрешения. Причиной проекта также может быть благоприятная ситуация, которая требует усилий для того, чтобы организация могла опередить конкурентов. Проект считается успешным в случае, если он, при учете ресурсных ограничений способствует полной реализации поставленных целей. 

Примером организации – ведущего производителя фармацевтических продуктов является компания GlaxoSmithKline. В качестве одного из приоритетных направлений из деятельности и конкурентного преимущества у них является производство и разработка антибиотиков. 

Работа над данным проектом велась на протяжении 13-ти лет, с 1992 года по 2005 год, он был нацелен на решение конкретных проблем и привел к достижению запланированных результатов. На проект было затрачено 70 миллионов фунтов стерлингов, что превысило сумму первоначального бюджета проекта приблизительно на 6,5 миллионов фунтов стерлингов. 

В настоящее время, компания работает над последовательным проектом внедрения полученного препарата на рынок. 

Понятие и сущность процесса управления проектами в организации

На основании определения понятия «проект», представляется уместным выделить особенности понятия «управление проектами». Управление проектами представляет собой область управления, которая охватывает те области работы организации, в которых предоставление услуги, либо создание продукта реализуется в качестве уникального комплекса целенаправленных взаимосвязанных мероприятий с учетом определенных требований, которые касаются бюджета, сроков, а также характеристик ожидаемых результатов. 

Институтом проектного управления было сформулировано определение понятия «управление проектами». 

Управление проектами обладает отличительными особенностями от менеджмента в его классическом понимании. Как правило, менеджмент трактуется в качестве координации действий, которые ориентированы на достижение определенных целей в ситуации одновременно экономного расходования средств. 

Управление проектами включает в себя процессы планирования, руководства, организации, а также контроля работы работников предприятия, совместно с использованием всех имеющихся ресурсов организации для достижения целей предприятия. 

Менеджмент обладает циклическим, повторяющимся характером, что позволяет совершенствовать все управленческие воздействия, а также добиваться повышения эффективности функционирования работы предприятия. 

В свою очередь проект – это уникальный процесс, который характеризуется динамичным развитием, а также ограниченными временными ресурсами. На основании этого можно говорить о том, что в управлении проектами используются уникальные инструменты и методы для повышения эффективности реализации проектов. 

Основные различия между управлением проектами и традиционным менеджментом представлены в Таблице 1. 

Таблица 1 – Различия между управлением проектами и традиционным менеджментом 

Управление проектами происходит за счет интегративного использования всех процессов управления проектами. Самое большое внимание как правило уделяется процессам управления проектами в следующих функциональных аспектах: 

1. Управление качеством, что включает в себя выработку стандартов качества, которые относятся к проекту, способы достижения необходимого уровня качества, а также разработка мероприятий, которые позволят обеспечить необходимый уровень качества, проведение контроля качества. 
2. Управление коммуникациями, что включает в себя формулирование источников, а также потребителей информации вне и внутри проекта, периодичности и сроков предоставления информации, способов доставки информации. Сюда также относится описание видов и особенностей информации, а также управление процедурой распространения информации в процессе реализации проекта. 
3. Управление коммуникациями, что включает в себя определение требуемых услуг и товаров, поиск потенциальных поставщиков, поддержание контакта и коммуникации с поставщиками. 
4. Управление персоналом, что включает в себя разграничение ответственности, полномочий, а также отношений субординации и координации персонала проекта, выстраивание ресурсных и организационных диаграмм, формирование проектной команды и персонала, который будет задействован в осуществлении проекта, оптимизация проектных команд. 
5. Управление предметными областями проекта (границами и содержанием) – определение результатов, целей, а также критериев оценки успешности проекта (в области коммуникационных и информационных технологий, в особенности в сфере разработки программной продукции. Данный тип деятельности принято называть конфигурацией). 
6. Управление отклонениями в проекте, что включает в себя процессы управления рисками – выявление факторов, воздействующих на проект, выработка зависимости возможного результата проектной деятельности от наступления некоторых рисков, выработка стратегий и методов управления риском, планирование, контроль и реализация мероприятий, которые направлены на устранение риска, регулирование проблемных ситуаций: своевременное обнаружение проблемных аспектов (функциональных, технических, тех, которые влияют на основной бизнес и прочих), проведение их анализа, принятие решений и их исполнение, мониторинг проблем проекта их формальное закрытие проблемных ситуаций, управление изменениями – обнаружение изменений в ранее согласованных параметрах, их принятие, анализ, а также исполнение решений, совместно с мониторингом и формальным закрытием изменений в проекте. 
7. Управление проектом по временному параметру, что включает в себя разбивку проекта на отдельные работы и группы работы, выработка последовательно выполнения работы, расписания и продолжительности работы – календарного плана проекта, а также мониторинг изменений календарного плана проекта. 
8. Управление стоимостью проекта – определение количества и вида ресурсов, которые необходимы для реализации проекта, выработка стоимости работ и ресурсов, контроль и учет доходов и расходов и изменений в бюджете. 

Любой проект не может существовать обособленно, сам по себе. Он находится в динамично развивающихся условиях внешней среды, а также подвержен воздействию различных факторов, которые отражены на рисунке 1. 
 
Рисунок 1 – Факторы, которые влияют на проект

Несмотря на наличие различий в структуре, содержании и принципах, управление проектами обладает также и связью с традиционной моделью менеджмента. Функции управления проектами затрагивают следующие элементы традиционного функционального менеджмента: управление персоналом, финансовый менеджмент, логистика, операционный менеджмент, инновационный менеджмент, маркетинг, управление качеством и прочее. 

Особенности использования данных функциональных особенностей менеджмента для целей управления проектами представлены в Таблице 2. 

Таблица 2 – Функциональные области менеджмента и их использование для целей управления проектами