Разработка стандартов организации: этапы и структура

Разработка стандартов организации

У каждого государства есть конституция — главный документ, который никому не подчиняется извне, но задаёт единые правила игры для всех внутри страны. Компания устроена похоже. Она живёт по законам страны, но внутри своих стен вправе написать собственный свод правил — как выпускать продукцию, как вести процессы, как обслуживать клиентов. Этот внутренний закон называется стандартом организации. Он не перечёркивает государственные правила, а надстраивается над ними, наводя порядок там, куда общий закон не дотягивается. Разберёмся, как компания пишет свою «конституцию качества», на что она опирается, из каких глав состоит и почему без неё даже сильное предприятие рискует жить по устным договорённостям.

Кто пишет собственный закон

Прежде чем говорить о своде правил, определимся, кто вообще вправе его издавать.

Определение 1

Организация — это юридическое лицо, у которого есть в собственности, ведении или управлении обособленное имущество и которое отвечает этим имуществом по своим обязательствам.

Такое лицо действует от своего имени: приобретает и реализует имущественные и личные неимущественные права, исполняет обязанности, может выступать ответчиком в суде и иметь самостоятельный баланс или смету. Регистрация обязательна, а сама организация бывает частной или государственной. Под это определение попадает множество форм — фирма, учреждение, предприятие, корпорация, благотворительная организация, розничный магазин, ассоциация, а также любые их подразделения.

Теперь о самой «конституции».

Стандарт организации (СО) — это внутренний нормативный документ, который компания разрабатывает и утверждает самостоятельно, чтобы решать собственные задачи, управлять качеством и повышать конкурентоспособность.

Замечание 1

Уловите главную мысль. Стандарт организации — не копия государственного стандарта и не его замена. Это внутренний закон, который компания пишет под себя: под свою продукцию, свои процессы, свой рынок. Но, как и региональный закон не может противоречить конституции страны, СО не имеет права идти вразрез с национальными стандартами и техническими регламентами своей сферы. Свобода тут велика, но не безгранична — и в этом балансе вся суть.

На чём держится этот закон

У любой конституции есть правовой фундамент. У стандарта организации он тоже есть — и вполне конкретный.

Разработку и внедрение СО регулирует статья 17 Федерального закона РФ «О техническом регулировании». Именно она задаёт рамку: стандарты организации не должны противоречить требованиям национальных стандартов и технических регламентов, действующих в её области. Более того, при разработке СО нельзя устанавливать характеристики, параметры и показатели, которые расходятся с национальными стандартами. Это касается и тех документов, что обеспечивают применение правил ИСО, МЭК и других международных организаций, к которым присоединилась Россия, а также стандартов, изданных ради международных обязательств государства.

Обратите внимание, где кончается свобода и начинается самостоятельность. Порядок разработки, учёта, изменения и утверждения своих стандартов компания устанавливает сама — но с оглядкой на статьи 11 и 12 того же закона. Она вправе самостоятельно регулировать тиражирование, хранение, распространение и даже ликвидацию утверждённых ею документов. Иными словами, государство очерчивает границы поля, а внутри него компания играет по своим правилам. И разрабатываются СО с учётом национальных стандартов общетехнических систем и других государственных стандартов, распространяющихся на продукцию, работы и услуги компании.

Важная деталь: стандарт организации утверждается без срока действия. Ограничить его во времени может только само предприятие своим решением.

Что можно вписать в свод правил

Конституция регулирует не одну сферу жизни, а множество. Точно так же и стандарт организации способен охватить самые разные объекты. Компания вправе распространить его на продукцию, услуги и процессы, которые применяет у себя, а также на то, что создаёт и поставляет на внутренний и внешний рынок, и на работы, выполняемые для сторонних заказчиков по договорам.

Объектами стандартизации в организации могут быть:

детали, составные части и сборочные единицы, разрабатываемые для выпускаемой продукции;
процессы организации и управления производством;
процессы менеджмента и маркетинга компании;
инструменты и технологическая оснастка, применяемые в работе;
технологические требования, нормы и процессы — с учётом безопасности для жизни и здоровья людей, окружающей среды и целостности имущества;
методы испытаний, измерений, анализа и методики проектирования;
услуги, которые оказывает организация, включая социальные;
номенклатура материалов, сырья и комплектующих;
процессы работ на разных стадиях жизненного цикла продукции.

