Составление бюджета и сметы для проекта

Особенности бюджета и сметы проектов 

В управлении проектами, объектом повышенной важности выступают финансы, поскольку именно их наличие выступает в качестве необходимого условия для успешной реализации проектов. Следует отметить, что успешные и опытные менеджеры зачастую становятся своего рода бухгалтерами, у которых присутствует управленческая функция, вместе с тем, они составляют смету проекта и формируют бюджет, а также прогнозируют развитие и реализуют контроль затрат в своих проектах. Общая совокупность всех представленных паттернов принято называть финансовым менеджментом. 

Основная разница между бюджетом и сметой заключается в том, что в смете проекта отображаются общие суммы, которые выделяются на каждый вид деятельности, либо на определенные объемы работ, в то время как в бюджете отражаются расходы за определенные временные периоды, совместно с информацией о затратах на каждый вид деятельности, либо на затратные центры, таким образом, бюджет проекта представляет собой план зачисления и реализации финансов в рамках функционирования определенной части проекта, либо целого проекта.

Несмотря на то, что в представленных понятиях существуют определенные различия, смета, также, как и бюджет, выступают в качестве главных инструментов, которые обеспечивают процесс непрерывного управления проектами, что, в свою очередь, выступает в качестве основы в системе проектного контроля. 

Сметы затрат проектов как способ повышения эффективности проектов

Смета затрат проектов имеет большое значение как для клиентов, так и для поставщиков (контрагентов). С помощью точного и правильного составления сметы для определенных типов работ происходит реализация точных решений в контексте разработок проектов, либо принимается решение о его завершении. 

В случае, если происходит недооценка затрат на первых фазах проекта, компании-собственники проектов могут нести значительные убытки и даже становиться банкротами. Вместе с тем, деятельность компании во многом зависит от ценовых положений на заключение договоров с позиции клиентов. В случае, если размер предполагаемой стоимости является слишком низким, это вызывает сомнения у контрагентов по поводу целесообразности заключения представленных контрактов, поскольку для него уровень прибыли будет слишком низким.

Низкая стоимость контрактов может отражать отсутствие учета некоторых характеристик, совместно с отсутствием их учета в ситуации предложения цены, либо свидетельствовать о наличии ошибок, допущенных в ситуации составления сметы. 

В случае, если команда проекта слишком переоценивает уровень затрат на выполнение проектов на начальных этапах, последствия этого могут быть весьма катастрофичными: при наиболее благоприятном раскладе благодаря раздутым показателям сметы цена проекта будет выходить за рамки бюджета, а при самом неблагоприятном – появится необходимость в упразднении проекта, совместно с тем, что собственники понесут колоссальные убытки. 

Так, информация об оценке проектных затрат, совместно с оценкой ожидаемого уровня прибыли должны быть точно отражены в смете, насколько это возможно реализовать на практике. Вместе с тем, благодаря проектным сметам должно происходить обеспечение наличия дополнительных финансов для реализации финансирования некоторых видов деятельности, в случае, если это будет необходимым. 

Формирование точной сметы выступает в качестве значимого этапа не только в начальных стадиях подготовки проектов, но и на всех жизненных циклах проектов. Представленные паттерны необходимы для того, чтобы возможным было отслеживание предполагаемых изменений, совместно с альтернативными способами выполнения определенных видов деятельности.

Без правильно составленной и просчитанной сметы, благодаря которой в дальнейшем формируется проектный бюджет, определение эффективного контроля над расходованием средств не представляется возможным для реализации. 

Для снижения уровня издержек, а также для их определения в качестве запланированных, в некоторых случаях, в рамках составления сметы применяют изменения к техническим требованиям, а также времени на выполнение необходимых задач. Зачастую, существует прямая связь между затратами на проект и временем его выполнения – так, чем меньше времени, тем выше уровень издержек. Вероятно, можно найти новые компромиссы, которые допускают экономию ресурсов при увеличении времени на выполнение проектов. 

В рамках поставленных проектных целей, в технических требованиях нередко могут возникать различные изменения, преодолеть которые становится возможным за счет определенных компромиссов.

Так, например, в случае, когда существует возможность экономии большего времени на проекты, чем это было запланировано изначально, появляется возможность экономии денежных средств, либо, наоборот, вероятно, в иных случаях более рациональным путем поведения будет являться реализация больших финансовых затрат для того, чтобы сдать проект в более сжатые сроки. Перечисленные факторы должны обязательно учитываться менеджерами для того, чтобы достигнуть общей и сбалансированной успешности в проекте.