Управление процессами коммуникации в проекте

Коммуникацию следует рассматривать в качестве ключевого процесса, который является основой системы управления проектами. Без наличия коммуникации все процессы склонны прекращать свою деятельность: так, руководству не поступает информация о положении производственных работ, исполнители не имеют представления о том, в какой степени результаты их деятельности соотносятся с планами, а также необходимыми для достижения результатами, менеджеры проектов не могут проводить координацию выполнения работ.

В результате этого, прекращается выполнение всех видов деятельности по реализации проектов, ее возобновление становится возможным лишь в ситуации восстановления коммуникационных процессов. 

Представленные утверждения приобретают особое значение, особенно если учитывать, что 80% рабочего времени руководство тратит на коммуникационные процессы. Исходя из этого, коммуникационные процессы, совместно со средствами их диагностики, выявлением проблем с последующим устранением являются особенно важными для реализации эффективного управленческого процесса. 

Исходя из вышеописанного, представляется уместным описать общие принципы деятельности организационной коммуникации, совместно с отражением того, какие из параметров коммуникационных систем в проекте выступают в качестве эффективных, совместно с тем, какие могут возникнуть проблемы в ситуации управления проектами, в том случае, если функционирование системы является недостаточно результативным. 

Сущность коммуникационного процесса в проектной деятельности

В целом, коммуникационный проект можно представить в качестве процесса, в котором одни участники проекта могут передать другим определенного рода информацию, которая непосредственно связана с достижениями целей проекта. Так, участники коммуникациями участвуют в процессе обмена информацией, в котором целью коммуникации является то, чтобы понимающая сторона достигла точного понимания отправленных сообщений.

Процесс коммуникации всегда состоит как минимум из двух человек, которые выступают в качестве сторон коммуникации. В этом случае, в качестве таких сторон могут выступать групп людей (например – проектная команда), и даже целые предприятия. 

Позиция, согласно которой коммуникация является простой передачей сообщений не является достоверной, поскольку коммуникация выступает в качестве более сложного процесса, который состоит из некоторых этапов, среди которых:

1. появление идеи
2. кодирование
3. передача
4. получение
5. расшифровка
6. принятие 
7. применение

Представленные паттерны для наглядности представлены на схеме: 
 
1-й этап: возникновение идеи. Отражает процесс появления определенной информации у отправителя, совместно с необходимостью в передаче ее определенному индивиду (либо группе), которых называют получателями. 

2-й этап: кодирование. На данном этапе происходит процесс формулировки и формирования отправителем сообщения таким образом, чтобы становилась возможной его передача в понятном для получателя виде. В этом и отражен непосредственный процесс кодирования – придание сообщению такого вида (в устной, либо письменной форме), которые были бы понятны получателю информации (либо собеседнику).

3-й этап: передача. После формирования сообщения и его формы (переписка, телефонная беседа, разговор «тет-а-тет») происходит процесс его передачи. Так, когда сообщение полностью сформировано, свою работу начинают реализовывать коммуникационные каналы. Каналы коммуникации – это путь, который проходит информация для того, чтобы прийти к получателю.

Так, телефонные линии, теле-радио-каналы, совместно со зрительными каналами, воздушные волны, почта, а также каналы, передающие голосовую вибрацию – все они выступают в качестве коммуникационных каналов. Безусловно, тип кодирования обуславливает способы, с помощью которых происходит передача информации. Например, визуальная информация, среди которых: письменные сообщения и картинки могут быть переданы посредством электронной почты, либо с помощью факса.

Передача устной информации может происходить через телевизионные, телефонные и радио волны, совместно с передачей посредством личной коммуникации. При всем многообразии существующих каналов, целью каждого является отправка закодированных сообщений необходимым получателям. Вместе с тем, отправитель также стремится очищать коммуникационные каналы от различных помех и барьеров, прежде всего для того, чтобы информация попала к получателям, а во-вторых, чтобы при это она была искажена лишь в минимальной степени.

4-й этап: получение. Содержит в себе принятие сообщений адресатами. Успешность данного этапа во многом обуславливается уровнем подготовленности адресата: так, например, он должен являться хорошим слушателем, либо обладать высоким уровнем наблюдательности, который способствует лучшему перениманию информации, которая может содержаться в изменениях интонационного тона, голосового тембра, а также громкости и темпа речи.

Зачастую, успешность получения зависит от наличия у получателей технических навыков (например, навыки пользования определенными программами или видами техники). 

