Нормативные документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций

Нормативные документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций

Любой бизнес — от небольшого магазина до крупного предприятия — рано или поздно сталкивается с наличными деньгами. И как только в дело вступают банкноты и монеты, вступает в силу целый свод правил, нарушать которые нельзя. Небрежность здесь оборачивается штрафами, а иногда и невозможностью взыскать украденное с виновного сотрудника. Государство не оставляет обращение наличности на усмотрение самих компаний: порядок приёма, хранения и выдачи денег жёстко прописан в нормативных актах. Разберём, что закон понимает под кассовыми операциями, какие документы задают правила, какие обязанности ложатся на каждую организацию, как оформляется работа кассира и каким требованиям должно отвечать само помещение кассы.

Что закон понимает под кассовыми операциями

Начнём с базового понятия — без него весь дальнейший разговор о правилах повисает в воздухе.

Проводить их могут как сами хозяйствующие единицы, так и финансовые учреждения.

Если посмотреть на явление шире, кассовые операции представляют собой комплекс материально-технических процедур, суть которых сводится к трём действиям: приём, хранение и выдача наличности. Все эти процедуры не отданы на волю компаний, а регламентируются действующим банковским и финансовым законодательством. Главным же регулятором порядка их проведения в России выступает Банк России.

В деятельности финансовых учреждений такие операции занимают весомую долю среди всех банковских операций и считаются одним из важнейших их видов. В самом общем смысле кассовыми можно назвать любые операции, напрямую связанные с движением наличной денежной массы.

Почему кассовые операции важны и для банка, и для клиента

Может показаться, что речь идёт о рутинной технической процедуре. На деле за ней стоит нечто большее — доверие.

Своевременная выдача наличных по требованию клиента — один из ключевых аспектов работы любого банка. Именно от неё зависит, насколько клиент доверяет учреждению и насколько свободно он может распоряжаться собственным капиталом. Задержка или отказ мгновенно подрывают репутацию банка.

Три главных нормативных документа

Теперь перейдём к сути темы — документам, на которых держится весь порядок. Среди актов, задающих правила проведения кассовых операций, выделяют три ключевых:

1. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации — утверждено Советом директоров Центрального банка РФ.
2. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации — утверждён решением Совета директоров Банка России.
3. Постановление Правительства РФ об утверждении положения по применению контрольно-кассовых машин при денежных расчётах с населением, а также перечня отдельных категорий предприятий, организаций и учреждений, которые в силу специфики деятельности или особенностей местонахождения вправе вести расчёты с населением без применения ККМ.

Обратите внимание на распределение ролей: первые два документа исходят от Банка России, третий — от Правительства. Вместе они и формируют правовой каркас, обязательный для всех.

Что обязана делать каждая организация

Перечисленные акты действуют одинаково для всех — независимо от организационно-правовой формы. Будь то коммерческое предприятие, хозяйствующая единица или бюджетное учреждение, набор обязанностей един:

• приходовать полученные наличные в кассу, а свободные денежные средства хранить в банковском учреждении;
• рассчитываться с кредиторами и контрагентами преимущественно безналично, а наличными — лишь в пределах суммы, установленной Банком России;
• иметь кассу и обязательно кассовую книгу для проведения расчётов наличными;
• соблюдать лимит остатка наличных в кассе, установленный ЦБ РФ;
• принимать наличные от физических лиц только через контрольно-кассовые аппараты и с соблюдением требований нормативных документов.

Отдельно стоит выделить ограничение по сумме. На сегодняшний день нормативными актами закреплён предельный размер расчётов наличными между хозяйствующими единицами — 60 тыс. рублей в рамках одного платежа. Всё, что выходит за эту границу, должно проходить безналичным путём.

Кассир: назначение и материальная ответственность

Наличные деньги не могут храниться «сами по себе» — за них всегда отвечает конкретный человек. Поэтому в штате организации предусматривается должность кассира, несущего материальную ответственность за сохранность денег.

