Стрелочная диаграмма: как спланировать оптимальные сроки работ

Как спланировать оптимальные сроки работ

Успех любого проекта во многом зависит не только от того, что именно предстоит сделать, но и от того, когда каждый шаг будет выполнен. Стоит перепутать очередность работ или занизить сроки — и вся цепочка начинает буксовать. Чтобы этого избежать, ещё до старта важно продумать, в каком порядке и за какое время выполняются все необходимые действия. Именно с этой задачей помогает справиться стрелочная диаграмма: она наглядно раскладывает работы по этапам и срокам, давая уверенность в том, что запланированное время подобрано разумно.

Общие сведения о стрелочной диаграмме

О высоком качестве работы организации говорит то, насколько быстро и успешно она достигает поставленных целей. Но самому выполнению работ всегда предшествует их планирование — и чтобы сроки оказались оптимальными, в ход идёт такой инструмент качества, как стрелочная диаграмма.

Прежде чем браться за её построение, нужно выполнить два условия. Во-первых, определить проблемы, которые требуют решения. Во-вторых, составить перечень необходимых мер вместе со сроками и этапами их реализации. Эти условия обычно выясняют после применения хотя бы одного из подготовительных инструментов — диаграммы сродства, диаграммы связей, дерева решений или таблицы качества.

По своей сути стрелочная диаграмма показывает ход проведения работ: она наглядно демонстрирует, в каком порядке и за какое время выполняются разные этапы. Благодаря этому те, кто управляет процессом, получают уверенность в том, что время на всю работу и на отдельные её этапы распределено оптимально — с прицелом на конечную цель.

Такой подход объясняет, почему инструмент широко применяют в трёх направлениях:

• планирование работ, в том числе производственных;
• последующий контроль за тем, как эти работы выполняются;
• разработка различных проектов.

Привлекает стрелочная диаграмма прежде всего наглядностью, а также тем, что её легко освоить и применять. Есть у неё и слабое место: здесь нет правил отбора и критериев, по которым можно было бы оценить перспективность и эффективность разных вариантов выполнения работ. Именно поэтому часть менеджеров отказывается от её построения. Но там, где инструмент всё же используют, на выходе получается конкретный план работ, который обеспечивает своевременное и планомерное достижение целей.

Построение диаграммы Ганта и сетевого графика

В рамках традиционного планирования стрелочную диаграмму строят в одном из двух форматов — в виде диаграммы Ганта либо в виде сетевого графика.

Начинают всегда одинаково. Сперва определяются с задачей, которую предстоит решить. Затем собирают нужные данные — в том числе с помощью других инструментов качества. После этого выделяют мероприятия (работы) и назначают сроки их выполнения. Если этапы связаны между собой сложной зависимостью, эти взаимосвязи тоже отражают на диаграмме. И только потом выбирают конкретный формат — диаграмму Ганта или сетевой график, ведь именно от этого выбора зависит дальнейший порядок построения.

Как строится диаграмма Ганта

Построение начинается с таблицы. В её левый столбец сверху вниз заносят наименования мероприятий — в том порядке, в котором они выполняются. Дальше подбирают удобную периодичность контроля: недели, месяцы, кварталы или любой другой интервал. Выбранную периодичность проставляют в верхней строке таблицы.

Теперь дело за стрелками. В строке каждого мероприятия рисуют стрелку: её начало приходится на столбец с запланированной датой старта работы, а конец — на столбец с запланированной датой её завершения. Так одна стрелка сразу показывает и сроки, и продолжительность каждого этапа.

Как строится сетевой график

Здесь порядок иной. Сначала записывают список мероприятий, присваивая каждому порядковый номер, — снова сверху вниз, в порядке реализации. Затем мероприятия разбивают на группы по общему признаку: одинаковому сроку начала выполнения.

Для каждой такой группы с левой стороны листа рисуют столбец из окружностей (или квадратов), расположенных одна под другой. Количество фигур должно совпадать с числом мероприятий, а внутри них проставляют порядковые номера.

Порядок выполнения показывают стрелками, соединяющими окружности. Стрелка берёт начало у того мероприятия, от завершения которого зависит старт следующего, и заканчивается на этом зависимом мероприятии. Над каждой стрелкой указывают планируемую продолжительность того мероприятия, из которого она выходит.

Что выбрать: сравнение форматов

У каждого формата свои сильные стороны. Диаграмма Ганта удобна тем, что мероприятия и сроки их выполнения видны одновременно. Информация подаётся в привычном табличном виде, а значит, легко воспринимается. К тому же построить её проще, чем сетевой график — во многом поэтому она и получила такое широкое распространение.

Сетевой график выигрывает в другом. Он способен отразить сложные взаимозависимости между мероприятиями. Если работы идут в ускоренном режиме или, наоборот, с задержками, сетевой график быстро подскажет, на какие связанные этапы это повлияет и как отразится на итоговых сроках. С диаграммой Ганта проделать подобное практически невозможно.