Документооборот на предприятии

Что такое документооборот на предприятии

Работа с документами пронизывает всю деятельность любой организации. От того, насколько грамотно выстроено движение бумаг и файлов, зависят и скорость обработки данных, и общая устойчивость компании. Рассмотрим, что именно понимают под документом и документооборотом, из каких шагов складывается этот процесс и почему бизнес всё активнее переходит к его автоматизации.

Понятие документа и документооборота

Опираясь на такое понимание, к документам стоит причислять далеко не только привычные на бытовом уровне бумажные носители - отчёты, справки и подобные им материалы. Сюда же попадают компьютерные файлы и электронная почта. Более того, применявшиеся в древности глиняные таблички, берестяные грамоты, папирусы и прочие похожие предметы тоже относятся к категории документов.

Отсюда следует, что документы задействованы в работе хозяйствующих субъектов, а немалая часть исторических образцов обладает ещё и культурной значимостью. Ответственность за документальный фонд организации несёт лично её руководитель.

Документооборот входит в состав делопроизводства, то есть всей совокупности процедур, связанных с обработкой документов на протяжении их пути от создания до сдачи в архив. Умелая организация делопроизводства и оборота бумаг относится к первостепенным задачам компании наравне с её основной производственной деятельностью. Причина проста: чётко налаженные процессы поддерживают стабильную работу предприятия и обеспечивают высокую скорость обработки сведений. Всю эту деятельность ведут в рамках требований законодательства.

Этапы документооборота на предприятии

Технологическая цепочка, по которой документы движутся и обрабатываются, разбивается на несколько последовательных шагов:

1. приём поступающих на предприятие документов;
2. первичная обработка входящих материалов - их предварительный просмотр, распределение и регистрация;
3. передача документов на исполнение;
4. информационно-справочная работа с ними;
5. непосредственное исполнение - составление, согласование и оформление;
6. отправка адресату либо помещение в дело;
7. контроль исполнения, который сопровождает весь процесс работы с документами.

Формы документооборота

Любой из описанных выше шагов допустимо выполнять двумя способами. Первый - традиционный, когда работа ведётся на бумажном носителе. Второй опирается на автоматизированную технологию и предполагает использование электронного носителя.

Когда документооборот организован через автоматизированную информационную систему, его называют электронным документооборотом.

Автоматизация документооборота на предприятии

Автоматизация оборота документов служит значимым фактором, благодаря которому компания способна выходить на высокие результаты.

Крупные игроки рынка, как правило, опираются на передовые мировые практики построения бизнес-процессов. Многие из них предпочитают внедрять на своих площадках мощные компьютерные системы управления процессами - например, SAP Business Suite, Microsoft Dynamics AX и другие решения такого класса.

К концептуальным относят рост эффективности бизнес-процессов, приведение работы в соответствие с корпоративными стандартами, повышение капитализации фирмы и тому подобное.

Проблемные причины выглядят иначе. Сюда входят замедление принятия решений по мере расширения масштабов бизнеса, неэффективность управленческого аппарата, увеличение доли ошибочных решений, а также рассогласованность между целями отдельных подразделений и интересами компании в целом.