Технология работы бизнес-центра в гостинице: организация услуг для деловых гостей

Технология работы бизнес-центра в гостинице

Внедрение современных технологий в сферу социально-культурного сервиса и туристического бизнеса идёт весьма активно, а их применение превратилось в непременное условие успешной работы. Ежегодно в мире совершается порядка 150 миллионов деловых поездок, причём около 60 миллионов из них приходится на европейский регион. Такие масштабы объясняют, почему деловой туризм оказывает заметное влияние на развитие индустрии гостеприимства.

В общем потоке европейских путешественников доля деловых гостей составляет примерно 20 %, однако именно на них приходится около 60 % оборота индустрии гостеприимства. В Российской Федерации этот сегмент начал формироваться позже остальных видов туризма и сейчас переживает стадию интенсивного роста. Поскольку деловые поездки крайне разнообразны, всё большим спросом пользуются профильные бизнес-услуги. На этом фоне создание при гостинице собственного бизнес-центра приобретает особое значение.

Общие сведения о гостиничном бизнес-центре

Бизнес-центр в гостинице выступает одним из структурных подразделений крупных отелей и обычно подчиняется управляющему либо его заместителю. Прежде всего он ориентирован на деловых туристов - тех, кто прибывает с рабочими целями. Такой формат обслуживания помогает объединить проживание и профессиональную деятельность гостя в едином пространстве.

Перечень услуг, доступных постояльцу в подобном подразделении, достаточно широк:

• спутниковая, междугородняя, международная телефонная и факсимильная связь;
• ламинирование документов;
• брошюровальные работы;
• копировальные работы;
• аренда ноутбуков и планшетов;
• аренда компьютеров или установка ПК непосредственно в номере;
• услуги переводчика;
• работа стенографистки;
• секретарское сопровождение;
• доступ в интернет;
• редактирование материалов;
• аренда видеотехники и аудиооборудования;
• предоставление помещений для встреч, переговоров и конференций;
• презентации с системами синхронного перевода.

В отелях категории 4-5 звёзд, как правило, применяют один из двух режимов работы подразделения. Первый предполагает круглосуточное обслуживание. Второй ограничивает график буднями с 7.30 до 23.00, а в выходные и праздничные дни - с 9.00 до 21.00. В отдельных гостиницах на бизнес-центр дополнительно возлагают обеспечение гостей автотранспортом.

Категории бизнес-центров в отеле

Условно такие подразделения разделяют на несколько типов в зависимости от объёма выполняемых функций. Ниже перечислены основные категории бизнес-центров:

1. Подразделение, предоставляющее клиентам гостиницы преимущественно базовые услуги бизнес-центра.
2. Подразделение, дополняющее эти услуги организацией конференц-мероприятий.
3. Подразделение, при котором на базе бизнес-центра создаётся небольшая собственная типография и организуется print-shop.

Во втором варианте круг задач подразделения непрерывно расширяется. Для проведения презентаций, встреч, конференций и аналогичных мероприятий требуются специальные конференц-возможности - переговорные комнаты, видеооборудование, проекционная техника. Одновременно возрастают и технические требования к самому бизнес-центру: он должен обеспечивать организацию мероприятий на высшем уровне.

Конференц-залом принято называть многофункциональное помещение, предназначенное для презентаций, совещаний и конференций. Качество проводимых событий во многом определяется применёнными техническими средствами. Концепция оснащения зала и выбранные технические решения должны гарантировать каждому участнику максимальный комфорт и полноценную функциональность.

Технические средства конференц-зала

Современный конференц-зал оснащается комплексом взаимосвязанных технических систем. К их числу относят:

• систему отображения информации;
• конференц-систему с функцией синхронного перевода;
• видеоконференцсвязь;
• озвучивание;
• документирование;
• коммутацию;
• вспомогательные системы;
• интегрированное управление.

Зал, соответствующий высоким техническим и функциональным требованиям, должен обладать рядом специальных возможностей. К ним относятся:

• вывод информации в высоком разрешении и превосходном качестве за счёт правильно подобранных средств отображения;
• многооконная подача материалов на основные и вспомогательные экраны;
• проведение сеансов телемостов;
• организация видеоконференцсвязи;
• самостоятельное управление презентацией;
• графическое комментирование материалов выступающего;
• звукоусиление речи и аудиоисточников;
• документирование проводимых в зале мероприятий;
• ведение электронного архива;
• удобное управление через единый интуитивно понятный интерфейс.

Чтобы визуальная информация воспринималась зрителями адекватно и комфортно, воспроизводящие технические средства должны соответствовать числу присутствующих, габаритам помещения и характеру демонстрируемого материала. В большинстве случаев предпочтителен вариант с системой прямой проекции - широкоформатным экраном и проектором высокого светового потока. При определённой конфигурации помещения оправданно применение обратной проекции, видеостен либо нескольких экранов и проекторов одновременно.

Целесообразность и планировка бизнес-центра

В современной индустрии гостеприимства открытие бизнес-центра при гостинице представляется вполне обоснованным шагом. Вместе с тем содержание крупного подразделения, совмещённого с отделом конференц-мероприятий или располагающего собственным print-shop, подходит далеко не каждому отелю. Подобное решение принимают с учётом специфики предприятия, его расположения и реального спроса на такие услуги.

В последнее время усиливается тенденция проводить корпоративные мероприятия в загородных и курортных гостиницах. Площадь современного бизнес-центра должна составлять не менее 25 квадратных метров, а размещать его следует в отдельном помещении - так посетители смогут работать за компьютером, не отвлекаясь на шум и прочие неудобства. В ряде гостиниц поблизости от бизнес-центра дополнительно оборудуют комнаты для переговоров.

Масштаб бизнес-центра не является универсальным решением. Крупный формат с отделом конференц-мероприятий или print-shop оправдан лишь при устойчивом спросе, тогда как локация гостиницы и профиль её гостей напрямую определяют оптимальный набор функций подразделения.