Пример 1

Представьте завод, который выпускает сложный прибор. Одним стандартом он закрепляет размеры собственной уникальной детали, другим — порядок приёмки сырья от поставщиков, третьим — методику испытаний готового изделия, четвёртым — правила работы отдела маркетинга. Каждый из этих документов — отдельная «статья» внутренней конституции, а вместе они складываются в цельный правовой кодекс предприятия, где ничто не пущено на самотёк.

Стандарты организации пишут и ради того, чтобы применить у себя национальные российские стандарты, а также региональные, международные и национальные стандарты других государств. Отдельная и особенно интересная задача — освоение принципиально нового: новых видов продукции, услуг, процессов, методик испытаний, нетрадиционных технологий и свежих принципов управления производством.

Зачем компании собственная конституция

Ни одно государство не пишет конституцию ради самого текста — за ней всегда стоят цели. У стандартов организации цели те же, что и у национальных стандартов, и их удобно собрать в один список:

совершенствование производственного процесса;
улучшение качества продукции, работ и услуг;
распространение и применение знаний, исследований и разработок из разных областей;
повышение конкурентоспособности продукции;
рациональное использование ресурсов;
техническая и информационная совместимость;
взаимозаменяемость продукции и услуг;
обеспечение научно-технического прогресса.

Замечание 2

Присмотритесь к тому, как эти цели связаны между собой. Качество, конкурентоспособность и экономия ресурсов — не отдельные пункты, а звенья одной цепи. Стандарт наводит порядок в процессе, порядок повышает качество, качество усиливает позиции на рынке, а грамотное расходование ресурсов делает всё это выгодным. Основное назначение СО как раз в этом: решать внутренние задачи и слабости компании, управляя качеством и повышая её конкурентоспособность. Конституция пишется не для полки, а ради живого результата.

Шесть глав рождения стандарта

Конституцию не принимают за один вечер — её готовят поэтапно. У стандарта организации таких этапов шесть, и пропустить любой из них — значит получить документ, который не работает.

Глава первая. Проверка целесообразности.
Всё начинается с простого вопроса: а нужен ли этот стандарт вообще? На этом шаге взвешивают, решит ли будущий документ реальную задачу компании. Цели разработки СО, напомним, совпадают с целями создания национальных стандартов.

Глава вторая. Назначение ответственного.
Организуется сама разработка: выбирают человека, который поведёт проект. Это может быть начальник ОТК, отдел стандартизации, главный технолог или другой компетентный сотрудник.

Глава третья. Сбор информации.
Чтобы стандарт получился сильнее уже накопленного опыта, собирают данные об объекте. Рабочая группа утверждает состав этой информации, и в него входят:

нормативные требования к объекту стандартизации;
стандарты, применяемые к аналогичным объектам;
результаты исследований, полезные для выявления проблем объекта;
показатели качества.

Глава четвёртая. Первая редакция проекта.
После анализа собранного группа выделяет пригодные данные и разрабатывает проект стандарта первой редакции. Его изучают заинтересованные лица.

Глава пятая. Доработка и экспертиза.
Проект доводят до окончательной редакции, согласуют и отправляют на экспертизу. К контролю можно привлечь специалистов технического комитета по стандартизации. Кстати, перед утверждением стандартов на продукцию, работы или услуги экспертизу компания вправе провести собственными силами — если в ней есть квалифицированные специалисты.

Глава шестая. Утверждение и регистрация.
Финальный аккорд. Стандарт утверждают подписью руководителя или организационно-распорядительным документом — постановлением, приказом либо распоряжением. При внедрении составляют и утверждают план организационно-технических мероприятий, прописывают правила процедуры утверждения и определяют срок введения в действие. Затем решают, как донести информацию до структурных подразделений, которые и определят порядок распространения стандарта.

Как это выглядит на практике? Техническое задание на разработку утверждает руководитель организации — он ставит личную подпись на титульном листе проекта и издаёт приказ. В случае одобрения дата внедрения тоже фиксируется в приказе. Так абстрактный «шестишаговый маршрут» превращается в конкретную цепочку подписей и документов, за каждой из которых стоит ответственное лицо.

