Планирование проекта. Иерархическая структура работ

Понятие планирования и планирование проекта

Планирование - это процесс создания и принятия целевых установок качественного и количественного характера, а также выявления путей по наиболее эффективному их достижению. Данные установки разрабатываются чаще всего в виде дерева целей и характеризуют будущее, а также по возможности выражаются численно набором показателей, являющихся ключевыми для определенного уровня управления.

Необходимость в составлении планов обуславливается рядом причин. Самыми значимыми из них являются: 

• координирующая роль плана, 
• неопределенность будущего, 
• оптимизация экономических результатов.

Если бы будущее проекта было действительно абсолютно предопределенным, не было бы необходимости в постоянной разработке планов, совершенствовании методов их структурирования и составления. Отсюда следует то, что главной целью составления каждого плана является не определение точных ориентиров и цифр, так как это невозможно сделать в принципе, а установление по каждому из наиболее важных направлений некоторого "отрезка", в пределах которого может варьировать тот либо другой показатель.

Смысл координирующей роли плана заключается в том, что хорошо структурированные целевые установки дисциплинирует как текущую, так и перспективную деятельность, позволяет организации работать без существенных сбоев, приводит ее в определенную систему.

Последней причиной необходимости составления планов является то, что любое рассогласование в деятельности организации влечет за собой финансовые затраты (прямые или косвенные) на его преодоление. Если работа осуществляется по плану, то вероятность подобного рассогласования гораздо ниже; вместе с тем, и негативные финансовые затраты менее значительны.

Планирование дает возможность обеспечивать высокую вероятность и высокий уровень достижения целей, основываясь на систематической подготовке решений. Тем самым оно выступает предпосылкой эффективной реализации проекта.

Основным инструментом интеграции участников проекта является план проекта. Составление и согласование плана проекта всеми участниками обеспечивает лучшее понимание ответственности и своих задач.

В плане проекта проводится подробный анализ методов обеспечения сбалансированности затрат проекта, качества, расписания и сроков реализации.

Задачи планирования проекта

На этапе планирования проекта решается ряд задач:

• утверждение плана проекта;
• согласование плана основными участниками проекта;
• создание и уточнение процедур управления проектом;
• уточнение и детализация целей и задач проекта;
• уточнение объема работ и состава проекта;
• уточнение порядка взаимодействия в проектной команде, а также между внешней средой и проектной командой;
• оценка рисков и формирование плана реагирования на них;
• уточнение потребности в ресурсах, план ресурсного обеспечения проекта (или отдельных этапов проекта);
• разработка бюджета проекта и реального расписания (или отдельных его этапов).

Структура и этапы составления плана управления проектом

В общем виде структура плана управления проектом отражена на рис.1.

 
Рис.1. Укрупненная структура плана управления проектом

Основные этапы процесса планирования согласно стандартной модели консалтинговой компании Booz, Allen&Hamilton представлены на рис. 2.

 
Рис. 2. Основные этапы планирования

1.    Формирование целей. 

В планировании разрабатываются две группы целей. 

Формальные цели являются критериями оценки состояния проекта и полезности деятельности, который формируется из мотивации деятельности тех лиц, которые принимают решения.

Реальные цели являются путями достижения формальных целей (продукция, которую необходимо произвести, ее количество и качество, необходимое количество ресурсов, их количество и качество).

2. Анализ проблем включает в себя следующие этапы:

• анализ фактического состояния;
• прогноз состояния;
• определение проблем при помощи сопоставления системы целей и результатов анализа и прогноза состояния;
• структурирование имеющихся проблем.

В ходе структурирования проблем их необходимо сначала разбить на два вида.

1. Проблемы внешнего характера, на решение которых на протяжении всего планового периода нельзя повлиять со стороны команды проекта.
2. Проблемы внутренние, решение которых зависит от эффективности управления проектом.

После нужно проблемы, которые были отнесены ко второй категории, разбить на два подвида.

1. Проблемы, решение которых не требует большого количества временных и финансовых затрат. Данный вид проблем решается при текущем или оперативном планировании.
2. Проблемы, для решения которых необходим значительный объем финансирования и длительное время. Данные проблемы рассматриваются при составлении перспективных планов и прогнозов.

3. Поиск альтернатив. Под альтернативами понимаются взаимоисключающие варианты решений.

Прогнозирование занимает важное место при осуществлении долгосрочных проектов. При этом необходимо различать два вида прогнозов.

Прогнозы развития ситуации отражаются на показателях внешней среды, на которые те, кто принимает решения, повлиять в рассматриваемом периоде не может.

Прогнозы влияния формируют представление о том, к получению каких именно результатов приведет принятие каждого из существующих решений, т.е. как это решение повлияет на показатели реализации проекта.

4. Оценка альтернатив с точки зрения их риска, эффективности и приемлемости является основой для принятия решений.

Оптимальной является практически реализуемая и законная альтернатива, которая в максимальной степени позволяет приблизиться к выполнению поставленных реальных целей при имеющихся ограничениях – трудовых, временных, ресурсных и т.д.

В процессе реализации проекта необходимо выполнять актуализацию плана с учетом вносимых изменений и текущего состояния. Таким образом, план проекта является основой для оценки прогресса, полученного в ходе реализации данного проекта.

В целях обеспечения точности плана и реализуемости проекта менеджеру необходимо решить следующие задачи:
Согласование ответственности основных участников проекта за результаты.

Планирование организационной структуры реализации проекта и обеспечение привлечения необходимых ресурсов.

Достижение согласованного понимания объема и структуры работ проекта, а также потребностей в ресурсах с основными участниками проекта и заказчиком.

Вовлечение основных участников в процесс планирования, обеспечение ответственности за планируемые показатели.