Структуризация проектной деятельности в рамках менеджмента

Понятие структуры проекта

Чаще всего проект рассматривается в качестве сложной системы. Структура данной системы – это один из способов организовать связи и отношения между ее составляющими, так называемыми подсистемами. Во время формирования структуры системы задается описание большого количества составляющих системы, а также разного рода взаимосвязей между ними, распределение задач по уровням и элементам системы, определение комплекса средств, которые обеспечивают их эффективное решение.

Степень управляемости любого объекта находится в зависимости от того, насколько эффективно были предоставлены детали объекта управления, то есть разделение единой системы на иерархические подсистемы и составляющие, относительно которых управленческие воздействия становятся актуальными и адекватными.

Предназначение структуры проекта состоит в определении продукции, которую стоит сформировать либо произвести, и объединить составляющие работы, которую нужно будет выполнить, как между собой, так и с конечной целью всего проекта. К созданию структуры приступают с построения дерева целей, то есть диверсификации всех целей проекта на более мелкие блоки работ, вплоть до достижения самих мелких позиций, которые подлежат контролю.

Данная структура в виде дерева дает возможность разделить общий объем работ по проекту на поддающиеся управлению самостоятельные блоки. Следовательно, определяется логическая связь между ресурсами и объемами работ, которые нужно реализовать в будущем.

Процесс структурирования

Структурирование проекта включает в себя дробление проекта по таким признакам:

1. компоненты продукции проекта;
2. этапы жизненного цикла;
3. составные части организационной структуры.

Основными задачам структуризации можно назвать:

• разделение проекта на поддающиеся управлению блоки;
• разделение ответственности за разные составляющие проекта, учитывая структуру организации и имеющиеся ресурсы;
• тщательная оценка необходимых издержек – финансовых, временных, материальных;
• формирование единой базы для планирования, составления смет, контроля за затратами;
• связь работ по проекту с системой бухгалтерского учета и аудита;
• уточнение целей проектной деятельности по отделам организации;
• определение подрядов.

Иными словами, главная задача структуризации – определение вещественных компонентов проекта, итогом которой становится подпродуктовая структура.

Структуризация проекта согласно видам выполняемых функций формирует собой организационную структуру проекта.

Формирование организационной структуры компании, как правило, включает в себя такие шаги: 

1. определение целей и задач экономической деятельности;
2. определение функций, которые следует осуществлять предприятию для того, чтобы достичь описанных выше целей (общее руководство, финансы, финансовый контроль, управленческий и бухгалтерский учет, управление персоналом, маркетинг, продажа и сбыт, снабжение, производство, бизнес-планирование, экономический анализ);
3. группировка либо увязывание друг с другом функций;
4. выявление структурных подразделений, которые отвечают за осуществление работы всех функций. Если в компании принимается решение о формировании нового подразделения, стоит учитывать, какую функцию оно будет осуществлять, то есть функция должна быть спроецирована на некое структурное звено;
5. анализ, составление плана и описания всех ключевых видов работ;
6. составление программы приема на работу и обучения персонала для новых отделов.

Процесс структуризации проекта может быть изображен следующим перечнем стандартных этапов:

• Определение проекта. Предполагает конкретную формулировку таких параметров как характер проекта, его цели и содержание проекта, а также выявление всех конечных продуктов проекта с их детальным описанием. Здесь же следует составить иерархию целей.
• Уровень детализации. На данном этапе изучаются разного рода уровни детализации плана и определяется оптимальное число уровней элементов структуры.
• Структура процесса. Подразумевает разработку схемы жизненного цикла проекта.
• Организационная структура, то есть организационная схема проекта, которая охватывает все группы участников либо отдельно взятых участников, которые принимают участие в работе над проектом, включая специалистов из внешней среды, которые заинтересованы в осуществлении проекта.
• Структура продукта, то есть схема деления конечного продукта на подсистемы либо компоненты, включая материальное, программное, информационное, сервисное обеспечения, в случае необходимости и территориальное разделение.
• Система бухгалтерских счетов организации, которая подразумевает создание системы кодов, используемых при создании структуры проекта. Данная система должна базироваться на реально существующем в компании плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.
• Структура разбивки проекта. Итоги с третьего по шестой шагов интегрируются в одну общую структуру проекта.
• Генеральный сводный план проекта, который в дальнейшей операционной работе может быть подвергнут дальнейшей детализации для поиска оптимального пути разрешения и достижения цели.
• Матрица распределения ответственности. После анализа отношений между составными частями структуры проекта и организационной структурой создается матрица, в которой все элементы целостной структуры проекта образуют собой строки, а составляющие организационной структуры компании – столбцы. В каждой ячейке матрицы уровни ответственности отображаются с помощью условных обозначений либо специальных символов.

