Обязательные документированные процедуры СМК: перечень и содержание

Обязательные документированные процедуры СМК

Стройность любой системы менеджмента качества во многом держится на документах, которые задают единые правила работы. Международные стандарты серии ИСО серии 9000 прямо предписывают организациям закрепить ряд таких правил письменно — именно так рождаются обязательные документированные процедуры. Они превращают разрозненные действия сотрудников в упорядоченный и повторяемый порядок, понятный каждому участнику процесса. Благодаря этому предприятие получает предсказуемый результат и заметно снижает вероятность разночтений.

Общая характеристика обязательных процедур

Стандарт ISO 9001:2015 «Системы менеджмента качества. Требования» обязывает организацию внедрить шесть таких процедур:

1. Управление документацией.
2. Управление записями.
3. Управление несоответствующей продукцией.
4. Внутренний аудит.
5. Корректирующие действия.
6. Предупреждающие действия.

Под документированной процедурой понимают документ, который закрепляет одинаковый для всей организации способ выполнения конкретных действий и операций. В нём фиксируют методы работы — как через описания, так и через последовательное изложение установленных требований. По сути, процедура задаёт очерёдность шагов внутри процесса, которая в штатных условиях выводит его на заданный уровень качества. Иными словами, её смысл — представить алгоритм выполнения процесса применительно к конкретной обстановке.

Отличить полноценную процедуру помогают несколько признаков: она должна быть разработана, надлежащим образом оформлена, полностью внедрена в производство и постоянно поддерживаться в актуальном виде. Кроме того, ей полагается способствовать созданию и внедрению системы менеджмента качества, которая точно отражает специфику конкретной организации и одновременно удерживает расходы на управление на минимальном уровне.

Ради удобства управления руководство отдельных организаций вправе поступать двояко. С одной стороны, несколько процедур допускается объединить, охватив сразу несколько элементов СМК, — например, свести воедино корректирующие и предупреждающие действия. С другой — никто не мешает разработать дополнительные процедуры, которых нет в обязательном перечне.

Содержание каждой процедуры

Управление документацией

Эту процедуру заслуженно относят к одной из самых непростых в системе качества. При её разработке приходится решать вопросы о составе документации, движении документов и правилах их обработки — всё это вносит порядок в документооборот предприятия. Прежде чем установить единые правила обращения с документами, необходимо определить их виды.

Классификаций может быть несколько, а окончательный выбор зависит от отрасли, характера выполняемых работ, масштаба организации и обязательных нормативных требований. Чаще всего документы группируют по выполняемой ими функции, выделяя организационно-распорядительную, юридическую, технологическую, конструкторскую, закупочную и другую документацию. Далее для каждого вида устанавливают состав входящих документов и порядок работы с каждым из них.

Управление записями

Задача этой процедуры — собирать и сохранять управленческую информацию внутри СМК. Опираясь на неё, организация детально исследует самые разные сведения о собственной работе. Здесь фиксируют все записи по качеству, которые ведутся по ходу выполнения процессов, поэтому сначала разумно составить карты процессов и лишь затем документировать управление записями.

Разработку процедуры выстраивают в несколько шагов:

1. Систематизация видов записей, сопровождающих процессы организации.
2. Закрепление за сотрудниками ответственности за создание записей по качеству, их ведение и идентификацию.
3. Закрепление за сотрудниками ответственности за хранение записей, их изъятие из обращения, архивирование и восстановление.

Управление несоответствующей продукцией

Эта процедура позволяет держать под контролем исправление брака и дефектов и управлять всем этим процессом. Важно, что её действие распространяется не только на продукцию, но и на любые несоответствия, возникающие в процессах организации. Ключевую роль играет своевременная идентификация несоответствий и их регистрация, ведь именно за этим следует их последующее устранение.

Внутренний аудит

Внутренний аудит стоит в перечне особняком. Обычно он включает получение исходной информации, планирование и подготовку проверки, её проведение с оценкой несоответствий, подведение итогов и оформление отчёта, а затем разработку, согласование и выполнение корректирующих действий. После этого аудит проводят повторно, замыкая цикл.

Корректирующие и предупреждающие действия

Чтобы избавиться от уже имеющихся несоответствий, организация прибегает к корректирующим действиям. Чтобы потенциальные несоответствия не проявились в будущем, применяют предупреждающие действия. Для обеих процедур прежде всего важно определить порядок анализа существующих или вероятных несоответствий, выявления их причин, регистрации итогов предпринятых мер и оценки их результативности. Правильно выстроенная работа здесь ведёт организацию к оперативным, среднесрочным и долгосрочным улучшениям.