Классификация и свойства управленческой информации

Сущность информации в организации

Ни для кого не секрет, что в ходе осуществления управления организацией того или иного вида перманентно осуществляется обмен информацией и данными. Руководство передает своим подчиненным те информационные данные, которые необходимы им для выполнения их должностных обязанностей, подчиненные же, в свою очередь, предоставляют руководству и вышестоящим менеджерам отчеты о проделанной ими работе.

Помимо вертикального перемещения информации, различные отделы организации и отдельно взятые сотрудники производят обмен между друг другом разнообразной информацией, без которой организация не смогла бы существовать и функционировать (рис. 1). 

Рис. 1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

С одной стороны, информация является предметом труда всех сотрудников организации, то есть это то, на что ориентированы их усилия в ходе трудовой деятельности. При этом они могут собирать информацию, группировать и разделять ее, осуществлять различные расчеты, реализовывать анализ полученных данных и прочее.

С другой же стороны, результат трудовой деятельности сотрудников организации также имеет вид информации. Например, приказы, инструкции, распоряжения, служебные записки основываются на информации, которую нужно довести до тех или иных работников компании.

Процесс обмена информацией такой важный для жизнедеятельности организации, что с точки зрения теории информации весь менеджмент в организации как раз и представляет собой непрерывный процесс ее аккумуляции, обработки, хранения и передачи.
Таким образом, в самом общем виде мы можем предоставить такое понятие информации.

В научной и практической жизни современного времени не существует иного определения, по поводу которого велось бы такое количество споров, дискуссий и имелось такое большое число различных точек зрения как касательно определения «информация».

Концепции информации

Таким образом, выделим самые популярные концепции информации, где каждая из них по-своему разъясняет ее сущность.

• Первая концепция – количественно-информационный подход (так называемая «концепция К. Шеннона») отображает и обуславливает информацию в качестве меры неопределенности (энтропии) события. 

По данной концепции количество информации в том или ином случае находится в зависимости от вероятности его получения: чем больше вероятность сообщения, тем меньше содержание информации в нем. Данная концепция, хоть и не принимает к сведению смысловую сторону информации, так или иначе полезна для разрешения технических вопросов, например, в технике связи и вычислительной технике. Этот подход стал основой для трансформации информации и наиболее рационального кодирования сообщений.

• Вторая концепция изучает информацию в качестве свойства (атрибута) материи. Ее возникновение обусловлено развитием кибернетики и основывается на тезисе, что информацию включают в себя любые сообщения, которые воспринимаются человеком и вычислительными (и любыми другими) приборами. 

Другими словами, информация в качестве свойства материи формирует представление о ее природе и структуре, упорядоченности, классификации и проч. Ее существование невозможно вне материи, а, следовательно, она существовала и будет существовать впредь неопределенное время. Ее возможно накопить, сохранить, переработать.

• Третья концепция – логико-семантический подход (где семантика является изучением текстовой информации с позиции смысловой нагрузки). В пределах данной концепции информация объясняется в качестве знания, причем не любого знания, а той его части, используемой для того, чтобы сориентироваться в ситуации, для принятия активных действий. В данном смысле информация является действующей, полезной и работающей частью знаний.

Итак, можем сказать, что сегодня имеют место различные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека самым приемлемый является логико-семантический подход. То есть для менеджмента в организациях информация трактуется как «действующий», «полезный», «работающий» компонент знаний.

Понятие управленческой информации

Управленческая информация классифицируется как объективная (факты, документы) и субъективная (мнения, точки зрения). Виды управленческой информации достаточно разнообразны, однако, с точки зрения американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию согласно типу осуществляемых ею изменений можно классифицировать на сообщения следующего характера:

• информирующего;
• инструктирующего;
• мотивирующего.

Однако стоит учитывать, что большое число сообщений включают в себя признаки каждого из перечисленных типов.

Характерные черты управленческой информации

Далее изучим характерные черты управленческой информации, более подробно изображенные на рисунке 2. 

Рис. 2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. В числе качественных характеристик объема информации принято выделять ее избыточность, недостаток либо оптимальное (достаточное) количество.

Информационная избыточность об объекте менеджмента в ряде случаев в состоянии повысить качество решения, но приводит к увеличению временного ресурса на его принятие, а также повышению стоимости информации. 

Если из необработанного потока информации не вычленять значимый и нужный объем, она в состоянии навредить, так как организация будет поглощать и распределять все больше информации, однако, более низкого качества. Тем не менее для того, чтобы принять важные решения, случается, нужно дублирование информации, то есть искусственное формирование информационной избыточности.

И наоборот - нехватка информации делает выработку верного решения труднее и повышает уровень риска. Недостаточное количество информации зачастую формируется специально и объясняется монополизацией разного рода данных, проявляющейся в таких направлениях:

• обоснованное либо необоснованное придание секретного статуса части нужных сведений;
• желание отдельно взятых лиц либо организаций быть монополистами в обладании информацией для того, чтобы повысить свой социальный и материальный статус.

Достаточным называют такой уровень информации, объем которого который является минимальным для конкретного человека, при котором он в состоянии принять обоснованное управленческое решение. Нужно отметить, что на современном этапе, управленцы постоянно заняты решением нелегкой для себя задачи: какую информацию и в каком объеме стоит предоставлять тому или иному сотруднику.

2. Достоверность. В ряде случаев на достоверность напрямую влияет порядок документооборота. Как правило, чем меньше людей участвуют в сборе, передаче и обработке информации, тем выше уровень ее достоверности. 

Стоит также принимать к сведению, что об одном и том же происшествии можно получить различную информацию, исходя из методики ее сбора и обработки. В то же время на достоверность влияет время прохождения информации. Так, даже целиком достоверная информация, которая пришла к получателю чересчур поздно, может стать неверной из-за произошедшей трансформации ситуации.

3. Стоимость информации. Данный параметр описывается уровнем затраченных ресурсов (материалов, времени, денежных средств) на принятие верного решения. Она квалифицирует информацию в качестве товара, который наделен потребительной стоимостью.

4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, имеющая прямое отношение к объекту управления. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной (деловой) информации посредством улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может состоять из шуток, анекдотов, сведений о материальном и моральном стимулировании, вспомогательной и вводной информации. Если фоновая информация отсутствует, то полезная будет расцениваться человеком в качестве «сухой» и плохо восприниматься.

5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления разным категориям сотрудников. Сегодня выделяют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) – отображает нужны государства на глобальном уровне и имеет ряд ограничений на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) – отображает интересы общества, нужды группы либо коллектива людей. Обладает ограничениями на использование. К данному виду информации можно отнести данные о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и так далее);
• публичная (открытая) – отражает нужды и интересы общества и не имеет ограничений на свое использование.

6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека и организации.
Важно разграничивать понятие данных и информацию. Данные стоит рассматривать в качестве некого случайного набора отдельных фактов. На сегодняшний день данные регистрируются на большом количестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но лишь тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом сгруппированы, формируется управленческая информация.

Итак, стоит подытожить: управленческой информации стоит отвечать конкретным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. 

Именно данные характеристики и влияют на качество принимаемых руководством управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

• кто занимается подготовкой информации;
• какое количество времени имеется для ее обработки;
• какова степень ее полноты;
• по каким критериям она оценивается;
• как и кем используется;
• какими техническими средствами передается и перерабатывается;
• в какой мере подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию.

Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.