Как оформляется текст закона

У настоящей конституции важен не только смысл, но и форма — вплоть до того, каким шрифтом она набрана. Стандарт организации в этом смысле строг.

Проект оформляют машинным способом, используя шрифты Arial и Symbol. Расстояние между заголовками и разделами — не менее четырёх высот основного шрифта. Абзацный отступ одинаков по всему тексту и равен пяти знакам. Левое поле — не менее 20 мм. Буквы греческого и других алфавитов, формулы и условные обозначения при необходимости вписывают чёрной тушью или пастой, а плотность вписанного текста должна быть близка к печатной. Если таблицы, чертежи, диаграммы и другой графический материал нельзя выполнить машинным способом, их тоже наносят чёрной тушью или пастой. И ещё одно требование: документ должен качественно воспроизводиться любыми способами репрографии — то есть легко копироваться и тиражироваться.

Как и у конституции есть преамбула, статьи и заключительные положения, у стандарта организации своя обязательная структура элементов:

титульный лист и предисловие;
содержание и вводная часть;
наименование и область применения;
термины и определения;
обозначения и сокращения;
нормативные ссылки;
обозначения;
библиография;
библиографические данные.

Инструмент обновления, а не формальность

Стоит увидеть в стандарте организации не бумажную повинность, а рычаг развития. Анализ показывает: в России действует множество нормативных документов, но именно на уровне отдельной компании целесообразнее всего опираться на собственные СО.

Замечание 3

Обратите внимание на роль этих стандартов в масштабах страны. Сегодня СО — эффективный инструмент модернизации отечественной нормативной базы в сфере технического регулирования. Закон даёт компаниям широкие возможности, и разумнее использовать их по максимуму: разрабатывать и активно апробировать собственные стандарты. Ведь именно в них отражены главные требования к качеству продукции, услуг и работ. Более того, организация, разработавшая и утвердившая стандарт на продукцию, вправе предложить на его основе создать национальный стандарт — так внутренняя «конституция» одной компании способна дорасти до общего закона отрасли.

Соберём всю «конституцию» в один свод.

Организация — юридическое лицо с обособленным имуществом, отвечающее им по обязательствам. Стандарт организации (СО) — внутренний нормативный документ, который компания разрабатывает и утверждает сама для решения своих задач, управления качеством и роста конкурентоспособности.
Правовая основа: статья 17 ФЗ «О техническом регулировании». СО не должен противоречить национальным стандартам и техническим регламентам; порядок разработки компания устанавливает сама с учётом статей 11 и 12. Утверждается без срока действия.
Объекты стандартизации: детали и сборочные единицы, процессы производства и управления, менеджмент и маркетинг, оснастка, технологические процессы, методы испытаний и измерений, услуги, номенклатура материалов, стадии жизненного цикла.
Цели: совершенствование производства, качество, конкурентоспособность, рациональное использование ресурсов, техническая и информационная совместимость, взаимозаменяемость, научно-технический прогресс.
Шесть этапов разработки: проверка целесообразности → назначение ответственного → сбор информации → первая редакция проекта → доработка, согласование и экспертиза → утверждение и регистрация.
Оформление: машинный способ, шрифты Arial и Symbol, левое поле не менее 20 мм, абзацный отступ в пять знаков, пригодность к репрографии. Структура: титульный лист, предисловие, содержание, область применения, термины, обозначения, нормативные ссылки, библиография и другие элементы.
Роль СО: инструмент модернизации нормативной базы; на его основе можно предложить национальный стандарт.

Главный вывод прост: разработка стандартов организации — это написание внутренней конституции компании. Она подчиняется законам страны, но внутри своих границ задаёт единые и обязательные правила игры для всех. Понимая, как устроен этот документ — на чём он держится, что охватывает, из каких глав рождается и как оформляется, — вы видите за сухой аббревиатурой «СО» не формальную бумагу, а живой инструмент, с помощью которого предприятие само наводит порядок, растит качество и укрепляет своё место на рынке.

Разработка стандартов организации