5-й этап: расшифровка. Предполагает, чтобы получатель информации смог ее точно истолковать. В данном случае имеется ввиду процессы декодирования информации, которые охватывают большое количество различных процессов, среди которых понимание слов, которые могут выражаться как в устной, так и в письменной форме, интерпретация поступающих сигналов (например, мимика лица, либо жестикуляция), трансформация одних способов информационного выражения в другие (например, преобразование текстового материала, который запечатлен на бумаге в электронные символы) и прочее.

Вместе с тем, также, как в ситуации с кодированием, наличие ограничений в человеческой способности к декодированию информации может являться причиной возникновения большого числа различных проблем в процессе коммуникации. Вместе с тем, данные проблемы можно преодолеть.

6-й этап: принятие сообщения. После расшифровки, информация становится доступной к восприятию, и получатель принимает решение о том, стоит ли ее принимать, либо он будет отвергнута. В случае, когда информация отвергается, реакция на сообщение отсутствует, что является следствием субъективных, либо объективных причин.

7-й этап: использование информации. На данном этапе происходит процесс принятия определенных решений, либо корректировка уже существующих вследствие получения определенных сведений. В использовании также может отражаться решение к прекращению реализации определенных действий после получения информации. Так, использование информации проявляется в форме изменения поведения получателя сообщения. 

Обратная связь и коммуникационные барьеры

Благодаря наличию обратной связи отправитель может определять верность трактовок отправленного сообщения. Вместе с тем, способность к получению ответов помогает получателю увидеть, что отправителю важно узнать его мнение.

Отсутствие ответной реакции также может выступать в качестве формы обратной связи и являться сигналом к тому, что у респондента, к примеру, проявляются реакции смятения, либо он может быть шокирован содержанием полученных сообщений.

Также возможен и вариант того, что респондент может посчитать предоставление ответа действием, находящимся «ниже» его достоинства. Вместе с тем, обратная связь, которая была установлена в процессе коммуникации может запускать процесс появления у отправителя новых идеи, что, возможно может стать причиной начала новых циклов в процессе передачи информации. 

Барьеры выступают в качестве ограничителей коммуникационного процесса, поскольку благодаря их воздействию происходит передача только некоторой части информации, также, в некоторых случаях, из-за деятельности барьеров коммуникации, получение информации может становиться невозможным.

Физические барьеры выступают в качестве помех материальной коммуникационной среды. Они могут проявляться в чрезмерном расстоянии между индивидами, задействованными в коммуникационном процессе, либо в треске и шуме, которые мешают приему звуковых сигналов, совместно с низкой пропускной способностью каналов связи и прочего.

Шум выступает в качестве главного барьера, возникающего на пути информации от отправителей к получателям. Шум является посторонней информацией, которая не имеет отношения к целям коммуникации, а также способствует ее искажению и созданию помех восприятия.

В данном случае может иметься ввиду как буквальная трактовка шума, который побуждает собеседников к повышению голоса, либо посторонние звуковые сигналы, среди которых: гул, потрескивания, вибрации, сбои в компьютерных программах и прочее. Возникновение шума может происходить в любые моменты и на любых этапах коммуникационных процессов.

Шум подразумевают в случаях, когда сообщения плохо кодируются (например, неразборчиво написаны), либо плохо расшифровываются (не могут быть прочитанными, являются непонятными), либо, когда коммуникационные каналы являются неэффективными (например, когда внимание получателя не сконцентрировано на сообщении).

Личностные барьеры представляют собой определенную совокупность коммуникативных помех, которые порождаются эмоциями человека, совместно с ценностной системой и неумением выслушать собеседника. 

Зачастую, личностные барьеры могут возникать из-за различных уровней образования, профессионального опыта, социально-экономического статуса и национальной принадлежности участников коммуникации. К данной категории также принято относить эмоциональную несовместимость индивидов, которая в ряде случаев может наносить значительный урон работы команды проекта в целом. 

В качестве одной из ключевых коммуникационных целей проектов выступает определение направленности деятельности, иначе говоря, направление поведения другого человека в необходимое русло. Вместе с тем, процессы общения подразумевают не только приложение усилий одной стороной, имеется ввиду совместная деятельность в целом.

Таким образом, без работы коммуникационных процессов люди не имели бы представления о том, что им необходимо делать, вследствие чего, проект не мог бы развиваться с наибольшей степенью эффективности. Иначе говоря, в качестве другой важнейшей коммуникационной функции выступает достижение согласованности действий между членами команды.