Оформление этого сотрудника строится в несколько обязательных шагов:

• издаётся приказ о приёме на работу кассира;
• руководитель под расписку знакомит его с Порядком ведения кассовых операций в РФ;
• с сотрудником подписывается договор о полной материальной ответственности.

Именно подписанный договор превращает кассира в полностью ответственное лицо. На него ложится ответственность за:

• сохранность наличных денег в кассе;
• корректное оформление первичной кассовой документации — приходных и расходных кассовых ордеров и прочих документов;
• ведение кассовой книги;
• сохранность всех принятых товарно-материальных ценностей;
• ущерб организации, причинённый как умышленно, так и вследствие недобросовестного исполнения обязанностей.

Здесь кроется важнейший нюанс. Если договор о полной материальной ответственности не подписан, взыскать недостачу в полном объёме нельзя. В таком случае применяется лишь ограниченная материальная ответственность: с сотрудника можно удержать сумму ущерба, не превышающую его оклад. Разница между полным и ограниченным взысканием бывает колоссальной, поэтому пренебрегать договором нельзя.

Есть и правила на случай замены. Когда кассир уходит, например, в ежегодный отпуск, его обязанности возлагаются на другого сотрудника по письменному приказу директора, и с этим сотрудником в обычном порядке заключается договор о материальной ответственности. При этом нормативные документы прямо запрещают кассиру передоверять свои обязанности другим работникам или третьим лицам.

Каким должно быть помещение кассы

Правила касаются не только людей и документов, но и самих стен, за которыми лежат деньги.

Помимо этого, действует ряд дополнительных требований и возможностей:

• по желанию руководителя касса хозяйствующей единицы может быть застрахована согласно действующим законодательным и правовым актам;
• перед открытием помещения кассы и денежных шкафов кассир обязан проверить сохранность замков, дверей, оконных решёток и печатей;
• кассир также обязан убедиться в исправной работе охранной сигнализации.

Эти ежедневные проверки — не формальность, а первая линия защиты денег организации.

Порядок ведения кассовых операций строго регламентирован государством, и знание этих правил уберегает бизнес от штрафов и потерь. Сами кассовые операции — это приём и выдача наличных банкнот и монет, а в широком смысле весь комплекс процедур по приёму, хранению и выдаче денег, регулируемый Банком России; они одинаково важны и для банка, наращивающего за счёт них свободные резервы и доходы, и для клиента, чьё доверие и свобода распоряжения капиталом напрямую зависят от бесперебойной выдачи средств. 

Правовую основу образуют три документа: Положение о правилах организации наличного денежного обращения и Порядок ведения кассовых операций (оба утверждены Советом директоров Банка России), а также постановление Правительства РФ о применении контрольно-кассовых машин и перечне категорий, освобождённых от них. На основании этих актов любая организация независимо от организационно-правовой формы обязана оприходовать наличные в кассу, хранить свободные средства в банке, рассчитываться с контрагентами преимущественно безналично, а наличными — в пределах 60 тыс. рублей на один платёж, вести кассу и кассовую книгу, соблюдать лимит остатка и принимать деньги от физлиц только через ККМ. 

Отдельный блок правил посвящён кассиру: его назначают приказом, знакомят с порядком под расписку и подписывают договор о полной материальной ответственности, без которого взыскать недостачу можно лишь в пределах оклада; кассир отвечает за сохранность денег, оформление ПКО и РКО, кассовую книгу и ТМЦ, не вправе передоверять обязанности, а его замена оформляется письменным приказом с новым договором. Наконец, к самому помещению кассы предъявляются требования изоляции, ограниченного доступа и запирания изнутри во время операций, допускается его страхование, а кассир ежедневно проверяет замки, решётки, печати и охранную сигнализацию. В совокупности эта система правил обеспечивает и сохранность наличных, и прозрачность их движения на каждом этапе.