Сертификационный аудит: цели, формы и порядок проведения

Цели, формы и порядок проведения сертифицированного аудита

Когда предприятие заявляет, что его система менеджмента соответствует признанным стандартам, мало кто готов поверить на слово. Партнёрам, клиентам и регуляторам нужно независимое подтверждение — беспристрастная оценка от того, кто не заинтересован в результате. Именно это даёт сертификационный аудит. Его проводит сторонняя организация, и он превращает внутренние заверения компании в основу для общественного доверия. Разберём, что представляет собой такой аудит, в каких формах он встречается и как проходит — от подачи заявки до выдачи сертификата.

Общая характеристика сертификационного аудита

Сертификационный аудит — это проверка, которую выполняет независимая проверяющая организация, чаще всего орган по сертификации. Её задача проста и конкретна: сертифицировать систему менеджмента заказчика. Как правило, работу ведут группы аудиторов, закреплённые за органами, которые подтверждают соответствие требованиям стандартов на системы менеджмента.

Ценность сертификации во многом заключается в той уверенности, которую она создаёт. Процедура убеждает все заинтересованные стороны в том, что система менеджмента действительно отвечает установленным требованиям. А высоко ценят её прежде всего за то, что общественное доверие поднимается на заметный уровень: оценку выносит не сама компания, а беспристрастная и компетентная третья сторона.

Формы и виды сертификационного аудита

Сертификационный аудит проводится в нескольких формах — в зависимости от того, как сочетаются проверяющие организации и стандарты:

• Совместный аудит — одного заказчика проверяют сразу несколько проверяющих организаций.
• Комбинированный аудит — заказчика одновременно оценивают на соответствие требованиям нескольких стандартов по системам менеджмента.
• Комплексный аудит — заказчика проверяют на соответствие нескольким стандартам, когда он применяет единую интегрированную систему менеджмента.

Помимо форм, аудит различается и по видам, привязанным к циклу сертификации: первоначальный, надзорный (инспекционный), ресертификационный и специальный. Каждый выполняет свою роль, подтверждая, что система не только соответствует требованиям на старте, но и сохраняет это соответствие с течением времени.

Подготовка к проведению аудита

Любой сертификационный аудит должен отвечать ряду требований, которые в общем виде изложены в действующих стандартах. Процесс начинается с того, что организация сама подаёт заявку, а орган по сертификации затем её анализирует. По итогам анализа орган либо принимает заявку, либо отклоняет её.

Чтобы чётко очертить аудиторскую деятельность, на весь цикл сертификации — а он, как правило, трёхгодичный — разрабатывают программу аудита. Этот документ предусматривает:

• первоначальный аудит, состоящий из двух этапов;
• надзорные аудиты в течение первых двух лет после выдачи сертификата;
• ресертификационный аудит на третий год, до истечения срока действия сертификата.

С учётом требований стандартов, размера и сложности организации-заказчика, её технологических и законодательных особенностей, а также других факторов орган по сертификации определяет трудоёмкость предстоящего аудита — в том числе необходимое для него время.

Само планирование начинается с трёх опорных точек: целей аудита (желаемый результат), его области (объём и границы) и критериев (основа для оценки соответствия). При этом важно помнить, что в рамках сертификационного аудита не проверяется соблюдение законов и правовых норм. После того как эти опоры заданы, орган отбирает и назначает членов аудиторской группы, включая её руководителя, и закрепляет за ними обязанности. В аудите также могут участвовать наблюдатели, технические эксперты и сопровождающие лица.

Порядок проведения аудита

По общему правилу первоначальный сертификационный аудит системы менеджмента проходит в два этапа. На первом аудиторы изучают документацию и собирают информацию об области применения системы менеджмента, оценивают особенности размещения производственных площадок и разбираются в текущем состоянии заказчика. На втором этапе они оценивают, как система менеджмента внедрена и насколько она результативна.

Затем наступает черёд аудитов на местах. Каждый из них открывается предварительным совещанием и завершается заключительным. По сути, аудит на месте сводится к сбору и проверке информации через беседы, опросы, наблюдения и анализ.

По каждому аудиту орган по сертификации предоставляет письменный отчёт. Он должен содержать точную, сжатую и чёткую запись аудита вместе с заявлением о соответствии и результативности проверенной системы менеджмента. Аудиторская группа вправе указать на возможности для совершенствования, но не может давать рекомендации по принятию конкретных решений.

Если выявлены несоответствия, орган по сертификации обязывает заказчика проанализировать их причины и определить направления коррекции, а также корректирующие действия, нацеленные на устранение обнаруженных несоответствий в установленные сроки.

Решения органа по сертификации

По результатам аудита уполномоченные комитеты органа по сертификации принимают одно из следующих решений:

• выдать сертификат или отказать в его выдаче;
• расширить или сузить область действия сертификата;
• приостановить действие сертификата или отозвать его.

Роль ресертификационных и надзорных аудитов

Сертификация — не разовое событие. Чтобы подтвердить, что система менеджмента в целом сохраняет соответствие и результативность, а также остаётся пригодной для своих задач, орган по сертификации периодически проводит ресертификационные аудиты. Промежутки между ними заполняют инспекционные (надзорные) аудиты на месте. Благодаря им орган сохраняет уверенность в том, что сертифицированная система заказчика продолжает отвечать установленным требованиям.