Что превращает гору цифр в основу для решений

Что превращает гору цифр в основу для решений

Любая организация ежедневно производит поток чисел, названий, дат и кодов. Сами по себе они мертвы: строка «500 тонн» ничего не говорит, пока не ясно, о чём речь, для кого и когда. Управленец не может опираться на разрозненные обрывки данных — ему нужна информация, приведённая в порядок, проверенная и поданная в удобном виде. Именно за это отвечает информационное обеспечение. Оно превращает хаос учётных записей в фундамент, на котором стоят управленческие решения.

Разберём, как из мельчайшей единицы данных вырастает целая система, чем бумажный документ отличается от файла в базе данных и что нужно продумать, прежде чем всё это заработает.

От атома к системе: лестница информационных единиц

Экономическая информация устроена не хаотично, а по строгой иерархии. Начинается всё с самого маленького кирпичика и постепенно поднимается до уровня, охватывающего весь объект управления.

• Реквизит — неделимая единица, отдельное свойство объекта. При машинной обработке его называют «полем», «атрибутом» или «элементом». Дальше дробить его уже некуда. Реквизиты бывают двух сортов: реквизиты-признаки описывают качественную сторону (например, наименование подразделения и его код), а реквизиты-основания — количественную (скажем, численность сотрудников).
• Показатель — следующая ступень. Это законченное высказывание, где качество и количество соединяются вместе. Именно из показателей складывается содержание базы данных. Пример: план поставок меди для поставщика ООО «Крокус» на 2015 год — 500 тонн. Здесь есть и что, и сколько, и для кого.
• Информационное сообщение рождается, когда несколько показателей собираются в документе.
• Информационный массив — это уже набор однородных документов, сгруппированных по общему признаку.
• Информационный поток объединяет массивы, которые используются при решении управленческих задач.
• Информационная система венчает всю конструкцию. На вершине иерархии она содержит всю информацию о рассматриваемом объекте.

Логика проста: поднимаясь по этой лестнице, мы каждый раз собираем более крупный смысл из более мелких деталей. И как только речь заходит о построении информационной системы и информационных технологий, возникает потребность в особой подсистеме, которая всем этим богатством распорядится. Её и называют информационным обеспечением.

Что такое информационное обеспечение и зачем оно нужно

Информационное обеспечение (ИО) — ключевой элемент любой информационной системы (ИС) и информационных технологий (ИТ). Оно отражает состояние управляемого объекта и служит той базой, на которую опираются, когда принимают управленческие решения. Без него система превращается в набор технических средств без цели.

В состав ИО входит несколько составляющих:

• показатели;
• справочные данные;
• классификаторы и коды;
• унифицированная система документации;
• информационные массивы (файлы).

Две среды обитания информации

Самое любопытное в ИО — то, что оно живёт сразу в двух мирах. Один доступен человеку напрямую, другой — только через технику. Отсюда и деление на два вида.

Внемашинное ИО — это всё, что человек воспринимает без помощи технических средств. Прежде всего сюда относятся управленческие документы, в которых и содержатся экономические показатели. Бумажный документ — это информация на естественном языке, зафиксированная от руки или напечатанная на бланке. К внемашинной части относят также сами показатели с их характеристиками (объём, время) и связями, классификаторы и коды, унифицированную систему документации и формы вывода результатов обработки.

Здесь кроется важный нюанс. Чтобы данные из бумажного документа смогла обработать машина, их сначала нужно закодировать и классифицировать. Без этого перевода компьютер попросту не поймёт, с чем имеет дело.

Внутримашинное ИО располагается на машинных носителях и состоит из файлов — либо в виде отдельных наборов, либо как база данных. По сути это специально организованные данные, готовые к автоматизированному хранению, накоплению, обработке, поиску и передаче в форме, которую техника воспринимает без труда.

Что продумать до запуска

Информационное обеспечение не появляется само собой — его проектируют. И начинать приходится не с техники, а с понимания того, ради чего вообще существует организация. Вот из чего складывается подготовка.

1. Разобраться в целях. Нужно ясно представлять цели, задачи и функции всей системы управления. Без этого невозможно понять, какие данные вообще потребуются.
2. Проследить движение информации. Важно увидеть путь данных от момента появления до использования на разных уровнях управления. Обычно это представляют наглядно — в виде схем информационных потоков.
3. Навести порядок в документообороте. Систему обращения документов совершенствуют, убирая лишнее и дублирующее.
4. Ввести классификацию и кодирование. Единая система кодов позволяет данным свободно переходить из внемашинной среды во внутримашинную.
5. Построить модели. Здесь пригодится методология создания концептуальных информационно-логических моделей, которые показывают, как разные сведения связаны между собой.
6. Создать массивы на носителях. Финальный шаг — сформировать информационные массивы на машинных носителях, используя современное техническое обеспечение.

На практике разработчики определяют состав нужных показателей для каждой управленческой функции, их характеристики и связи, составляют классификаторы и коды, наполняют входные и выходные документы, организуют информационный фонд и определяют состав базы данных.

Почему это важнее, чем кажется

Легко воспринимать ИО как скучную техническую рутину. Но за ней стоит вполне ощутимая ценность: чем лучше организована информация, тем достовернее и своевременнее данные, на которых руководитель строит выбор. Развитие рыночных отношений только повышает планку — управлять экономикой на глазок больше не получается. Управление и есть, по сути, непрерывный сбор, обработка и передача информации ради того, чтобы вынести решение.

Информационное обеспечение делает этот круговорот осмысленным. Оно берёт разрозненные реквизиты, поднимает их по лестнице до уровня системы, раскладывает по двум средам и подаёт в том виде, который нужен и человеку за столом, и машине в серверной. Именно поэтому его называют не вспомогательной деталью, а важнейшим элементом всей информационной конструкции.