Виды коммуникаций: параметры, характеристика

Признаки классификации коммуникаций

Коммуникации, осуществляемые в компаниях, могут быть классифицированы по ряду признаков (таблица 1).

Таблица 1 -  Классификация коммуникаций

Коммуникации по субъекту и средствам коммуникаций 

Коммуникации с помощью информационных технологий, технических средств

Коммуникации, которые осуществляются с помощью информационных технологий и технических средств, приобретают первостепенное значение в современных условиях. Осуществляются при помощи телекоммуникационных систем, электронной почты, управленческих информационных средств (УИС). При помощи УИС менеджеры могут обратиться к другим сотрудникам, например, за информацией, которая необходима для решения проблем, а также могут прочитать литературу в какой-либо интересной для них области о современных достижениях.

Межличностные коммуникации

Межличностные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются между людьми в ситуациях "лицом к лицу" и в группах при помощи слов и бессловесных средств общения. Именно данный вид коммуникации представляет наибольшую значимость для изучения. Различные факторы оказывают влияние на межличностные коммуникации (рисунок 1).

Рисунок 1. Факторы, которые влияют на межличностные коммуникации

Результативность межличностных коммуникаций зависит во многом от обратной связи. Отправитель с ее помощью понимает, было ли передано сообщение, было ли получено оно и было ли правильно принято и понято получателем.

Получателю необходимо быть уверенным в компетентности отправителя. Разные люди могут интерпретировать одно и то же сообщение по-разному, в зависимости от предшествующего опыта, компетентности, что предполагает наличие различных подходов к кодированию и декодированию информации. Коммуникационный процесс может не состояться при некомпетентности отправителя.

Доверие получателя к отправителю, как к личности, так и к руководителю – очень важное условие коммуникации. Получателю необходимо при этом признавать право отправителя на отправление сообщения.

Касаемо ожиданий получателя необходимо отметить, что людьми хорошо воспринимается лишь то, что они готовы воспринять. Неожиданную информацию могут не воспринимать.

Совместимость любого рода влияет на эффективность межличностных коммуникаций. Психологическая несовместимость получателя и отправителя, неприятие получателем задач и целей, формулирующихся в сообщении, способствуют разрушению коммуникации.

Статус отправителя получателем может быть воспринят по-разному. Получатель может признать его, и в данном случае он выполняет указания отправителя, которые были переданы в сообщении, а также может воспринимать статус в качестве личной угрозы, что препятствует процессу коммуникации и даже может прерывать ее.

Межличностные коммуникации находятся в зависимости от социокультурной среды, в которой они реализуются, включающей систему ценностей, обычаи, традиции. Этот фактор необходимо учитывать при общении представителей разных национальных культур. Культурные различия выражаются как при вербальном, так и невербальном общении.

Коммуникации по форме общения

Вербальные коммуникации

Вербальные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются при помощи устной речи, используемой в качестве системы кодирования.

Менеджеры тратят большую часть рабочего времени на личное общение с другими людьми. К достоинствам устной коммуникации относят:

1. быстроту,
2. спонтанность,
3. возможность использования невербальных способов коммуникации одновременно со словами. 

Согласно данным А. Мейрабиана, только 7% сообщений определяются их вербальным содержанием, а 93% свойственна невербальная природа, 38% из которых определяются модуляцией голоса, а 55% определяются выражением лица.

Невербальные коммуникации 

Невербальные коммуникации – это сообщения, которые посылаются отправителем без применения устной речи в качестве системы кодирования, а, например, при помощи жестов, мимики, взгляда, манер, поз.  Они выступают в качестве средства коммуникации на том уровне, а котором их суть может быть интерпретирована другими участниками процесса коммуникации.

Информация передается при помощи вербальных коммуникаций, а при помощи невербальной коммуникации передается отношение к получателю сообщения.

Коммуникации по каналам общения

Формальные коммуникации  

Формальные коммуникации позволяют ограничивать и упорядочивать информационные потоки. Они устанавливаются следующими регламентами:

• организационными (к примеру, схема организационной структуры организации);
• функциональными (к примеру, положением о службах и отделах, включающим раздел "Взаимосвязи между подразделениями").
• Формальные каналы коммуникации используются широко в компаниях, имеющих иерархическую организационную структуру управления.

Неформальные коммуникации 

Неформальные коммуникации – это социальные взаимодействия между индивидами, которые отражают выражения человеческой потребности в общении. Неформальные коммуникации дополняют формальные. Неформальную систему коммуникаций в организации называют "виноградной лозой", так как информация в ней зачастую распространяется при помощи слухов. Согласно данным ряда исследователей, слухи на 75%, по меньшей мере, считаются точными.

