Зачем нужна матрица RACI при внедрении СМК и как её собрать

Зачем нужна матрица RACI при внедрении СМК

Представьте проект по построению системы менеджмента качества, в котором задействованы десятки людей. Без ясного разграничения ролей одни задачи дублируются, а другие остаются ничьими. Чтобы устранить эту путаницу ещё на старте, распределение ролей и зон ответственности сводят в понятную таблицу — матрицу ответственности и полномочий.

Суть и предназначение инструмента

Разработка и внедрение СМК начинаются с решения важного вопроса: за какими подразделениями и должностными лицами закрепить конкретные полномочия и ответственность. Всё это подчинено одной логике — чтобы политика в области качества воплощалась в жизнь, цели достигались, а каждая задача обретала своего исполнителя. Здесь и приходит на помощь специальный инструмент, известный под вторым именем — матрица RACI.

С её помощью роли внутри системы менеджмента качества перестают быть размытыми. Обычно инструмент оформляют таблицей: по горизонтали размещают задачи или результаты, которых ждут от СМК, а по вертикали — участников. В роли участников могут выступать как отдельные сотрудники, так и должностные роли, причём второй вариант предпочтительнее — при смене кадров такая схема не рассыпается.

Само название складывается из начальных букв четырёх английских слов. Каждое слово описывает свой формат участия в задаче — от прямого исполнения до простого информирования.

Четыре роли RACI и правила их назначения

Разберём каждую роль по отдельности вместе с ограничениями, которые действуют при её назначении:

• R (Responsible) — исполнитель, который своими руками выполняет работу. Такой участник обязательно закрепляется за каждой задачей, минимум один, однако при необходимости их может быть и несколько.
• A (Accountable) — тот, кто принимает готовый результат у исполнителя и отвечает за него. На задачу приходится ровно один такой участник — ни двух, ни ноля. Как исключение, чаще всего в маленьких коллективах, одному человеку достаются сразу роли A и R, хотя специалисты этого не приветствуют; тогда в ячейке пишут только «A».
• C (Consulted) — эксперт, с которым по ходу выполнения задачи обязательно советуются. Эта роль факультативна и присутствует не всегда.
• I (Informed) — участник, получающий сведения о принятых решениях и продвижении работ, но лишённый возможности на них воздействовать. Как и «C», данная роль необязательна.

Почему компании выбирают именно RACI? Прежде всего из-за её международной узнаваемости: инструмент распространён по всему миру, и зарубежные партнёры без пояснений улавливают, как устроена система менеджмента качества. Вдобавок матрица выручает в нескольких типовых ситуациях:

• в управлении проектами, особенно на стадии планирования;
• при формализации действующего бизнес-процесса или проектировании нового;
• при выводе нового продукта или услуги.

Иначе говоря, инструмент даёт возможность выполнять эти работы результативнее, а вместе с тем поднимать качество и продукции, и процессов.

Порядок построения матрицы

Собирают матрицу при создании и внедрении СМК по определённому алгоритму. На первом шаге столбцы заполняют задачами, промежуточными результатами и этапами бизнес-процесса — то есть перечисляют все действия, которым требуются ответственные. Дальше строки отводят под роли или конкретных людей.

Затем по каждой задаче сперва ставят «A», а вслед за ним — «R». Как только эти опорные роли расставлены, оценивают оставшихся участников: с кем-то предстоит консультироваться, кого-то достаточно уведомлять. При положительном решении в нужных ячейках проставляют «C» и «I» — после чего матрица готова. Один нюанс: разумнее заполнять её вместе с коллегами, ведь иначе последующие согласования и правки затянутся надолго.

Расширенные роли матрицы

Базовый набор RACI — не догма, и схему при желании наращивают дополнительными обозначениями:

• S (Support) — помощник исполнителя (R), поддерживающий его в решении задачи;
• Q (Quality) — контролёр, сверяющий результат с заявленными требованиями к качеству;
• V (Verifier) — лицо, отвечающее за приёмку готового продукта;
• S (Signatory) — тот, кто визирует передачу продукта в эксплуатацию;
• O (Out of the loop) — пометка для тех, кого умышленно исключают из работы над задачей.

Типичные ошибки

При составлении матрицы легко наступить на привычные грабли. Среди них — нагромождение нескольких букв в одной ячейке, избыточное уведомление и консультирование, слишком большое число исполнителей одной задачи, отсутствие у сотрудника ролей R или A, а также подмена ролей именами конкретных людей.

Итак, матрица ответственности и полномочий, она же матрица RACI, — удобное средство отслеживать роли всех заинтересованных сторон в привязке к задаче или ожидаемому результату работы СМК. Наибольшую отдачу она приносит в больших организациях, где множество специалистов принимают решения, а эксперты представляют разные направления. Такой подход помогает заранее отсекать неудачные решения и не допускать появления несоответствий.