Интеграция информационных систем в процесс управления персоналом

Основные понятия об информации в управлении

Успешное выполнение кадровых задач определяется качеством и объёмом информации, на основе которой принимаются решения. Информационная поддержка включает сбор, обработку и хранение данных.

Качество предоставленной информации определяется критериями оценки, такими как полнота, актуальность, достоверность, доступность и адресность. Рассмотрим их:

• полнота информации подразумевает объём, достаточный для принятия управленческих решений, так как недостаток информации может привести к ошибочным решениям, а избыток затрудняет поиск оптимального решения;
• актуальность информации означает, что она не устарела и соответствует текущему состоянию дел;
• достоверность информации обеспечивается её соответствием реальным событиям;
• доступность информации предполагает представление информации в удобной форме для обработки;
• адресность информации заключается в том, что она должна быть направлена лицу, ответственному за принятие решений (ЛПР).

Существуют внешние и внутренние источники информации. К внешним относятся:

• специализированные периодические издания;
• справочно-правовые и нормативно-правовые системы;
• ответы на запросы в соответствующие органы;
• интернет-ресурсы;
• протокольные мероприятия (выставки, ярмарки, конференции).

Внутренние источники включают информационно-поисковые и справочно-информационные системы (ИПС), такие как комплекс документов организации и классификаторы.

Информация, полученная в результате исследований и разработок, называется первичной, а переработанная на основе одного или нескольких источников – вторичной. Важно опираться на первоисточники при работе с информацией, но, если это невозможно, рекомендуется использовать качественные вторичные источники.

Документ является основным носителем информации.

Документооборот: определение и сущность

Существует три типа документооборота: входящий, исходящий и внутренний. На рисунке (а) показан алгоритм работы с входящими документами.

Рисунок – Алгоритм работы с входящей (а) и исходящей (б) документацией

Входящая документация включает письма и другие материалы, поступающие в организацию. Входящая документация должна быть тщательно проверена, так как возможны ошибки, после чего отсортирована. Часть документов поступает руководителю, а письма с пометкой «лично» передаются исполнителю без регистрации.

Регистрация входящих документов осуществляется путём присвоения индекса и даты, после чего они передаются руководителю для рассмотрения. После резолюции руководством документ отправляется исполнителю, и начинается процесс контроля исполнения. После выполнения задания в журнале регистрации делается соответствующая запись, и документы подшиваются в дело. В дальнейшем возможно проведение информационно-справочных работ с этим документом.

Обработка исходящих документов происходит немного иначе (см. рисунок (б)). Исходящийе документопоток представляет собой документы, подготовленные организацией для отправки другим организациям. Сначала разрабатывается проект документа, затем происходит согласование и возможная доработка. Отдел делопроизводства (документационного обеспечения) проверяет корректность оформления проекта. После подписания руководителем документ регистрируется и отправляется получателю. Копия документа подшивается в дело.

Внутренние документы предназначены для внутреннего использования в организации, они создаются, обрабатываются и хранятся внутри организации. Процесс работы с внутренними документами начинается аналогично процессу работы с исходящими документами, а затем – с входящими.

Техническое обеспечение системы управления персоналом

Основные технические средства включают ПК с доступом к Интернету, принтер, копировальный аппарат, сканер, канцелярские принадлежности, офисную мебель, телефон и установленное техническое обеспечение.

Технические средства, используемые в системе управления персоналом, должны соответствовать следующим требованиям:

• информационная, программная и техническая совместимость компонентов;
• адаптивность к изменениям в работе отдела управления персоналом;
• возможность расширения для подключения новых устройств.

В современных компаниях большое значение придаётся автоматизированным системам управления (АСУ).

Автоматизированная система управления персоналом экономически целесообразна только для крупных организаций, так как требует значительных финансовых затрат, соответственно, решение о внедрении такой системы должно быть подкреплено соответствующими экономическими расчётами.