Слухи являются одним из самых быстрых способов распространения информации. Руководство часто использует данный канал передачи информации в целях изучения мнения работников, их готовности к изменениям и принятию новых элементов (направлений), выявления "узких" мест в менеджменте компании.

К типичной информации, передаваемой по неформальным каналам можно отнести:

• грядущие понижения или повышения;
• изменения в структуре компании;
• грядущие сокращения и предполагаемая реорганизация;
• предполагаемые мероприятия по ужесточению контроля за дисциплиной труда;
• информация о личных делах руководителей и т.п. 

Слухи

Таблица 2 - Виды слухов и их значение

Коммуникации в зависимости от пространственного расположения каналов и направленности общения

Информация по каналам передается:

• по вертикали – снизу вверх, сверху вниз, 
• в горизонтальной плоскости, 
• по диагонали.

Восходящие коммуникации – это коммуникации, которые направлены снизу-вверх (от подчиненных к руководителю).

Нисходящие коммуникации – это коммуникации, которые направлены сверху-вниз (от руководителя к подчиненным).

Диагональные коммуникации – это коммуникации, которые осуществляются сотрудниками подразделений и отделов различных уровней. Данный вид коммуникации используется в случаях, когда коммуникации сотрудников организации иными способами затруднены, либо невозможны.

Горизонтальные коммуникации – это коммуникации, которые направленные на интеграцию и координацию деятельности работников разных подразделений и отделов на одинаковых уровнях иерархии для выполнения целей компании; способствуют увеличению эффективности использования всех ресурсов компании.

Согласно исследований, эффективность горизонтальных коммуникаций составляет 90%. Это можно объяснить тем, что сотрудники работали на одинаковых уровнях управления, отлично понимают сущность труда своих коллег, понимают их проблемы и возможный посыл их сообщения.

Таблица 3 -  Характеристика вертикальных коммуникаций

Вертикальные коммуникации являются менее эффективными, чем горизонтальные коммуникации. Только 20–25% информации, которая исходит от высшего руководства, поступает к непосредственным работникам и верно понимается ими. Начальник цеха причем, выходя из кабинета директора организации, выносит лишь 40% полезной информации, а бригадир– всего 30%. Касаемо восходящих коммуникаций - до руководителей компаний доходит не более 10% информации, которая направляется в их адрес рабочими.

Внутренние коммуникации:

• формируют чувство общности у коллектива;
• информируют сотрудников;
• формируют образ организации;
• формируют у каждого работника чувство сопричастности к делам организации, ее успеху;
• являются нематериальной мотивацией сами по себе;
• развивают корпоративную культуру компании.

Хорошо отлаженные процессы внутренней коммуникации, таким образом, могут способствовать повышению эффективности деятельности компании.

Формы, методы и средства общения, существующие в российских компаниях

В российских компаниях существуют следующие формы, методы и средства общения:

• языковые: использование "внутреннего языка компании" (понятные только сотрудникам компании, специальные слова или названия подразделений, сленг), хотя лишь 19% опрошенных это поддерживают по данным компании Begin Group;
• бумажно-печатные: доски объявлений, информационные стенды, листовки, ящики предложений, буклеты, газета, брошюры, журнал;
• технико-технологические: интернет-пейджер, телефон, телевидение, сайт, радио, e-mail, компьютерные сети Интернет;
•  физические (пространственные): офис по принципу открытого поля или офис открытых дверей;
• публично-общественные: встречи с коллективами, совещания, конференции, консультации, совместное профессиональное обучение, участие в турнирах по футболу между разными компаниями, тим-билдинг, праздники, такие как дни рождения, Новый год и т.д., проведение спартакиад, конкурсов профессионального мастерства, социально значимых событий (поддержка медицины, образования, открытие детских площадок,) корпоративных праздников, и т.д.

Ошибки внутренних коммуникаций

Типичными ошибками внутренних коммуникаций, по мнению специалистов, выступают:

• монологичность: зачастую информация распространяется лишь сверху вниз. Невнимание к поддержке и построению обратной связи способствует низкой вовлеченности работников, снижению мотивации; персонала
•  несистемность: когда нет системы информирования работников разнообразными способами и с учетом их потребностей, до части сотрудников новости не доходят. К примеру, если основным каналом коммуникации является Интернет, то сотрудники без персонального компьютера выбывают из числа осведомленных и им необходимо искать информацию самостоятельно, что является наихудшим вариантом для организации;
• неоперативность: плохо, когда корпоративные новости персонал узнает из каких-либо внешних источников – это нарушает упреждающее информирование внутренней аудитории, как следствие падает доверие к руководителям организации;
• безличность: часто организации делают акцент на «заочные» средства информирования сотрудников – рассылки, журнал, газету. А доведение эмоционально важной информации требует более интерактивных и живых форм – видеоконференций, бесед, встреч.