Стандартизация и унификация

Стандартизация и унификация

У любой грамотной речи есть незаметная опора — грамматика. Мы не задумываемся о ней в разговоре, но именно она делает так, что слова складываются в понятные всем предложения. Стоит убрать общие правила — и вместо диалога начнётся хаос: каждый пишет по-своему, спряжения гуляют, знаки препинания расставлены наугад, и смысл тонет в разночтениях. Управленческие документы устроены точно так же. Их великое множество, они повторяются изо дня в день, и без общей «грамматики» документооборот превращается в языковую кашу. Стандартизация и унификация — это и есть грамматика деловых бумаг. Она задаёт единые правила «письма», чтобы любой документ читался одинаково ясно и в министерстве, и в небольшой фирме. Разберёмся, как устроена эта грамматика, из каких правил она состоит, сколько денег экономит и почему два её главных понятия невозможно оторвать друг от друга.

Почему деловому языку нужна грамматика

Управленческая информация живёт в документах — в огромных массивах бумаг и файлов. И у мирового документооборота есть общая черта: он повторяется. Одни и те же рабочие ситуации возникают снова и снова, для них уже сложились готовые способы разрешения, а сами действия неизменно фиксируются в документальной форме. Проблема в том, что количество таких документов порой раздувается до неоправданных размеров — как речь, перегруженная лишними словами. Чтобы обуздать эту тенденцию, и взялись за стандартизацию и унификацию.

Начнём с двух главных «правил грамматики».

По сути, это приведение разнородных бумаг к общей форме, структуре и языковым конструкциям.

Стандартизация — это деятельность по установлению характеристик и правил для многократного добровольного использования. В делопроизводстве она означает применение оптимальных норм и правил оформления документов, принятых в установленном порядке для общего и многоразового применения.

Уловите главную мысль сразу, чтобы дальше всё встало на места. Унификация — это как выработка единых правил языка: договорились, что у документа будет вот такая форма и вот такой набор частей. А стандартизация — это как закрепление этих правил в официальном учебнике грамматики, обязательном для всех. Одно понятие придумывает единообразие, другое — придаёт ему силу закона. Именно поэтому их почти всегда упоминают вместе: это две стороны одного дела.

Сколько стоит беспорядок в бумагах

Грамотная речь экономит силы собеседников — им не приходится переспрашивать. Точно так же общая грамматика документов экономит деньги, и вполне ощутимо.

Стандартизация и унификация дают прямой экономический эффект по трём направлениям:

• снижают затраты на составление, изготовление и оформление документов — не нужно каждый раз изобретать форму заново;
• снижают затраты на обработку документов — единообразные бумаги проще принять, проверить и провести;
• повышают оперативность — на составление документа уходит меньше времени.

Есть и косвенная выгода, которую труднее посчитать, но легко почувствовать. Когда документы качественнее по форме и содержанию, принимаемые на их основе решения становятся ближе к оптимальным. Чистый, понятный «текст» помогает не ошибиться в управлении — как ясно сформулированная мысль помогает собеседнику понять вас правильно с первого раза.

Правка «текста»: задачи совершенствования документа

Любой редактор, работая над текстом, решает две задачи: убирает лишнее и оттачивает нужное. Совершенствование документов идёт тем же путём — и начинается с реквизитов.

Они могут быть разными, но требования к ним всегда одинаковы. Именно форма, состав и входящие в неё реквизиты становятся объектами стандартизации и унификации.

Работа над реквизитами сводится к двум задачам: отобрать реквизиты для унификации и установить общие требования к тем из них, что включаются в разные документы. При этом действует важное условие — реквизиты должны полностью соответствовать назначению документа и методам его обработки. Лишнее «слово» в документе так же вредит, как канцелярит в живой речи.

Параллельно совершенствуется и сама форма документа. Здесь тоже две задачи:

• разумно сократить разнообразие документов по форме и правилам оформления — убрать ненужные «диалекты»;
• ввести обязательные ограничения, которые закрепляют самые эффективные правила и формы оформления.

Присмотритесь, зачем вообще сокращать разнообразие. Дело не только в скорости работы. Такие меры позволяют долго хранить архив документов без потери качества и удобства использования. Разнобой форм — это как библиотека, где каждая книга написана своим шрифтом и на своём наречии: через десять лет в ней не разберётся никто. Единая грамматика делает архив читаемым и спустя годы.

Учебник грамматики: стандартизация как процесс

Если унификация вырабатывает правила, то стандартизация издаёт по ним официальный учебник — и следит, чтобы по нему учились все.

У этого процесса несколько принципиальных черт. Прежде всего, стандартизация устанавливает на длительный срок общие государственные требования — стандарты, которые применяют при создании документов. Причём она не просто вводит нормы, обязательные для всех, но и гарантирует их соблюдение. Мало написать учебник — важно, чтобы по нему действительно писали.

