Приёмка товаров по количеству и качеству: цели, порядок и сроки

Приёмка товаров по количеству и качеству

Ни одна коммерческая организация не обходится без регулярного поступления товаров, а значит, нуждается в отлаженной процедуре их приёма. Пока партия не проверена, предприятие не может быть уверено, что фактически получило именно то, что указано в документах поставщика. Поэтому приёмка товаров по количеству и качеству становится тем рубежом, на котором выявляют расхождения, недостачи и брак ещё до того, как ценности будут оприходованы. Грамотно выстроенная проверка защищает интересы покупателя и одновременно удерживает процесс в рамках закона.

Понятие и цели приёмки товаров

Постоянное получение товарно-материальных ценностей вынуждает каждую организацию продумывать порядок их приёма. По сути, вся процедура сводится к тому, чтобы сверить реальное состояние поступивших товаров с данными сопроводительных документов. В отдельных случаях закон прямо обязывает предприятие провести такую проверку — например, это касается товарных складов, которые принимают ценности на хранение или возвращают их владельцу.

За приёмкой стоит несколько взаимосвязанных задач:

• сопоставить количество и качество прибывших товаров с данными транспортных и расчётных документов, чтобы корректно оприходовать ценности;
• обнаружить и зафиксировать случаи недостачи либо ненадлежащего качества, что впоследствии позволит взыскать потери с виновных лиц;
• ускорить саму процедуру и снизить затраты на её проведение.

Организация всего процесса ложится на плечи руководства предприятия. Именно оно назначает ответственных исполнителей и при необходимости обеспечивает их обучение. Кроме того, обязательно готовят образцы приёмных документов, а контроль за соблюдением установленных требований также остаётся за руководителем. Такой подход превращает разрозненные действия сотрудников в единый регламентированный порядок.

Порядок проведения приёмки

Гражданское законодательство обязывает покупателя проверять количество и качество товаров в те сроки и в том порядке, которые заданы нормативными правовыми актами, условиями заключённого контракта и обычаями делового оборота. Более детально эти правила раскрывают утверждённые инструкции, на которые и опираются на практике.

Начинается всё с выгрузки партии из транспортного средства — автомобиля, контейнера, вагона и тому подобного. На этом этапе количественная проверка ориентируется на вес брутто и число отдельных мест. Если же товар перевозили без тары или в открытой упаковке, контролируют уже вес нетто и количество единиц в каждом месте — ящике, корзине и так далее. Полученные данные сверяют со сведениями транспортных и сопроводительных документов, к которым относят вагонные и контейнерные спецификации, вкладыши и подобные бумаги. При отсутствии таких документов ориентируются на фактическое количество товара.

Параллельно оценивают и качество: осматривают товар на предмет внешних повреждений, возникших при перевозке, погрузке или выгрузке, а заодно фиксируют механические дефекты тары — поломки, вскрытия и прочее. Для проведения приёмки руководитель назначает не менее двух человек, и обычно эти обязанности возлагают на складских работников. Участие перевозчика в процедуре не предусмотрено.

Если уже на первом этапе выявлены недостачи или повреждения, получателю следует действовать по определённому алгоритму. Прежде всего дальнейшую приёмку приостанавливают. Затем принимают меры, чтобы сохранить продукцию и не допустить её смешения с другой однородной партией. После этого составляют акт о выявленной недостаче или порче — документ подписывают те лица, которые непосредственно вели приёмку, и уже с учётом этого определяют порядок дальнейших действий.

Содержание акта и правила его оформления закреплены соответствующими инструкциями. В нём указывают место проведения приёмки, время её начала и окончания, фамилии и должности членов комиссии, а также номер и дату удостоверения представителя, подтверждающего его право участвовать в процедуре. Если кто-то из участников не согласен с изложенным, он всё равно подписывает акт, но с оговоркой о несогласии и с изложением собственного мнения. Перед подписями обязательно отмечают, что участники предупреждены об ответственности за подписание документа, содержащего недостоверные данные.

Отдельного внимания заслуживают сроки. Как правило, приёмку ведут без перерыва, а общее требование сводится к тому, чтобы уложиться в разумные сроки. Проверку при выгрузке из транспортных средств проводят в установленные для этого рамки, а приёмку по качеству на складе — в следующие сроки:

• при иногородней поставке (из другого населённого пункта) — не позднее 20 дней;
• при одногородней поставке (в пределах одного населённого пункта) — не позднее 10 дней;
• для скоропортящейся продукции — не позднее 24 часов;
• в районах Крайнего Севера, отдалённых местностях и других районах досрочного завоза — не позднее 30 дней для продукции производственно-технического назначения, 40 дней для продовольственных товаров, 60 дней для промышленных товаров и 48 часов для скоропортящейся продукции.