Технология работы ночных аудиторов в гостинице: контроль финансов на третьей смене

Технология работы ночных аудиторов в гостинице

Гостиница представляет собой многофункциональное предприятие сферы сервиса, и производство гостиничного продукта неизменно требует значительных финансовых вложений при сравнительно небольших переменных издержках. В таких условиях особое значение приобретает точный учёт денежных потоков, который ведётся круглосуточно. Именно поэтому фигура ночного аудитора в гостинице становится ключевым звеном ночной смены, отвечающим за достоверность расчётов.

Службу приёма и размещения нередко называют «сердцем» отеля, поскольку с ней клиент сталкивается чаще всего и обращается сюда за любой нужной информацией - в том числе глубокой ночью. В обязанности профильного специалиста входит проверка правильности бухгалтерской отчётности и подготовка дневного доклада по итогам коммерческой деятельности предприятия. Такой документ обычно оформляется в конце рабочего дня и в течение ночной смены, отчего и сама процедура получила название ночная аудиторская проверка.

Чтобы принимать взвешенные управленческие решения и наращивать прибыль отеля, руководству необходимы точные, объективные и своевременные данные. Наиболее надёжным способом их получения выступает именно ночной аудит, а от качества его проведения напрямую зависит финансовое положение предприятия. Так контроль в ночные часы превращается в инструмент, поддерживающий устойчивость всего бизнеса.

Функции ночного аудитора в гостинице

Ночной аудитор занимает особую должность в составе службы приема и размещения. Круг его функций и обязанностей заметно шире, чем у рядового портье, а зона ответственности охватывает финансовую и контрольную стороны работы отеля. На этого специалиста возлагается и подведение общих итогов дня.

Баланс счетов сводится каждый вечер, и значимость этой операции объясняется временем её выполнения: она проводится тогда, когда прочие подразделения уже не работают, то есть в третью смену - ранним утром. Стоит отметить, что в отдельных крупных гостиницах такая должность может отсутствовать вовсе, а её задачи распределяются между другими сотрудниками.

К типичному перечню функциональных задач специалиста принято относить следующие направления:

1. Контроль счетов за услуги, оказанные гостям в течение дня, с проверкой корректного применения прейскурантов, правильности расчёта и предоставления скидок.
2. Проверка суточного отчёта предприятия, подготовленного подразделением размещения.
3. Ведение параллельного учёта на случай выхода из строя компьютерной системы.
4. Сверка числа освободившихся мест с количеством забронированных на следующие сутки.
5. Осмотр участков отеля, где наиболее вероятны хищения, кражи и прочие негативные явления.
6. Проверка журнала обращений постояльцев с пожеланиями, а также отчёта менеджера приёма и общего уровня обслуживания.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Ночной аудитор - сотрудник службы приёма и размещения, который в ночную смену контролирует правильность бухгалтерских расчётов, сводит баланс счетов и формирует итоговый доклад о коммерческой деятельности гостиницы за сутки.

Должностные обязанности и права ночного аудитора в гостинице

Перечень задач специалиста формируется на основе квалификационной характеристики по соответствующей должности. Он уточняется и при необходимости дополняется при разработке должностной инструкции с учётом конкретных обстоятельств работы предприятия. Таким образом, должностные обязанности ночного аудитора гибко адаптируются под специфику каждого отеля.

В общем виде сотрудник обязан выполнять следующее:

1. Знать и применять на практике нормы и порядок работы службы приёма и размещения.
2. Поддерживать аккуратный внешний вид.
3. Соблюдать подобающую манеру поведения, особенно при общении с гостем.
4. Сохранять профессиональный уровень.
5. Поддерживать чистоту и порядок на рабочем месте.
6. Отвечать на телефонные звонки, представляясь собеседнику, и вести все разговоры вежливым тоном.
7. Выполнять поручения руководства подразделения или дежурного администратора.
8. Приветствовать каждого гостя дружелюбно.
9. Исполнять пожелания постояльца, когда это возможно.
10. Заранее готовить документацию при заезде группы, раскладывая ключи от номеров в подписанные именами гостей конверты, что ускоряет регистрацию и размещение.
11. Своевременно и аккуратно вносить понесённые гостем расходы в счёт, а также предлагать экспресс-расчёт, если отель располагает такой возможностью.
12. Проводить расчёты в строгом соответствии с финансовыми стандартами гостиницы, обязательно сверяя срок пребывания и фактическую стоимость номера с ранее подтверждёнными данными.
13. Передавать просьбы постояльцев сотрудникам профильных подразделений.
14. Предлагать и рекламировать номера согласно регламенту отеля.
15. Переводить особо важных гостей в номера повышенной комфортности по указанию руководства.
16. Сообщать руководству о трудностях, возникающих при регистрации постояльцев.
17. Контролировать своевременную отмену заселения «нежелательных» гостей.
18. Проверять состояние номерного фонда.
19. Сверять списки прибывающих и убывающих гостей.
20. Информировать административно-хозяйственный отдел о переносе дат заезда или выезда и о любых иных сведениях, способных повлиять на его работу.

Значительная часть перечисленных пунктов напрямую связана с корректным ведением расчётов, поэтому именно на этой должности во многом держится финансовая отчетность отеля. Ошибка, допущенная ночью, способна исказить всю картину коммерческой деятельности за сутки.

Ответственность ночного аудитора

Специалист несёт ответственность за ряд нарушений, среди которых выделяют:

• отказ от исполнения или ненадлежащее выполнение функциональных обязанностей, закреплённых должностной инструкцией гостиницы;
• невыполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства;
• предоставление недостоверных сведений о ходе исполнения полученных поручений и заданий;
• нарушение установленных сроков выполнения поручений;
• грубое несоблюдение правил техники безопасности и противопожарных требований, принятых в отеле.

Таким образом, на ночного аудитора возлагается широкий круг обязанностей, которые он должен добросовестно выполнять в течение всей смены. Совокупность контрольных, финансовых и организационных задач делает эту должность одной из наиболее ответственных в структуре отеля.