Для структуризации проектов используется ряд специальных моделей:

• древо целей;
• древо решений;
• древо работ;
• организационная структура исполнителей;
• матрица ответственности;
• сетевая модель;
• структура потребляемых ресурсов;
• структура затрат;
• структура стоимости.

Виды структур проектов

Выделяют три ключевых вида структур, которые используются при управлении проектами:

1. функциональная; 
2. матричная;
3. проектная. 

Функциональная структура

В функциональной структуре (рисунок 1) управление реализуется линейным руководителем с помощью группы подчиненных ему функциональных менеджеров, то есть руководителей отделов. В случае использования данного вида при управлении проектами, то, как правило, назначается один либо более координаторов, которые осуществляют связь между всеми функциональными подразделениями для оперативной и продуктивной работы.

Рис.1 - Функциональная структура проектов

Матричная структура

В матричной структуре для того, чтобы решить некую проблему, формируются временные проектные группы, во главе каждого из которых находится руководитель проекта. Взаимодействие человека, который возглавляет проект, с функциональными отделами происходит по горизонтали, и эти связи, пересекаясь с традиционными вертикальными связями иерархии функциональной структуры, образуют собой матрицу взаимодействия сотрудников в компании. 

За все конкретные итоги деятельности по проекту ответственен руководитель проекта, который не имеет непосредственной административной власти над членами группы своего проекта. 

Существует три вида матричной структуры:

• Слабая матричная структура приближена к функциональной, сильная – к проектной. 

Слабая матричная структура (рисунок 2) –  вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудником функционального подразделения в свободное от основных обязанностей время.

Рис. 2 - Слабая матричная структура

Сбалансированная матричная структура (рисунок 3) – вид структуры, в которой координационные функции осуществляется сотрудниками, которые целиком освобождены от текущих обязанностей.

Рис. 3 - Сбалансированная матричная структура

Сильная матричная структура (рисунок 4) – вид структуры, в котором формируется отдел, объединяющий менеджеров проектов и контролирующий ресурсы.

Рис. 4 - Сильная матричная структура

Проектная структура

В данном виде структуры для того, чтобы решать конкретные задачи, которые связаны с работой над проектом, создается рабочая группа, которую распускают после его окончания. Персонал и ресурсы, которые были привлечены ранее к работе, возвращаются обратно в свои функциональные отделы. Для того, чтобы решить задачи перспективного развития в составе предприятия, формируется специальное подразделение, а руководители проектов сосредотачивают свои усилия на выполнении конкретно поставленных задач (рисунок 5).

Рис. 5 - Проектная структура

Критерии выбора организационной структуры

Для принятия решений по выбору вида организационной структуры существует перечень критериев, которые представлены в таблице ниже.
Таблица 1. Критерии для принятия решения по выбору организационной структуры

При организационном проектировании стоит уделить внимание ключевым аспектам оптимизации организационной структуры, среди которых следующие пункты:

1. диапазон управления, то есть количество сотрудников, которые подчиняются руководителю отдела либо его внутренней организационной единице;
2. количество уровней управления;
3. разбивка по деталям деятельности, связанной с видами работ, процессами, видам оборудования, месторасположением, продукцией или потребительскими категориями;
4. составление регламента и распределение обязанностей и полномочий.

Методы структуризации принципиально представлены двумя: 

1. "сверху - вниз", то есть к выявлению общих задач с последующим разбором на детали;
2. "снизу - вверх", то есть определение единичных проблем и задач, а затем их объединение.