Стандартизация предполагает унификацию качеств и свойств документов: единые правила, формы и размеры для всех бумаг. Но она делает и кое-что тоньше — закрепляет и распространяет именно те свойства документа, которые имеют самую серьёзную функциональную оправданность. То есть в «учебник» попадают не любые правила, а те, что дают наибольший управленческий эффект.

В России эту роль главного учебника грамматики долго выполнял ГОСТ Р 6.30-2003 — основной стандарт делопроизводства. Он применяется широко: по нему правильно составляют документы в организациях разных форм собственности, на него опираются при разработке внутренних правил, инструкций и стандартов управленческой деятельности. Именно на основе такого государственного стандарта по унификации системы документации создаётся унифицированная система документов с организационно-распорядительной функцией.

Работа по стандартизации приносит разные плоды. Специалисты разрабатывают стандарты на отдельные виды документов, регулирующие ту или иную сферу деятельности, а иногда — и на отдельные их части. Ещё одним итогом может стать выпуск норм по целой унифицированной системе документации.

Грамматика в масштабе страны: унифицированные системы

Правила языка не рождаются в одной семье — их вырабатывают для всего народа. Так и унификация документов проводится на государственном уровне и выливается в создание унифицированных систем документации.

Родилась эта работа из простой боли — неоправданного разнообразия документов. Встал вопрос об их серьёзном сокращении: приведении к единой форме, структуре, языковым конструкциям, а также к общим правилам составления, обработки и хранения информации.

В ходе такой работы происходит сразу несколько процессов:

1. Разработка, внедрение и функционирование унифицированных систем документации.
2. Создание комплексов отраслевых унифицированных форм документов.
3. Разработка отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику конкретной сферы.

Разрабатывают такие системы обычно высшие органы исполнительной власти — министерства и ведомства. Сегодня классификаторы готовят сразу по нескольким направлениям, в том числе в сфере социальной и технико-экономической информации.

По общегосударственному классификатору управленческой документации России действует целый набор систем — своего рода отдельные «грамматики» для разных отраслей. Среди них унифицированная система документации по труду, унифицированная система первичной учётной документации, унифицированная система банковской документации, а также системы, обеспечивающие работу финансовых учреждений, организаций культуры и спорта, Пенсионного фонда РФ и других. Каждая из них — свод правил для своего «наречия» делового языка, но все они построены на общих принципах.

Две стороны одной грамматики

Теперь соберём главное — то, ради чего мы и начали разговор о языке. Стандартизация и унификация тесно переплетены, но связь между ними можно объяснить с двух сторон, и обе верны.

С одной стороны, унификацию часто видят как эффективный метод стандартизации. Сначала вырабатывают единообразие форм и состава — а стандарт затем закрепляет это единообразие как норму. Правила языка складываются в живой практике, а учебник грамматики лишь фиксирует их.

С другой стороны, унификация документов может проводиться и самостоятельно. В этом случае стандартизация становится правовым закреплением требований унификации — то есть одним из способов её практического выражения. Правила могут существовать и до учебника, но именно учебник придаёт им обязательную силу.

Соберём всю «грамматику» деловых бумаг в один свод.

• Унификация документов — единообразное установление форм и состава документов, фиксирующих одинаковые управленческие функции. Стандартизация — установление правил и характеристик для многократного добровольного применения и закрепление их как обязательных норм.
• Экономическая эффективность: прямая — снижение затрат на составление, изготовление, оформление и обработку документов плюс рост оперативности; косвенная — приближение решений к оптимальным за счёт роста качества документов.
• Задачи совершенствования: отбор реквизитов для унификации и единые требования к ним (с учётом назначения документа и методов обработки), а также сокращение разнообразия форм и введение обязательных ограничений — это ещё и продлевает жизнь архива.
• Стандартизация как процесс: установление на длительный срок общих государственных требований, гарантия их соблюдения и закрепление функционально оправданных свойств документа. Ключевой стандарт делопроизводства — ГОСТ Р 6.30-2003.
• Государственный уровень: создание унифицированных систем документации (УСД) силами министерств и ведомств; разработка отраслевых форм и классификаторов. Примеры систем — по труду, первичная учётная, банковская и другие.
• Взаимосвязь понятий: унификация — метод стандартизации; при самостоятельной унификации стандартизация выступает правовым закреплением её требований. Работают только в паре.

Главный вывод прост: стандартизация и унификация — это грамматика делового языка. Она не пишет документы за нас, но задаёт правила, по которым любая бумага становится понятной, быстрой в обработке и пригодной для долгого хранения. Понимая устройство этой грамматики — её правила-реквизиты, учебник-стандарт и общегосударственные «своды наречий», — вы видите за сухими словами «стандартизация и унификация» не бюрократическую формальность, а тот самый механизм, благодаря которому управленческая информация говорит на одном языке от министерства до небольшой конторы.